5 raisons de consolider vos applications nuage

Citez un défi professionnel. Il existera probablement une application nuage, voire plusieurs, qui promet de le relever. Les applications nuage sont une aubaine pour les petites entreprises. Vous ne devez pas investir dans une infrastructure coûteuse pour gérer les processus métier, tels que les ressources humaines, la gestion de projet, la comptabilité et la gestion de la relation client. Avec un modèle basé sur un abonnement, la prise en main est simple et vous ne payez que ce que vous utilisez. Mais si vous êtes imprudent, un trop grand nombre d’applications qui se chevauchent provoque un manque d’efficacité et l’augmentation des coûts.

Pour de nombreux processus métier, vous avez le choix entre des solutions qui se spécialisent dans une tâche spécifique et des solutions qui se concentrent sur un processus de bout en bout ou plusieurs processus métier dans l’ensemble de votre entreprise. Parfois, une application visée est dans la bonne approche, mais il est important d’évaluer ces avantages par rapport aux avantages d’une seule solution consolidée.

1. Réduire les coûts informatiques

L’avantage le plus évident de laconsolidation d’applications est l’efficacité des coûts. S’il est vrai que les abonnements ont tendance à être moins chers que l’hébergement d’applications sur site, des frais sont également associés aux applications nuage. La plupart des applications professionnelles facturent des frais mensuels en fonction du nombre d’utilisateurs ou du volume de stockage utilisé. Ces coûts s’additionnent, en particulier si vous payez plusieurs applications offrant des fonctionnalités similaires.

Il peut également être pénible de gérer plusieurs abonnements. Toutes les entreprises n’utilisent pas les mêmes mesures pour déterminer les coûts. Il devient compliqué d’assurer le suivi de vos frais lorsque différentes équipes utilisent différentes applications. En consolidant la facturation, vous obtenez une meilleure vision de l’utilisation de votre entreprise et de la valeur que vous pouvez obtenir de vos applications nuage.

2. Gagnez en efficacité

Outre les coûts fixes associés aux abonnements, un trop grand nombre d’applications fait baisser la productivité. Comme tout changement de tâche en général, passer d’une application à l’autre fait perdre du temps et frustre vos employés. Ces minutes et ces heures perdues s’accumulent au fil du temps et ce temps, vos employés pourraient le consacrer à des tâches plus importantes. Voici quelques exemples de la façon dont la consolidation peut simplifier le travail :

  • Une seule application pour les discussions, les appels et les réunions permet aux employés de changer rapidement de mode de communication. Par exemple, si des membres de l’équipe trouvent qu’une discussion ne résout pas un problème, ils peuvent lancer une réunion avec tous les membres de la discussion en un seul clic.
  • En travaillant sur un projet unique, vos employés peuvent ressentir le besoin de communiquer avec un collègue, puis de collaborer sur un document et ensuite de réviser le calendrier d’un projet, le tout en quelques heures. L’exécution de ces tâches est bien plus simple si toutes les applications sont accessibles sur une seule plateforme, comme Microsoft Teams.
  • Si les informations sont hébergées sur une seule plateforme, les employés ne perdront pas de temps à ouvrir différentes applications pour trouver ce qu’ils cherchent.

3. Simplifier la technologie

Les applications nuage sont plus simples à configurer que les solutions locales, mais cela ne signifie pas qu’elles ne posent aucun problème. Une personne (généralement du service informatique) doit en assurer la maintenance. Il peut s’agir d’ajouter ou de supprimer des utilisateurs des applications lorsque leur rôle dans l’entreprise change, d’intégrer des applications à d’autres système, tels qu’une solution de gestion des accès des identités, et de résoudre les problèmes que vos employés rencontrent avec votre logiciel.

Avec moins d’applications à prendre en charge, vous libérez le service informatique pour qu’il puisse consacrer davantage de temps à des initiatives plus importantes qui vont contribuer au développement de votre entreprise.

Consolider les applications pour réduire les coûts

Apprenez-en plus sur les deux éléments essentiels pour réduire les coûts et procédez à une auto-évaluation pour déterminer si votre organisation est prête pour la simplification et l’optimisation.

