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CRM Aide et formation

Effectuer vos tâches CRM dans Outlook

Si vous êtes comme beaucoup d'autres, vous utilisez Microsoft Outlook comme plateforme de gestion de vos communications, de votre planification et de vos contacts d'entreprise. Vous pouvez continuer à utiliser l'interface Outlook familière et intégrer Microsoft Dynamics CRM en même temps à l'aide de Microsoft Dynamics CRM pour Outlook, un client Outlook fourni par Microsoft Dynamics CRM.

Sur cette page :

Ce que propose CRM pour Outlook

Découverte de CRM pour Outlook

Quelles fonctionnalités Outlook ne sont pas disponible dans CRM pour Outlook ?

Notifications de confidentialité

Ce que propose CRM pour Outlook

Lorsque vous utilisez Dynamics CRM pour Outlook, vous pouvez accéder à toutes les fonctionnalités principales de CRM directement à partir d'Outlook.Dynamics CRM pour Outlook fournit également des fonctionnalités supplémentaires qui ne sont pas disponibles dans le client Web. Par exemple, vous pouvez :

  • Suivre les courriers électroniques, rendez-vous, contacts et tâches Outlook. Lorsque vous effectuez le suivi d'un enregistrement dans Dynamics CRM pour Outlook, une copie de cet enregistrement est transmise à CRM et les deux enregistrements sont synchronisés. Lorsqu'un enregistrement fait l'objet d'un suivi, vous pouvez le mettre à jour dans Dynamics CRM pour Outlook ou dans CRM. Le suivi fournit un excellent moyen de maintenir vos informations personnelles séparées de vos informations professionnelles, car seules les informations que vous suivez manuellement sont transmises à CRM.Dynamics CRM pour Outlook synchronise également automatiquement les enregistrements que vous possédez entre CRM et Dynamics CRM pour Outlook.Pour plus d'informations : Présentation du suivi des enregistrements dans CRM pour Outlook

  • Appliquez des modèles de courrier électronique CRM ou joignez de la documentation commerciale ou des articles de la Base de connaissances de CRM lorsque vous envoyez un message électronique Outlook aux clients.

  • Bénéficiez des fonctionnalités Outlook natives pour personnaliser les vues de données de CRM. Par exemple, vous pouvez trier, filtrer, mettre en forme, grouper et classer des vues par catégorie de la même manière que vous gérez des vues dans Outlook, et vous pouvez ouvrir plusieurs vues simultanément. Vous pouvez également ajouter une mise en forme conditionnelle et définir des suivis.

  • Accédez à vos données CRM en déplacement avec le mode hors connexion.Dynamics CRM pour Outlook fournit des filtres de synchronisation hors ligne que vous pouvez modifier avant de passer en mode hors connexion afin que vous disposiez uniquement des données dont vous avez besoin. En mode hors connexion, les modifications sont stockées dans votre lecteur local. Lorsque vous repassez en ligne, Dynamics CRM pour Outlook synchronise automatiquement à nouveau les données avec le serveur CRM.Pour plus d'informations : Travail hors connexion avec CRM pour Outlook

  • Créez des documents de fusion et publipostage MicrosoftWord pour envoyer des lettres types ou des messages électroniques types aux contacts, aux comptes ou aux listes de diffusion marketing. Vous pouvez également utiliser la fusion et le publipostage pour créer des télécopies et des devis.Pour plus d'informations : Création d'un document de fusion et publipostage Microsoft Word avec CRM pour Outlook


Note

Si des personnes de votre organisation utilisent un même ordinateur avec des comptes d'utilisateurs différents, chacune d'entre elles peut installer et utiliser Dynamics CRM pour Outlook pour leur propre compte.


Découverte de CRM pour Outlook

Lorsque vous installez CRM pour Outlook, le logiciel ajoute plusieurs éléments d'interface utilisateur à votre écran Outlook.

Volet de navigation

Vous voyez un dossier pour votre organisation dans le volet de navigation à gauche de l'écran. Sous le nom de votre organisation, vous voyez une liste de dossiers CRM. Utilisez ces dossiers pour accéder à votre zone et ouvrir différents types d'enregistrements.


Si vous vous connectez à plusieurs organisations, vous verrez un dossier distinct pour chaque organisation dans le volet de navigation.

Ruban

Vous accédez aux commandes de Dynamics CRM pour Outlook via le ruban. Le ruban affiche différents boutons et fonctionnalités selon le contexte. Par exemple, si vous consultez une liste d'opportunités, le ruban affiche les boutons qui s'appliquent aux opportunités. Pour les rendez-vous, les contacts et les tâches, une section CRM spéciale s'affiche sur le ruban.


