Comment utiliser une solution Kanban pour gérer les tâches de votre équipe

En matière de gestion des tâches quotidiennes d’une équipe, un tableau Kanban est un outil à la fois simple et puissant, qui peut avoir une incidence considérable sur la productivité, l’efficacité et les résultats.

Initialement popularisée dans les années 1940 par Toyota au Japon, la solution Kanban utilise depuis longtemps des tableaux physiques pour aider à visualiser des goulots d’étranglement potentiels, ainsi qu’à gérer et améliorer le flux de travail. Aujourd’hui, il est également facile de créer des tableaux numériques à l’aide d’un logiciel de gestion des tâches offrant de nombreuses fonctionnalités pratiques et personnalisables pour vous aider à gagner du temps et à automatiser certains processus.  

La méthode Kanban a gagné en popularité auprès de nombreuses entreprises informatiques qui adoptent une approche agile de la gestion de projet et du développement de logiciels, en utilisant des séquences de travail itératives également appelées sprints. Cependant, les entreprises de toutes tailles, dans tous les secteurs d’activité, peuvent bénéficier de l’utilisation de tableaux Kanban pour la gestion des tâches quotidiennes.

Solution Kanban  

En japonais, Kanban signifie « panneau d’affichage » ou « écriteau ». Une solution Kanban utilise ainsi des panneaux pour organiser des tâches individuelles en colonnes, ce qui vous aide à vous concentrer sur le travail en cours sans perdre de vue les projets à plus grande échelle. 

En général, un tableau Kanban comprend deux éléments principaux : des cartes représentant des tâches, et des colonnes illustrant des tâches à différents stades d’un projet. Les colonnes sont généralement divisées en trois sections : « À faire », « En cours » et « Terminé ». Cela étant, si vous travaillez sur un projet spécifique comme la création d’un logiciel, vous pouvez aussi bien nommer vos colonnes « Conception », « Développement » et « Test ». 

Les cartes de tâches, qui contiennent généralement des listes de contrôle, des affections et des étiquettes, sont réparties entre les trois colonnes. Au fur et à mesure de l’avancement des tâches, les cartes se déplacent sur le tableau de gauche à droite, ce qui vous aide à visualiser leur statut dans le flux de travail, de « À faire » à « Terminé ».  
 
Qu’il soit physique ou numérique, le processus Kanban favorise la collaboration et la productivité des équipes, en aidant chacun à comprendre comment ses efforts contribuent au projet. Certaines équipes organisent des réunions quotidiennes autour d’un tableau Kanban pour faire le point sur l’avancement d’un projet, recueillir des commentaires et suivre des tendances.  

Pour être considéré comme un véritable tableau Kanban, votre tableau doit comporter un nombre limité de tâches garantissant que vous ne dépassez pas votre capacité. Un tableau Kanban vous aide également à surveiller en permanence le flux de travail afin d’éviter tout goulet d’étranglement, en permettant à votre équipe d’épingler des éléments qui s’accumulent dans une colonne plus rapidement qu’ils n’en sortent.

Tableaux Kanban physiques

Les tableaux Kanban physiques sont parfaits pour les équipes qui découvrent le concept Kanban. Ces tableaux sont faciles à lire et à gérer, ne nécessitent pas de connexion Internet et, pour des équipes polyvalentes collaborant sur un même projet, peuvent stimuler l’engagement et la communication sur le lieu de travail.

En revanche, ils ne sont généralement pas idéaux pour des tâches nécessitant des descriptions et des informations de base plus détaillées. Une carte tangible ne peut contenir qu’une quantité limitée d’informations, tandis que des tableaux numériques peuvent accumuler un nombre illimité de notes et de commentaires à mesure que votre charge de travail augmente.   

En outre, les tableaux physiques sont moins flexibles quand il s’agit de suivre la synchronisation des tâches et de respecter des échéances précises. Les tableaux numériques offrent des options de rapport personnalisables pour une évaluation rapide de l’avancement et des données historiques sur les performances.  

