Rationalisez votre contenu avec une solution de gestion de contenu d’entreprise

Documents marketing, contrats, e-mails, présentations clients, feuilles de calcul, fichiers texte, PDF, photos, vidéos, formulaires, factures, CV de demandeurs d’emploi… Quelle que soit leur taille, les organisations sont des machines à créer du contenu. Et s’il est facile de créer un tel contenu, il est en revanche plus difficile de l’organiser.

C’est là que les solutions de gestion de contenu d’entreprise (ECM) entrent en scène. Celles-ci vous permettent d’organiser et de gérer votre contenu tout au long de son cycle de vie, de la création à l’archivage. Mais tous les systèmes de gestion de contenu d’entreprise ne se valent pas. Les fonctionnalités répertoriées ci-dessous vous aideront à organiser votre contenu (et à y accéder) tout en renforçant l’efficacité de votre équipe.

• Un référentiel unique pour différents types de contenu : un service ECM vous permet de stocker vos vidéos, feuilles de calcul, images, documents texte et autres au même emplacement. Tous les fichiers relatifs à un projet ou à une initiative spécifique sont ainsi regroupés.
• Créez des dossiers principaux avec un nombre illimité de sous-dossiers : si vous avez un projet ou une initiative qui se renouvelle d’une année sur l’autre, il vous suffit de créer un dossier principal, par exemple Nettoyage des chemins, puis de créer des sous-dossiers pour chaque année. Dans chacun de ces sous-dossiers, vous pouvez créer d’autres sous-dossiers, par exemple pour les contrats, les formulaires de décharge des bénévoles, les documents marketing, etc.

• Modifiez facilement les propriétés, ou métadonnées, des documents : la capacité à rechercher et modifier les métadonnées d’un fichier à partir d’un document vous permettra de gagner du temps et de veiller à ce que les fichiers soient correctement étiquetés pour de futures recherches.
• Contrôlez l’accès aux informations : tous les membres d’une organisation ne doivent pas nécessairement avoir accès à l’ensemble des documents. Avec une solution ECM permettant d’appliquer des autorisations définies à des documents, à des groupes de fichiers, à des sections entières du système ou au système proprement dit, vous pouvez déterminer qui a accès à quoi.
• Travaillez en collaboration : certaines solutions ECM vous permettent de créer des flux de documents pour faciliter le suivi et la collaboration sur les processus orientés documents à l’aide des programmes que vous utilisez.
• Lisez du contenu multimédia à partir de votre système de gestion de contenu d’entreprise : si votre organisation utilise des fichiers vidéo et audio, la capacité à lire les fichiers multimédia à partir de la solution ECM fera gagner du temps à votre équipe en réduisant le nombre d’étapes requises pour les regarder ou les écouter.
• Stockez et protégez vos documents professionnels et vos dossiers juridiques importants : grâce à un référentiel sécurisé, vos documents sont stockés sous un format verrouillé et final, mais ils sont faciles à retrouver et à récupérer en cas d’investigations légales. Et, la simplicité d’accès à tous vos documents réduira les coûts globaux liés aux recherches d’informations.
• Recherche par mot clé : un service EMC permettant aux utilisateurs de lancer des recherches de documents et d’informations par mot clé peut aider les membres de votre équipe à trouver des fichiers dont ils ne connaissent peut-être pas l’existence mais qui peuvent s’avérer pertinents dans le cadre d’un projet en cours, ce qui peut leur faire gagner du temps et améliorer leur efficacité. Les zones de recherche doivent inclure le texte du document, ses métadonnées, ses annotations, etc. En outre, la recherche de documents doit aussi pouvoir s’effectuer par date de création.
• Accessible sur différents types d’appareils : en choisissant une solution de gestion de contenu d’entreprise qui peut être utilisée sur des ordinateurs de bureau, des ordinateurs portables, des tablettes et des smartphones, les utilisateurs ont accès aux fichiers dont ils ont besoin quand ils le souhaitent et en tout lieu (au bureau, à distance, lors de leurs déplacements ou depuis une réunion hors site).

En permettant aux utilisateurs de stocker, sécuriser, rechercher, manipuler et créer des fichiers et documents à un emplacement unique, les services de gestion de contenu d’entreprise facilitent la communication d’équipe, la réalisation d’un projet et même les investigations légales. Que votre organisation ne compte que quelques salariés partageant le même bureau ou qu’elle emploie des milliers de gens à travers le monde, un système de gestion de contenu d’entreprise vous aidera à vous organiser.