Tirer le meilleur parti des logiciels de clavardage en ligne

Que vos équipes pratiquent le télétravail et collaborent à distance ou occupent le même bureau, les logiciels et applications de clavardage d’entreprise sont désormais incontournables. En regroupant différents outils de collaboration en une seule et même application Web, de bureau et mobile, il n’est pas étonnant qu’elles aient gagné en popularité. En fait, selon une étude récente, l’adoption d’applications basées sur des groupes de clavardage a explosé l’an dernier, en passant de 2,4 % à 33,3 %. Quelle que soit la taille de votre organisation, les plateformes collaboratives sont devenues des outils incontournables. Vous trouverez ci-dessous cinq règles à suivre pour rendre les plateformes collaboratives incontournables, avec des solutions qui vous permettront d’économiser du temps et de l’argent :

  1. S’attaquer aux courriels inutiles. Si votre boîte de réception déborde, vous savez qu’il s’agit d’un gros problème pour les travailleurs d’aujourd’hui. Il n’est donc pas étonnant que 22 % (plus d’un cinquième) des professionnels interrogés déclarent qu’au moins la moitié des courriels qu’ils reçoivent ne les concernent pas. Pire encore, 11 % d’entre eux (plus d’un sur dix) déclarent qu’au moins 75 % des courriels qui encombrent leur boîte de réception sont inutiles. Cela pose un vrai problème en termes de temps et de ressources. Une plateforme collaborative d’entreprise adéquate vous permettra de créer des canaux de discussion différents pour chacune de vos équipes en fonction de flux de travail ou de thèmes particuliers, ce qui est idéal pour le clavardage, les échanges de messages et les conversations en face à face.
  1. Créer une plateforme collaborative. La création d’espaces de travail collaboratifs fonctionnels permet de soulager les boîtes de réception et de rassembler les personnes compétentes pour accéder rapidement aux documents et outils importants, explorer les données et obtenir des mises à jour à partir des applications que les équipes utilisent au quotidien. Vous pouvez aussi personnaliser les notifications pour ne manquer aucune activité ou information importante. Votre contenu, vos outils, vos contacts et vos conversations sont tous disponibles à partir de l’espace de travail collaboratif approprié. Choisissez une plateforme collaborative qui vous offre un accès intégré aux outils les plus populaires, comme SharePoint, OneNote et Skype Entreprise, pour transformer une séance de clavardage en conversation face à face.
  2. Illuminer la journée de travail. Saviez-vous que lorsque nous voyons une émoticône, cela stimule les mêmes zones du cerveau que celles activées par un vrai visage humain? Les équipes doivent être en mesure d’apporter de la joie et de l’humanité à leurs conversations numériques sur la plateforme collaborative avec des autocollants, des GIF et d’autres outils. Pour ajouter une touche personnelle, choisissez un générateur de macro/mème qui vous permet de sélectionner une image et de la personnaliser en y superposant le texte de votre choix.
  3. Collaborer sans sacrifier la sécurité. Choisissez la plateforme collaborative qui offre les meilleures fonctionnalités de sécurité et de conformité, y compris en termes de recherche d’informations et de conservation légale pour les canaux, les discussions et les fichiers, sans oublier le chiffrement permanent des données (au repos et en transit) et l’authentification multifacteur pour renforcer la protection de l’identité.
  4. Opter pour une plateforme collaborative intégrée sans surcoût. Opter pour une solution déjà incluse dans votre expérience Microsoft Office est un moyen économique et intelligent d’essayer une plateforme collaborative. Par exemple, Microsoft Teams est un espace de travail d’Office 365 qui centralise votre contenu et vos outils, contacts et conversations. Et il est inclus sans supplément avec Office 365 Business Essentials, Business Premium, Entreprise E1, E3 et E5, ce qui vous permet de l’essayer très facilement. Microsoft Teams est compatible avec les plateformes Windows, Mac, Android, iOS et Web. Teams prend en charge le client Web sur Microsoft Edge 12, Internet Explorer 11, Firefox 47.0 et Chrome 51.0.

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