L’Ontario mise sur Microsoft Dynamics 365 pour aider les populations marginalisées avec une solution collaborative infonuagique

Coaliser les ministères sociaux

Le gouvernement de l’Ontario offre une vaste gamme de services aux plus de 15 millions de Canadiens qui habitent dans la province. Son réseau de services inclut notamment l’aide à l’emploi, le logement social, les soins aux personnes âgées, la protection de l’enfance, le soutien aux personnes en situation de handicap et les affaires autochtones. Ayant constaté une augmentation du nombre de situations complexes et non criminelles pour lesquelles l’intervention de la police locale était sollicitée, la province a déterminé que, dans bon nombre de ces cas, la prestation de services serait de meilleure qualité si d’autres fournisseurs intervenaient dans le cadre d’une approche intégrée.

Le ministère du Solliciteur général de l’Ontario (ministère) a introduit une approche modernisée en matière de sécurité et de bien-être dans les collectivités (SBEC), qui favorise l’adoption d’un protocole holistique et multisectoriel afin d’apporter un soutien aux personnes dans le besoin en leur proposant la bonne intervention, par le bon prestataire de services, au moment opportun. Idéalement, cette approche permettrait non seulement de fournir une aide plus rapide aux personnes à risque, mais également de limiter la diversité des incidents pour lesquels l’intervention de la police est sollicitée. Au fil du temps, le programme contribuerait également à réduire le nombre d’habitants de l’Ontario confrontés à des scénarios qui les mettent en danger.

Depuis sa création, le plan SBEC s’est développé en Ontario. Le ministère s’est associé à 11 autres ministères ainsi qu’au gouvernement fédéral, dans le cadre du Groupe de travail interministériel sur la sécurité et le bien-être dans les collectivités. Ensemble, ils partagent des canaux de communication et échangent des renseignements dans un effort commun visant à déterminer les besoins des personnes et populations marginalisées ou à risque, et à y répondre.

Diverses collectivités ontariennes ont également reconnu la nécessité de travailler en collaboration et de cibler les risques locaux de manière plus efficace grâce à des initiatives de planification multisectorielles et à des interventions rapides (par exemple, des tables d’intervention). Ces types de modèles constituent un exemple de stratégie alignée sur l’un des piliers du Cadre de planification pour la sécurité et le bien-être dans les collectivités, mis au point par l’Ontario. Ils font appel à des interventions multisectorielles pour réduire les risques de préjudice ou de victimisation des personnes vulnérables et limiter le besoin d’interventions d’urgence. En Ontario, des modèles d’intervention multisectorielle destinés à réduire les risques sont mis en œuvre à l’échelle municipale et ne sont pas considérés comme une initiative provinciale. Cependant, le ministère reconnaît l’importance d’appuyer ces types de modèles du fait qu’ils s’alignent sur le Cadre de planification pour la sécurité et le bien-être dans les collectivités de l’Ontario. De plus, il encourage une approche collaborative en matière de sécurité et de bien-être dans les collectivités.

Pour étayer les efforts du plan SBEC et des collectivités, le ministère a misé sur Microsoft Dynamics 365 pour développer la Base de données de suivi des risques (BDSR). Il l’offre gratuitement aux collectivités partout en Ontario qui utilisent un tel modèle. La BDSR est un outil que les collectivités peuvent utiliser pour recueillir des renseignements axés sur les risques prioritaires locaux et l’évolution des tendances afin d’éclairer le processus de planification de la sécurité et du bien-être des collectivités.

Le recours à la BDSR aide les collectivités à intervenir de manière efficace dans les situations à risque et à protéger la vie privée en limitant la collecte des données aux renseignements anonymisés et en cernant les problèmes systémiques et les tendances qui mènent des comportements criminels et à la victimisation. « Nous essayons vraiment d’adopter une approche pangouvernementale afin de déterminer les causes profondes qui mettent les personnes en danger et d’y remédier, explique Michelina Longo, directrice, Direction des relations extérieures du ministère du Solliciteur général de l’Ontario.