Listes, vues et volet de lecture

Lorsque vous utilisez le volet de navigation pour ouvrir un dossier pour un type d'enregistrement (Comptes, par exemple), vous affichez une liste d'enregistrements. La liste est déterminée par la vue dans laquelle vous vous trouvez et par les éventuels critères de recherche ou filtres que vous avez appliqués.

Lorsque vous sélectionnez un enregistrement dans une liste, les détails de cet enregistrement s'affichent dans le volet de lecture en dessous de la liste. Les données du volet de lecture sont en lecture seule. Il s'agit d'un moyen rapide d'afficher le contenu d'un enregistrement. Si vous voulez modifier les données dans CRM, double-cliquez simplement sur l'enregistrement dans la liste.


Vous pouvez changer l'emplacement du volet de lecture ou le désactiver/l'activer. Vous pouvez également personnaliser ce que vous voyez dans le volet de lecture.Pour plus d'informations : Personnalisation du volet de lecture dans CRM pour Outlook

Quelles fonctionnalités Outlook ne sont pas disponible dans CRM pour Outlook ?

Microsoft Dynamics CRM utilise des contrôles Internet Explorer standard, donc certaines fonctionnalités d’Outlook ne sont pas disponibles dans Dynamics CRM pour Outlook. Utilisez les solutions de contournement du tableau suivant pour les fonctionnalités non disponibles.

Fonctionnalité

Solution de contournement

Signatures électroniques

Utilisez un modèle de courrier électronique global ou utilisez des signatures de messagerie natives dans Outlook.

Fonctionnalités d’édition de texte intégral

Utilisez les contrôles d'édition standard. Par exemple, appuyez sur Entrée pour les lignes à espacement double et Maj+Entrée pour les lignes à espacement simple.

Joindre des fichiers lors de la création

Enregistrer une activité de courrier électronique avant de joindre les fichiers.

Déplacer des enregistrements par glisser-déposer.

Il n'existe aucune solution de contournement le glisser-déposer des enregistrements. Ce type d'opération entraîne des pertes de données.

Rappels

Après la synchronisation avec Outlook, des rappels de 15 minutes sont définis pour les activités de rendez-vous et de services créées dans les dossiers Microsoft Dynamics CRM ou dans l’application Web.

Microsoft Dynamics CRM Calendrier de service

Le calendrier de service CRM n'est pas disponible par défaut, mais vous pouvez demander à votre administrateur système de l'ajouter.

Notifications de confidentialité

Pour utiliser Microsoft Dynamics CRM pour Outlook, vous devez vous connecter à l’aide de vos informations d'identification (une adresse de messagerie et un mot de passe). Vous pouvez choisir d'enregistrer ces informations en local afin de ne pas devoir les fournir à chaque ouverture d'Outlook. Si vous faites ce choix, CRM pour Outlook se connectera automatiquement à Microsoft Dynamics CRM Online chaque fois que vous ouvrirez Outlook.

Après la première connexion et utilisation de CRM pour Outlook, la connexion entre votre ordinateur et CRM Online est systématiquement établie dès que vous accédez à Internet. Vous ne pouvez choisir de désactiver la connexion entre votre ordinateur et CRM qu'à l'aide d'un paramètre de configuration, mais si vous désactivez la connexion, CRM pour Outlook peut subir une diminution de ses performances.

Si vous utilisez CRM pour Outlook pour le suivi de votre courrier électronique, le fil de discussion de la messagerie sera visible pour les utilisateurs de votre organisation qui sont autorisés à le consulter.

Pour chaque courrier électronique reçu, CRM pour Outlook envoie à CRM Online l'adresse de messagerie de l’expéditeur, l'adresse de messagerie du destinataire et l'objet du message. Ainsi, CRM Online peut déterminer si un courrier électronique spécifique doit être stocké ou non par le service CRM Online. Lorsque vous suivez un élément, une copie en est conservée par le service CRM et celle-ci est visible pour les utilisateurs de votre organisation qui possèdent les autorisations appropriées. Lorsque vous annulez le suivi d’un élément, cette copie est automatiquement supprimée de CRM Online uniquement si vous possédez l'élément.

Si vous utilisez Microsoft Dynamics CRM Online, lorsque vous utilisez la fonctionnalité Synchronisation avec Outlook, les données CRM que vous synchronisez sont « exportées » vers Outlook. Un lien est maintenu entre les informations contenues dans Outlook et celles de CRM Online afin qu'elles restent également actuelles. La synchronisation avec Outlook ne télécharge que les ID d'enregistrement CRM à utiliser lorsqu'un utilisateur essaie de suivre et de définir un élément Outlook. Les données de la société ne sont pas stockées sur l'appareil.

Un administrateur détermine si les utilisateurs de votre organisation sont autorisés à synchroniser des données CRM avec Outlook à l'aide des rôles de sécurité.