Il est facile de partager gratuitement son écran, mais le faites-vous correctement?

Approche de l’article : Cet article est destiné à fournir un aperçu de ce qu’est un partage d’écran gratuit et à indiquer la meilleure façon de le préparer et de le réaliser correctement.  

Si vous avez déjà travaillé avec des équipes à distance, travaillé à domicile ou assisté à une réunion virtuelle, vous avez probablement vu ou même effectué un partage d’écran gratuit. Le partage d’écran est généralement une fonctionnalité d’un outil de productivité professionnel et se fait en partenariat avec des programmes de vidéoconférence gratuits ou même avec des tableaux blancs en ligne gratuits. Cependant, à eux seuls, ils ne sont pas suffisants pour répondre aux besoins actuels du travail à distance.  

Le partage d’écran gratuit est un outil polyvalent qui permet à une personne de présenter en temps réel son écran d’ordinateur à d’autres personnes lors d’une réunion afin que tout le monde puisse voir la même chose en même temps. Ainsi, il n’est plus nécessaire d’envoyer par courriels du contenu pertinent comme des documents ou des images. Cela facilite la collaboration virtuelle en temps réel tout en aidant à assurer la productivité et la réussite des réunions.  

Le partage d’écran gratuit est facile, mais il existe de bonnes et de mauvaises façons de le faire. Alors, assurez-vous que vous tirez le meilleur parti du partage d’écran gratuit.  

Corps 

Le temps est une ressource limitée et le partage d’écran peut vous aider à optimiser le temps passé à expliquer des idées lors d’une réunion. Il existe de nombreuses utilisations, notamment la formation et le support en ligne, des démonstrations pour les prospects, la révision de documents, etc. Les meilleurs programmes vous proposeront certaines options telles que le partage de fenêtres spécifiques ou de votre bureau entier pendant une réunion.  

Que vous ayez besoin de partager des idées ou de présenter rapidement des informations et des données, le partage d’écran est idéal. C’est devenu une pratique courante dans le monde des affaires, car cela permet une collaboration en temps réel et assure la progression de vos réunions sans avoir à passer par les courriels.  

La plupart des gens étant des apprenants visuels, votre public est plus susceptible de comprendre et de retenir les informations s’ils peuvent les voir. Voici quelques conseils pour tirer le meilleur parti de votre partage d’écran gratuit : 

Apprenez à connaître le logiciel 

Vous avez probablement accès à plusieurs programmes de partage d’écran gratuits. Il est impératif que vous en connaissiez les contrôles. Bien que la plupart soient similaires, les interfaces utilisateur et les contrôles sont différents. Assurez-vous d’être à l’aise avec le logiciel et d’avoir les connaissances nécessaires pour afficher ce que vous souhaitez partager. Le partage d’écran gratuit n’est pas une présentation de diapositives traditionnelle, mais une forme de présentation, donc il est essentiel d’être à l’aise avec la technologie. 

Mettez vos outils de communication en mode « Ne pas déranger »

Recevoir des notifications en pleine séance de partage d’écran gratuit peut perturber votre présentation, vous distraire et être potentiellement gênant. Le fait de mettre vos outils de communication en mode « Ne pas déranger » permet de garantir qu’aucun message indésirable n’apparaît sur votre écran lors de votre présentation. 

Organisez votre bureau ou partagez une fenêtre 

Tout comme lorsque vous recevez des invités chez vous, vous ne voulez pas que leur première impression soit que votre bureau est encombré et désordonné. Il peut s’avérer difficile de trouver les fichiers que vous voulez partager si votre bureau est désordonné, en plus de distraire ceux à qui vous présentez et de vous faire paraître non professionnel et désorganisé. Si vous n’avez pas le temps de ranger votre bureau, une solution de rechange consiste à partager uniquement une fenêtre, et non pas le bureau entier.  

Fermez tous les programmes et applications inutiles 

Il est particulièrement important de fermer les applications inutiles, car vous ne souhaitez pas partager d’informations personnelles telles que vos informations de compte bancaire ou toute information confidentielle sur un client ou une entreprise. Soyez proactif et préparez-vous avant votre réunion. Demandez-vous si vous avez besoin de partager votre écran entier, ou si vous pouvez partager seulement une fenêtre spécifique. Un ménage rapide permettra de vous assurer que vous ou les autres participants ne serez pas pris au dépourvu par l’affichage d’une information sur votre écran. 

Assurez-vous que le logiciel est sécurisé 

Avec les cyberattaques qui se produisent environ toutes les 39 secondes, il est important de s’assurer que vous et les autres participants êtes protégés. Choisissez un outil de partage d’écran gratuit qui est entièrement intégré, facile à configurer et sécurisé. 

Conclusion 

Le partage d’écran gratuit présente de nombreux avantages, notamment la stimulation des travailleurs et des équipes à distance, tout en encourageant la collaboration. Le partage d’écran est utile et facile, mais vous devez vous assurer de le faire correctement. Vous ouvrez votre monde (souvent privé) aux autres, et les conséquences d’une mauvaise préparation peuvent aller de problèmes légèrement embarrassants à catastrophiques. Le fait d’être préparé vous aide à éviter une mauvaise expérience pour vous et pour les autres participants.  

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