Données unifiées et anonymisées

Les tables d’intervention – des réunions périodiques entre les travailleurs des services sociaux de première ligne – se tenaient avant la création de la BDSR. Lors de ces réunions, les ministères ainsi que d’autres organismes de soutien social concevaient déjà des solutions interdisciplinaires pour réduire les risques humains au sein des collectivités locales. Le ministère a remarqué que, en raison de la grande diversité des capacités et des ressources des organismes locaux, de nombreux participants aux tables d’intervention enregistraient manuellement les discussions. Il s’est rendu compte qu’avec un outil comme la BDSR, le gouvernement pouvait normaliser et numériser la collecte de données pour ces organismes. De plus, les données échangées dans le cadre de ces réunions pouvaient être recueillies et mises à disposition pour aider les travailleurs à déterminer les possibilités locales d’atténuation des risques. « Nous voulions cerner plus efficacement les synergies entre nos collectivités de manière à aider celles-ci à déterminer les situations à risque extrêmement élevé, explique Mme Longo. Grâce à la BDSR, nous disposons d’une solution technologique à même d’avancer ces objectifs. »

L’équipe responsable de la BDSR a commencé par une démonstration de faisabilité pendant trois mois et mis à profit les suggestions et observations des praticiens locaux lors de la conception de la solution. Cet effort a confirmé que l’échange de renseignements figurait parmi les obstacles les plus courants à la collaboration multisectorielle. En 2016, en collaboration avec des partenaires communautaires et des services de police ainsi que le commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario, le ministère a publié son document d’orientation sur l’échange de renseignements anonymisés dans les modèles d’intervention multisectorielle destinés à réduire les risques. En tant que base de données, la BDSR contribue à normaliser la collecte de renseignements anonymisés à propos des situations à risque élevé. Les collectivités disposant d’une table d’intervention ou d’autres solutions collaboratives basées sur les risques peuvent combiner cette base de données avec d’autres sources de données locales dans le but non seulement de définir les personnes et les groupes confrontés à un risque élevé ainsi que les facteurs de protection susceptibles d’atténuer les risques, mais également d’élaborer des plans de sécurité communautaire. Jusqu’à maintenant, 62 collectivités ontariennes ont été intégrées.

Les renseignements versés dans la BDSR à propos des personnes qui bénéficient du soutien des tables d’intervention sont très limités et anonymisés. Tous les noms, par exemple, sont omis et les discussions sont consignées par numéro. L’âge des personnes n’est représenté que par une tranche d’âge. L’équipe a délibérément conçu la BDSR sans champ à texte libre afin que les travailleurs ne puissent pas accidentellement recueillir des renseignements personnels. Par ailleurs, il n’est pas prévu que les discussions entretenues lors des tables d’intervention fassent l’objet de suivis au fil du temps. La meilleure pratique dans le cadre des processus d’intervention auprès des personnes à risque extrêmement élevé consiste à planifier et à lancer une intervention dans les 24 à 48 heures suivant la réunion. Le ministère utilise la BDSR pour produire un rapport annuel à l’échelle de la province, qui fait état des résultats provinciaux et régionaux et souligne la réussite des partenariats multisectoriels en ce qui concerne l’atténuation progressive des risques grâce au travail collaboratif visant à mettre en évidence les risques locaux, puis à lancer des interventions tenant compte des particularités démographiques, des besoins et des ressources à l’échelle locale.

Le rapport annuel regroupe les données à propos des organismes qui lancent les discussions et de ceux qui dirigent les interventions, et ce, par secteur. La BDSR peut afficher les résultats à l’échelle provinciale et par collectivités. Les régions disposent ainsi d’un moyen plus pratique et exploitable d’avoir un aperçu de leurs services sociaux et de leur système d’intervention. Pour ce qui est des organismes qui ne disposent pas de l’expertise nécessaire pour produire leurs propres rapports spécialisés, le gouvernement a créé différents modèles de rapports où des données locales peuvent automatiquement être ajoutées.

Mettre en lumière les options d’intervention disponibles à l’échelle locale

Une fois que les organismes participants ont ajouté leurs renseignements dans la base de données de la solution, la BDSR propose des options d’intervention hautement personnalisées et localisées en optimisant leurs forces et leurs approches. « L’un des principes clés de la planification de la sécurité et du bien-être des collectivités consiste à déterminer les risques locaux hautement prioritaires et à mettre en œuvre des stratégies qui y remédient de manière efficace, explique James Lee, chef d’équipe de l’Unité de l’élaboration des programmes du ministère du Solliciteur général de l’Ontario. Avec la BDSR, nous donnons aux collectivités de l’Ontario un accès à des données qui peuvent contribuer à éclairer la planification de la sécurité et du bien-être des collectivités, conjointement avec d’autres ensembles de données locales. »

De nombreux organismes qui participent au travail de première ligne auprès des populations à risque sont en grande partie composés de personnes qui se portent volontaires pour ce travail, en plus de leur travail et de leurs tâches habituels. Malgré leur volonté inébranlable d’aider les personnes menacées d’expulsion, à risque de surdose et confrontées à d’autres menaces pour leur bien-être, ces organismes n’ont tout simplement pas les budgets nécessaires pour adopter leurs propres outils numériques. En leur donnant un accès gratuit à la BDSR, le gouvernement de l’Ontario augmente le rayon d’action de ces organismes de plus petite taille, tout en améliorant la sécurité de leurs données.

