5 modes de collaboration dans le cadre du télétravail

Alors que le télétravail ne cesse de progresser, il est essentiel que les employés et équipes constituées autour de projets puissent continuer à travailler ensemble à distance. Les progrès spectaculaires qu’offrent les technologies numériques ont rendu la collaboration plus efficace. Les outils à la disposition des employés en télétravail ont élargi le spectre des opportunités liées à la collaboration.  

Comme l’a relevé la chaîne de télévision CNBC, il existe au moins trois formes de distance, dont les distances physique et opérationnelle. Les outils de collaboration décrits ici offrent également une alternative à la distance d’affinité, laquelle désigne le sentiment de confiance, de compassion et de connexion dont ont besoin tous les êtres humains. 

Des sessions de brainstorming en temps réel aux stratégies innovantes pour le partage des fichiers et documents, toutes les entreprises peuvent profiter pleinement du travail de leur main-d’œuvre hors site. Voici une brève description de la manière dont ces ressources utiles peuvent dynamiser la productivité

Appels vidéo et vidéoconférences 

Les personnes qui apprécient les échanges directs avec leurs collègues peuvent parfois se sentir flouées lorsqu’elles se retrouvent à travailler seules. Un sentiment d’isolement peut s’insinuer progressivement dans leurs habitudes de travail et entraîner leur mise à l’écart du groupe. 

Les appels vidéo et vidéoconférences renforcent considérablement le côté personnel des échanges, tout en développant l’esprit d’équipe et l’étroitesse des relations. Les appels vidéo permettent d’améliorer les sessions de brainstorming en favorisant les échanges en temps réel. Ils peuvent aussi s’avérer utiles dans le cadre de l’examen des performances des employés (notamment en télétravail) et d’autres situations dans lesquelles les rencontres en face à face ont plus d’impact.  

L’utilisation de la vidéoconférence peut réduire, voire éliminer, les frais de déplacement et les problèmes que posent la planification de réunions en personne. 

Messagerie instantanée 

Avec la messagerie instantanée, les conversations en temps réel ont remplacé les discussions à la machine à café. Ce canal permet aux télétravailleurs d’échanger des idées et de partager des stratégies de façon plus efficace et ciblée. 

Par exemple, si une personne a une idée révolutionnaire concernant un projet, elle peut la communiquer simplement par message instantané à ses collègues, même s’ils sont situés à des centaines ou des milliers de kilomètres. Cette technologie est bien plus rapide et efficace pour communiquer que l’échange d’e-mails.  

  • L’option de partage d’écran permet aux membres d’une équipe de prendre des décisions en temps réel plus rapidement et de continuer à faire avancer un projet.  
  • L’archivage de l’historique des conversations permet d’examiner plus en détail la manière dont les décisions sont prises et comment les nouvelles pistes de réflexion font progresser les projets. 

 Collaboration en temps réel sur les documents et partage de fichiers 

Même si le travail administratif sur papier reste un aspect important de l’activité commerciale, les documents sont désormais moins souvent imprimés. Les membres des équipes dispersées géographiquement peuvent continuer de travailler étroitement en utilisant des documents, feuilles de calcul, présentations PowerPoint, etc. en ligne à la place. 

Ils ont la possibilité d’apporter des modifications et d’ajouter des commentaires quasiment en temps réel. En procédant ainsi, le risque de malentendu est minimisé, de même que les autres problèmes qui surviennent lorsque les documents font l’objet de plusieurs allers-retours par e-mail. La collaboration en temps réel est particulièrement utile lorsque des documents importants doivent être générés dans le cadre de projets urgents.  

Comme au sein des environnements de travail physiques, les membres d’une équipe ont souvent besoin d’envoyer, de partager et de consulter des fichiers. Le partage de fichiers s’effectue principalement via les solutions de stockage en ligne. Une fois les données stockées en ligne, il est facile de les partager, et pour des tiers de consulter, afficher et modifier les fichiers sur Windows, Mac ou leurs appareils mobiles. 

Partage et gestion des tâches 

Les équipes virtuelles qui opèrent au sein de périmètres élargis et de fuseaux horaires différents ont besoin de rester informées de tous les aspects liés à leurs projets communs. Le partage et la gestion des tâches simplifient l’attribution des tâches d’un projet et permettent d’informer tous les membres d’une équipe de l’avancement des tâches en cours. 

Grâce aux logiciels de gestion des tâches, les télétravailleurs peuvent : 

  • accepter des tâches et permettre à des tiers d’identifier les personnes en charge du travail ; 
  • notifier le prochain intervenant de l’achèvement d’une tâche et continuer à faire progresser le flux de travail ; 
  • stocker et organiser les fichiers de ressources (feuilles de calcul, documents, etc.) et vérifier qu’elles sont conformes aux informations les plus récentes. 

Les applications de gestion des tâches permettent aux employés en télétravail (ainsi qu’aux personnes sur site avec lesquelles elles collaborent) de suivre la liste de tâches des projets. 

Stockage en ligne 

Toutes les ressources de collaboration mentionnées plus haut sont plus efficaces lorsqu’elles sont combinées avec une solution de stockage en ligne. Les services de stockage en ligne permettent à tous les membres d’une organisation d’accéder à un fichier ou un dossier, quel que soit le lieu où ils se trouvent. 

Le stockage en ligne offre les possibilités de collaboration suivantes aux employés : 

  • synchronisation des fichiers ; 
  • consultation et partage des documents, images et dossiers à partir de différents appareils ; 
  • modification des fichiers en temps réel ; 
  • récupération des données sauvegardées en cas de perte de fichiers ; 
  • affichage des modifications antérieures grâce à l’historique des versions. 

Les solutions de stockage en ligne sont généralement abordables, même pour les petites entreprises. Elles présentent un niveau de rentabilité important en raison de leurs nombreux avantages : sécurisation du partage de fichiers, disponibilité sur la plupart des systèmes d’exploitation et appareils, et protection contre le perte ou la compromission.  

Le télétravail représente la forme d’organisation du travail de demain. Alors que la présence physique au bureau devient moins nécessaire, les employeurs ont la possibilité de stimuler la productivité en outillant leurs équipes opérant en télétravail des meilleures technologies de collaboration disponibles. 

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