Est-ce que la simple pensée d’avoir beaucoup d’e-mails vous donne des sueurs froides ? Votre boîte de réception est-elle un mélange désordonné de messages non lus et de tâches enregistrées pour plus tard ?
Il ne doit pas en être ainsi. Votre rêve d’avoir une boîte de réception organisée peut sembler lointain, mais il est plus proche que vous ne le pensez.
Les courriers électroniques, comme tout autre outil, peuvent radicalement changer votre quotidien s’ils sont utilisés correctement. Avec une bonne organisation, vous pouvez transformer votre boîte de réception en l’un de vos meilleurs alliés de communication.
Vos e-mails font partie de votre identité : préservez-la soigneusement$$$
Ce principe pourrait être considéré comme la règle d’or de la gestion des e-mails. Pour les personnes occupées, il est impératif que votre adresse e-mail ne soit partagée qu’avec ceux qui en ont besoin. Si votre adresse est communiquée trop souvent, votre boîte de réception sera forcément submergée d’e-mails.
Une méthode pour protéger votre identité consiste à utiliser plus d’une adresse électronique. D’un côté vous possédez une « vraie » adresse e-mail, celle que vous utilisez tous les jours. Et de l’autre côté, vous avez une adresse alternative , que vous pouvez utiliser lorsque vous remplissez des formulaires, effectuez des achats en ligne, etc. Ainsi, votre boîte de réception principale n’est pas polluée d’e-mail indésirables.
Dans un monde où beaucoup de personnes ont du mal à trouver un équilibre entre leur vie privée et professionnelle, posséder des adresses e-mail dissociées est un excellent point de départ. Utilisez simplement une application qui peut facilement héberger vos deux comptes à un seul endroit, tout en les gérant séparément.
N’accumulez pas les tes tâches
La procrastination peut entraîner des problèmes dans de nombreux pans de votre vie. C’est particulièrement vrai en ce qui concerne les e-mails. Si vous ne les traitez pas peu de temps après leur arrivée, ce sera rapidement la pagaille.$$$
Essayez d’établir un planning pour organiser votre boîte de réception. Par exemple, vous pouvez prévoir de gérer les e-mails trois fois par jour. Occupez-vous de cette tâche le matin, après le déjeuner et avant de rentrer à la maison. Avec trois contrôles rapides, votre suivi sera suffisant sans que cela ne prenne le pas sur votre journée.
Atteignez cet objectif en utilisant la technologie à votre avantage. Essayez la fonctionnalité Play My Emails dans Outlook pour iOS. Cette fonctionnalité lit les e-mails à voix haute et propose un résumé pratique$$$ de votre boîte de réception et de votre planning.
Que vous l’utilisiez pour voir les nouveautés dans votre boîte de réception au travail ou pour votre compte personnel, vous pouvez écouter et agir sur les messages grâce à des commandes vocales simples ou en balayant l’écran avec un doigt. Pour répondre à un e-mail, dictez simplement un court message et envoyez-le. C’est idéal pour rattraper son retard le matin dans les transports ou pendant votre pause déjeuner lorsque vos mains sont occupées.
Suppression impitoyable
Supprimer un e-mail peut être difficile. Même si vous ne pensez pas avoir besoin de ce message à l’avenir, il est toujours inquiétant d’appuyer sur le bouton de suppression. Mais vous devez le faire.
Il est essentiel de supprimer les e-mails non pertinents, car ils peuvent avoir un impact psychologique si vous les laissez de côté. Le sentiment d’encombrement dans votre boîte de réception peut vous faire sentir dépassé, même si ces messages ne sont pas utiles. En supprimant régulièrement les e-mails professionnels, vous réduisez progressivement votre stress.
Vous n’êtes toujours pas sûr de pouvoir prendre cette habitude ? Essayez une étape intermédiaire. Au lieu de supprimer immédiatement les e-mails, balayez l’écran avec voter doigt pour qu’ils s’affichent à nouveau plus tard. Sinon, supprimez les messages restants et profitez de votre week-end.
Pas besoin d’en faire trop
Il nous arrive à tous d’utiliser plus de mots que nécessaire. Il est facile de se laisser emporter en rédigeant des e-mails alors qu’un message plus court ferait certainement l’affaire.
Apprenez à rédiger des messages plus courts lorsque vous correspondez avec des collègues et des clients ainsi qu’avec des amis et votre famille. Vous gagnerez du temps en écrivant des e-mails moins long, et celui-ci sera également plus clair.
Rédiger des e-mails courts et efficaces est un art. Vous pouvez trouver cela difficile au début, mais cela deviendra une habitude avec la pratique. Bientôt, vous allez remarquer que la plupart de vos messages ne contiennent en réalité que quelques phrases.
Vous pouvez également utiliser des listes à puces pour présenter rapidement et brièvement quelques idées. Les destinataires de vos messages apprécieront le caractère succinct de votre e-mail et vous progresserez dans cette voie.$$$
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