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Ajout d'une activité d'appel téléphonique, de tâche ou de rendez-vous à un incident ou un enregistrement

Le flux d'activités et la zone Notes vous permet de conserver un suivi de toutes les interactions avec vos clients. Enregistrez toutes les conversations importantes avec le client, ou les communications avec les membres de votre équipe concernant un enregistrement dans Microsoft Dynamics 365. Ajoutez un appel téléphonique, une tâche, des notes, un courrier électronique ou des rendez-vous dans les enregistrements d'incident, de compte, de contact, de prospect ou d'opportunité sans accéder à une zone différente, ni ouvrir un autre formulaire.

Toutes les activités que vous ajoutez depuis un enregistrement apparaissent dans la zone Activités. Si le champ Concernant d'une activité est défini, l'activité apparaît sur le mur d'activité de l'enregistrement concernant. Vous pouvez filtrer la liste pour afficher uniquement les activités en cours ou celles arrivées à échéance. Cliquer ou appuyez sur le lien Terminé intégré pour fermer l'activité comme étant terminée.

Ajout d'un appel téléphonique

  1. Ouvrez l’enregistrement sur lequel vous souhaitez ajouter l'activité.

  2. Si aucune zone Ajouter un appel téléphonique n'est ouverte au milieu de la page, cliquez sur Activités > Ajouter un appel téléphonique.

  3. Dans la zone Description, fournissez un résumé de la conversation avec le client. Vous devez renseigner cette zone pour pouvoir enregistrer l'appel téléphonique.

    Le champ Appeler avec est rempli automatiquement avec le nom de client sélectionné dans le champ Compte ou Contact. Vous pouvez sélectionner un autre enregistrement de contact, de compte, de prospect ou d'utilisateur le cas échéant.

  4. Par défaut, la direction est définie sur Sortant. Vous pouvez la remplacer par Entrant en cliquant ou en appuyant sur le bouton Support téléphonique dans la liste des enregistrements d'incidents. Pour sélectionner plusieurs enregistrements, cliquez sur Rechercher d'autres enregistrements, puis dans la boîte de dialogue Rechercher des enregistrements, sélectionnez les enregistrements.

  5. Activez la case à cocher Messagerie vocale quittée si vous appelez un client et que vous lui laissez un message vocal. Vous pouvez également activer cette case à cocher si un client laisse un message vocal lorsqu'il vous appelle.

  6. Cliquez sur OK pour enregistrer l'activité.


Remarque

Par défaut, chaque activité d'appel téléphonique que vous ajoutez dans le cadre d'un enregistrement est marquée comme terminée si l'enregistrement est enregistré au moins une fois. Toutefois, si vous ajoutez une activité d'appel téléphonique dans un enregistrement non enregistré, ou si vous créez une activité, puis que vous définissez le champ Concernant de l'activité sur un autre enregistrement d'entité, l'activité est définie sur l'état Ouvert. Vous pouvez cliquer sur le lien Terminé pour fermer l'activité comme étant terminée. Le lien Terminé est disponible uniquement après avoir enregistré l'enregistrement d'incident au moins une fois.


Ajout d'une tâche

  1. Ouvrez l’enregistrement sur lequel vous souhaitez ajouter l'activité.

  2. Au milieu de la page, cliquez sur Activités > Ajouter une tâche.

  3. Renseignez vos informations. Servez-vous des info-bulles comme guide.

  4. Le champ Propriétaire est défini sur l'utilisateur actuel par défaut. Si vous souhaitez réattribuer la tâche, cliquez sur l'icône de recherche, puis sélectionnez un autre utilisateur ou une autre équipe.

  5. Pour enregistrer la tâche, cliquez sur OK.

Ajout d'un message électronique

Pour ajouter une activité de courrier électronique à un enregistrement, vous devez d'abord enregistrer l'enregistrement auquel vous ajoutez l'activité.

  1. Ouvrez l’enregistrement sur lequel vous souhaitez ajouter l'activité.

  2. Au milieu de la page, cliquez sur Activités > Plus de commandes > Courrier électronique.

  3. Renseignez vos informations. Servez-vous des info-bulles comme guide.

  4. Pour pour sauvegarder l'enregistrement, cliquez sur Enregistrer.

  5. Pour ajouter une pièce jointe au courrier électronique, sous Pièces jointes, sur la droite, cliquez sur +.

  6. Pour utiliser un modèle pour le corps de messagerie, dans l'éditeur de messagerie, cliquez sur Insérer un modèle, puis sélectionnez le modèle.

  7. Pour joindre un article au message électronique, dans l'éditeur de messagerie, cliquez sur Insérer un article, puis ajoutez l'article.

  8. Cliquez sur Enregistrer.

Ajout d'un rendez-vous

Pour ajouter une activité de rendez-vous à un enregistrement, vous devez d'abord enregistrer l'enregistrement auquel vous ajoutez l'activité.

  1. Ouvrez l’enregistrement sur lequel vous souhaitez ajouter l'activité.

  2. Au milieu de la page, cliquez sur Activités > Plus de commandes > Rendez-vous.

  3. Renseignez vos informations. Servez-vous des info-bulles comme guide.

  4. Pour pour sauvegarder l'enregistrement, cliquez sur Enregistrer.

Ajouter des notes

Vous pouvez également facilement ajouter des notes dans la zone d'activités. Et si vous utilisez la dernière version de Microsoft Dynamics 365 (Online), vous disposez des avantages d'utiliser OneNote pour prendre ou vérifier les remarques des clients à partir de vos enregistrements Dynamics 365. Pour plus d’informations sur OneNote, voir : Installation et utilisation de OneNote dans Dynamics 365.

Cela ne remplace pas la récente fonctionnalité Notes, mais vous offre une autre façon d'accéder aux notes stockées dans OneNote.

  1. Ouvrez l’enregistrement sur lequel vous souhaitez ajouter l'activité.

  2. Au milieu de la page, cliquez sur Notes ou OneNote. Effectuez ensuite l'une des opérations suivantes :

  • Dans la zone Notes, commencez à taper vos notes.

  • Dans la zone OneNote, sélectionnez un bloc-notes pour créer des entrées.


    Remarque

    Le bloc-notes est enregistré dans le dossier SharePoint associé à l'enregistrement. S'il existe plusieurs dossiers associés, le bloc-notes est créé dans le premier dossier. Pour plus d'informations, voir Installation et utilisation de OneNote dans Dynamics 365.


Créer une activité et l'associer à un client

Vous pouvez aussi créer une activité depuis la zone Activité, puis la lier à un client ou un incident de support.

  1. Accédez à votre zone de travail.

  2. Accédez à Activités.

  3. Dans la barre des commandes, sélectionnez et ajoutez une activité.Renseignez vos informations. Servez-vous des info-bulles comme guide.

  4. Utilisez le champ Concernant du formulaire d'activité pour l'associer à un client ou à un incident de support.

S'applique à

Dynamics 365 (online)

Dynamics CRM Online

Dynamics CRM 2016

Dynamics CRM 2015

Dynamics CRM 2013