Enfin, si vous travaillez avec des équipes distantes qui sont rarement au bureau, il est presque impossible d’utiliser efficacement un tableau Kanban physique. Un tableau numérique permet à votre équipe d’accéder au système de gestion des tâches à tout moment, à partir de tout appareil.

Tableaux Kanban numériques  
 
Si vous estimez qu’un tableau physique rempli de notes colorées n’est plus adapté, investir dans un logiciel de gestion des tâches qui utilise les principes et les concepts visuels de la méthode Kanban pourrait être un choix judicieux pour votre équipe. En outre, une solution numérique offre de nombreux avantages que des tableaux physiques ne peuvent pas fournir, comme la visualisation des données, les pièces jointes et l’historique des cartes.  

 

Affichage du tableau du Planificateur Microsoft

Dans votre quête d’une solution offrant des fonctionnalités de tableau Kanban, cherchez-en une qui vous permette de créer des cartes de tâches riches en contenu, avec des listes de contrôle, des étiquettes et des dates d’échéance spécifiques. Elle devrait également se synchroniser avec les programmes que vous utilisez couramment pour vous permettre de joindre des documents texte, des feuilles de calcul et autres présentations à chaque carte. Ainsi, votre équipe aura accès à toutes les données nécessaires dans un seul emplacement, sans avoir à changer d’application.  

Pour vous aider à faire passer vos tâches dans la colonne « Terminé », envisagez également un logiciel capable de transformer automatiquement le statut des tâches en graphiques à secteurs et à barres. Cela vous permettra de distinguer rapidement les tâches en bonne voie de celles qui ne le sont pas. Par exemple, vous pourrez faire des ajustements et réaffecter des tâches si vous constatez qu’un membre de votre équipe manque régulièrement ses échéances.

Enfin, à l’heure où de plus en plus d’entreprises se tournent vers une main-d’œuvre virtuelle, songez aux gestionnaires de tâches basés sur le cloud qui vous aident à surveiller vos listes de tâches en tout lieu et sur tout appareil.

Avantages d’une solution Kanban

Les tableaux Kanban constituent une base solide pour organiser vos tâches de manière cohérente et structurée. Ils sont particulièrement attrayants pour les personnes appartenant à la catégorie des « apprenants visuels », qui préfèrent utiliser des tableaux, graphiques, diagrammes et autres images pour interpréter et traiter les informations.  

Correctement utilisés, des tableaux Kanban rationalisent le flux de travail et réduisent les interruptions qui surviennent inévitablement au cours des projets et des tâches. Cela résulte du fait que tous les membres de l’équipe se concentrent sur l’accomplissement du travail avec constance. Des tableaux Kanban peuvent indiquer quand une tâche spécifique retarde un projet, ce qui facilite la modification de son déroulement si nécessaire.  

Fondamentalement, les tableaux Kanban visent à améliorer l’efficacité en veillant à ce que les membres de l’équipe ne perdent pas de temps à accomplir des tâches superflues, et à ce que chaque tâche s’inscrive dans un objectif plus large. Par conséquent, une solution Kanban a le potentiel d’améliorer considérablement la productivité des tâches d’une équipe.

Conclusion

Un leitmotiv classique du lieu de travail moderne est : « Cessez de commencer et commencez à terminer ». La solution Kanban est entièrement axée sur l’accomplissement des tâches. 

Si votre équipe ne parvient pas à terminer ses tâches, c’est le moment idéal pour essayer la méthode Kanban. Il se peut que vous deviez consacrer un peu de temps à la mise en place de votre tableau et au perfectionnement de votre processus mais, avec de la détermination et une bonne vision de l’amélioration continue, votre équipe et vous connaîtrez des jours plus productifs.


En savoir plus sur les logiciels de gestion des tâches basés sur la méthode Kanban.

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