Une solution infonuagique hautement sécurisée et évolutive

L’augmentation de la sécurité des données ministérielles faisait partie du raisonnement qui a mené à la récente décision du gouvernement de faire la migration de la BDSR de serveurs sur place au nuage (le travail a été accompli et la solution a été mise en ligne en juillet 2023). « Au départ, nous pensions que la sécurité était une raison de ne pas faire la migration vers le nuage public, explique Amitesh Narang, gestionnaire principal, Services technologiques pour la justice, du ministère du Solliciteur général. Après avoir réalisé une étude de contrôle préalable, nous avons non seulement changé d’avis, mais également commencé à analyser les divers avantages du nuage. » Ces avantages, explique M. Narang, comprennent la convivialité, l’évolutivité de l’infrastructure, la flexibilité informatique et l’adaptabilité qui accompagne l’offre de logiciel-service.

Le gouvernement de l’Ontario envisage également le nuage comme un moyen d’améliorer l’assistance technique. « Nous recherchons un fournisseur logiciel avec lequel nous pouvons prendre contact facilement, qu’il s’agisse de développer notre utilisation de progiciels de gestion intégrés et logiciels de gestion de la relation client, de créer des visualisations de données normalisées, ou de modifier notre paysage de la cybersécurité », explique M. Narang. Chris Walpole, ancien chef des solutions, Services technologiques pour la justice, du ministère du Solliciteur général de l’Ontario, est du même avis. « Le recours au nuage réduit intrinsèquement nos coûts d’exploitation. Nous n’avons pas besoin de nous occuper d’une infrastructure physique. Nous n’avons pas à nous soucier de la mobilité ou de la redondance en cas de reprise après sinistre. Fondamentalement, le passage au nuage nous aide à nous concentrer sur notre priorité : garantir la sécurité des personnes. »

Une solution qui profitera aux organismes locaux, provinciaux et nationaux

Depuis l’introduction de la BDSR, le gouvernement de l’Ontario a remarqué que les silos de données ministérielles commençaient à s’effondrer. Les ministères et les organismes qui se réunissent régulièrement aux tables d’intervention ont commencé à collaborer plus étroitement, non seulement en période de fort besoin, mais également lorsqu’ils estiment que les interventions interorganismes peuvent également répondre à des préoccupations moins urgentes. Les organismes communautaires de plus petite taille ont également bénéficié de la solution gratuite, car leur nouvel accès aux données locales et provinciales a commencé à éclairer davantage leurs demandes de financement. « Bon nombre de ces organismes participent à ce travail, car ce dernier les passionne, explique Natalie Brull, analyste en matière de sécurité communautaire de l’Unité de l’élaboration des programmes du ministère du Solliciteur général de l’Ontario. Dans certains cas, ils donnent de leur temps et, donc, leur donner accès à cette solution conviviale et leur procurer une aide durant la formation et le recours à la solution peut s’avérer extrêmement précieux pour eux. »

En plus de ses avantages pour la province, la BDSR s’est également étendue à tout le Canada, dans le cadre du projet national lancé en 2019, avec l’intégration de 14 organismes en Saskatchewan. Le Manitoba utilise également une version de ce modèle. 12 organismes accèdent aux renseignements par l’intermédiaire de la BDSR et le ministère est encore en pourparlers avec d’autres provinces et territoires intéressés par la solution. Bientôt peut-être, la perspective unifiée du risque que l’Ontario a façonnée grâce à l’uniformité des données et des analyses pourrait s’étendre à l’échelle nationale. « De manière générale, la tendance est en faveur d’interventions coordonnées et intégrées de la part du gouvernement, explique M^me Longo. Nous voulons comprendre les causes profondes, en veillant à tenir compte de l’incidence d’une intervention sur ceux qui se trouvent en aval. Grâce à la BDSR, nous soutenons ce processus et favorisons une meilleure compréhension du fait que nous intervenions tous au sein d’un seul et même continuum de services publics. »

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