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4. Accéder à de meilleurs insights

Les données figurent dans le top des ressources les plus importantes de votre entreprise. Comprendre qui sont vos meilleurs clients, découvrir les tendances des ventes et continuer à relever les défis de production nécessitent des analyses de données. Mais si les données des clients, les informations financières et la planification des projets sont fractionnés entre plusieurs applications, il est possible que vous manquiez des insights importants.

En consolidant les applications en une seule solution ou une suite d’outils Business Intelligence bien intégrés, il est plus facile pour les utilisateurs d’analyser les données de l’ensemble de votre entreprise et de découvrir des insights clés qui vous aident à prendre des décisions plus intelligentes. Par exemple, si votre équipe bénéficie d’un accès aisé aux données client lors de toute prise de contact au cours du cycle de vie client, elle peut anticiper les besoins et offrir un meilleur service. La liaison entre les données de vente et les données d’utilisation des employés peut vous aider à comprendre comment être plus efficace avec vos ressources. En outre, de nombreuses plateformes utilisent des mesures importantes que vous pouvez passer en revue en un clin d’œil.

5. Renforcer la sécurité

Dans le monde actuel, chaque appareil, compte d’utilisateur et application constitue un point d’entrée potentiel pour tout intervenant malveillant qui souhaite voler des données ou interrompre vos activités de quelque autre manière que ce soit. L’utilisation d’applications de plusieurs fournisseurs différents vous expose à des risques plus importants de défaillance de la sécurité, car de nombreuses personnes réutilisent le même mot de passe pour plusieurs comptes. Si un compte est compromis, les utilisateurs malveillants peuvent utiliser ces informations pour accéder à d’autres comptes, notamment le réseau de votre entreprise.

En réduisant le nombre d’applications utilisées par votre équipe, vous simplifiez la sécurité. Lorsque des employés utilisent un seul compte pour accéder à plusieurs applications, vous pouvez appliquer les mêmes contrôles de sécurité sur toutes leurs applications. Moins il y a d’applications à surveiller, plus il est probable que vous détectiez les incidents de sécurité avant qu’ils n’occasionnent de vrais dommages à votre entreprise.

Comment savoir si vous avez trop d’applications

De nombreuses applications nuage sont faciles à trouver et à utiliser. En fait, il est possible que vous ne soyez pas conscient de toutes les applications que votre entreprise utilise. Mais, même si vous vouliez délibérément sélectionner des applications pour votre entreprise, il peut toujours y avoir des occasions de procéder à une consolidation. Voici quelques indicateurs du trop grand nombre d’applications utilisées par votre entreprise :

  • Les équipes de projet ou de service utilisent différentes applications qui offrent des fonctions similaires. Par exemple, si votre équipe marketing partage des fichiers à l’aide de Microsoft OneDrive, alors que votre équipe de développement de produit utilise Box.
  • Les membres de l’équipe doivent télécharger des données à partir d’un système et les charger dans un autre pour que le travail puisse s’effectuer. Par exemple, le service des ventes peut avoir besoin d’importer des informations client à partir d’un outil de suivi des ventes dans un outil de gestion de projet une fois que vous clôturez une vente.
  • Les informations importantes sont disséminées dans de nombreux outils différents, ce qui oblige les employés à effectuer des recherches dans plusieurs applications pour trouver l’information dont ils ont besoin.
  • Le manque de visibilité dans votre entreprise complique la liaison des points entre ce qu’il se passe dans les projets, les ressources et les revenus.

Les applications nuage vous aident, vous et votre équipe, à travailler en tout lieu. Toutefois, un trop grand nombre d’applications peut également réduire votre efficacité. Pour améliorer la sécurité, la productivité et la gestion des coûts, examinez des solutions complètes pour voir s’il est possible de réduire le nombre d’applications avec lesquelles votre équipe jongle au quotidien. Vous pouvez également obtenir une analyse plus détaillée des économies potentielles de la consolidation des applications et procéder à une auto-évaluation pour déterminer si la simplification de votre écosystème d’applications est adaptée à votre entreprise.

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