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Forum aux questions sur la synchronisation des enregistrements entre Microsoft Dynamics 365 et Microsoft Outlook

Quelle est la meilleure façon d'utiliser Outlook et Microsoft Dynamics 365 ensemble ?

Il existe trois façons de synchroniser un Microsoft Dynamics 365 et Outlook ensemble :

  • Application Microsoft Dynamics 365 pour Outlook

  • Microsoft Dynamics 365 pour Outlook (complément hérité)

  • Suivi des dossiers Microsoft Exchange

Depuis Mise à jour de décembre 2016 pour Dynamics 365 (en ligne et local), Application Microsoft Dynamics 365 pour Outlookassocié à synchronisation côté serveur est le moyen de privilégié d'afficher des données Microsoft Dynamics 365 dans Outlook et d'effectuer le suivi des enregistrements Outlook dans Microsoft Dynamics 365. Vous pouvez utiliser conjointement Application Microsoft Dynamics 365 pour Outlook et Microsoft Outlook sur le Web, l'application de bureau Outlook, ou Outlook mobile. Avec Application Dynamics 365 pour Outlook, les informations Dynamics 365 s'affichent en regard des messages électroniques ou rendez-vous Outlook d'un utilisateur. Par exemple, les utilisateurs peuvent afficher un aperçu des informations sur les contacts et les prospects stockés dans Dynamics 365 et ajouter des contacts Dynamics 365 directement depuis un courrier électronique. Ils peuvent également lier des enregistrements de courrier électronique, de rendez-vous et de contact à des enregistrements Dynamics 365 nouveaux ou existants, tels que des enregistrements d'opportunité, de compte ou d'incident. Pour utiliser Application Dynamics 365 pour Outlook, vous devez synchroniser le courrier électronique avec synchronisation côté serveur.Pour plus d'informations :  TechNet : Intégrer votre système de messagerie à Dynamics 365

À quelle fréquence les enregistrements sont-il synchronisés via la synchronisation côté serveur ?

Si vous synchronisez les enregistrements avec synchronisation côté serveur, le processus est dynamique et unique pour la boîte aux lettres de chaque utilisateur. L'algorithme de synchronisation garantit que les boîtes aux lettres soient synchronisées en fonction des paramètres dynamiques, comme le nombre de messages électroniques et de l'activité de la boîte aux lettres. Généralement, la synchronisation de courrier électronique se produit toutes les 5 minutes. Lorsqu'une boîte aux lettres possède de nombreux courriers électroniques, l'intervalle peut être réduit dynamiquement à 2 minutes. Si la boîte aux lettres est moins active, l'intervalle peut atteindre 12 minutes. En général, vous pouvez considérer qu'une boîte aux lettres sera synchronisée au moins une fois toutes les 12 minutes. Sachez que vous ne pouvez pas synchroniser manuellement les enregistrements dans synchronisation côté serveurmais lorsque vous effectuer le suivi ou la liaison (définissez l'enregistrement concerné) pour les messages électroniques, les rendez-vous, ou les tâches, la synchronisation se produit immédiatement.

Les autorisations de sécurité affectent-elles la synchronisation ?

Oui. Si un administrateur système a mis en œuvre la sécurité pour des champs ou des enregistrements particuliers, elle peut affecter les données synchronisées.

Lors de la synchronisation avec Dynamics 365 pour Outlook (complément hérité), comment faire pour modifier l'ordinateur de synchronisation (client) ?

Si vous utilisez Dynamics 365 pour Outlook(complément hérité et distinct de Application Microsoft Dynamics 365 pour Outlook) pour synchroniser des enregistrements et si vous avez installé Dynamics 365 pour Outlook sur plusieurs ordinateurs, vous devez sélectionner un ordinateur comme ordinateur de synchronisation pour le courrier électronique, les rendez-vous, les contacts et les tâches. Pour modifier l'ordinateur de synchronisation :

  1. Dans Dynamics 365 pour Outlook, dans le menu Fichier, choisissez Dynamics 365, puis sélectionnez Options.

  2. Dans la page Définir les options personnelles, choisissez l’onglet Synchronisation.

  3. Dans la section Définir le client de synchronisation, sélectionnez Définir cet ordinateur comme étant le client qui exécutera la synchronisation entre Outlook et votre organisation Microsoft Dynamics 365 principale.


Remarque

Cette option apparaît uniquement si vous avez plusieurs ordinateurs connectés à la même organisation.


Puis-je afficher ou contrôler les champs synchronisés entre Dynamics 365 et Dynamics 365 pour Outlook (complément hérité) ?

Vous pouvez afficher les champs qui sont synchronisés et si ces champs sont synchronisés de façon unidirectionnelle (de Outlook vers Dynamics 365), bidirectionnelle (entre Outlook et Dynamics 365) ou pas du tout.Pour plus d'informations :  Afficher les champs synchronisés entre Dynamics 365 et Dynamics 365 pour Outlook.

Si vous êtes un administrateur système, vous pouvez contrôler la synchronisation des champs et le sens de synchronisation.Pour plus d'informations :  TechNet : Contrôler la synchronisation des champs entre Dynamics 365 et Outlook ou Exchange


Remarque

Cette fonctionnalité a été introduite dans la mise à jour 1 de CRM Online 2015 et CRM 2016 (local).


Déclaration de confidentialité

Si vous utilisez Microsoft Dynamics 365, en cas de synchronisation côté serveur, les contacts et les activités Dynamics 365 (notamment les messages électroniques, rendez-vous, contacts et tâches) sont synchronisés avec votre système de messagerie spécifié (comme Exchange).

Un administrateur peut configurer la fonctionnalité de synchronisation côté serveur de manière à spécifier les utilisateurs qui ont la possibilité d'envoyer des messages électroniques ou des rendez-vous à partir de Dynamics 365 ou de synchroniser les activités et les contacts entre Dynamics 365 et la boîte aux lettres de l'utilisateur. L'administrateur et les utilisateurs finaux peuvent continuer à personnaliser les critères de filtre et les administrateurs peuvent même définir les champs d'entité à synchroniser.

Si vous utilisez Microsoft Dynamics 365 (Online), lorsque vous utilisez la fonctionnalité Synchronisation avec Outlook, les données Dynamics 365 que vous synchronisez sont « exportées » vers Outlook. Un lien est maintenu entre les informations contenues dans Outlook et celles de Dynamics 365 (Online) afin qu'elles restent également actuelles. La synchronisation avec Outlook ne télécharge que les ID d'enregistrement Dynamics 365 à utiliser lorsqu'un utilisateur essaie de suivre et de définir un élément Outlook. Les données de la société ne sont pas stockées sur l'appareil.

Un administrateur détermine si les utilisateurs de votre organisation sont autorisés à synchroniser des données Dynamics 365 avec Outlook à l'aide des rôles de sécurité.

Pour utiliser Microsoft Dynamics 365 pour Outlook, vous devez vous connecter à l’aide de vos informations d'identification (une adresse de messagerie et un mot de passe). Vous pouvez choisir d'enregistrer ces informations en local afin de ne pas devoir les fournir à chaque ouverture d'Outlook. Si vous faites ce choix, Dynamics 365 pour Outlook se connectera automatiquement à Microsoft Dynamics 365 (Online) chaque fois que vous ouvrirez Outlook.

Après la première connexion et utilisation de Dynamics 365 pour Outlook, la connexion entre votre ordinateur et Dynamics 365 (Online) est systématiquement établie dès que vous accédez à Internet. Vous ne pouvez choisir de désactiver la connexion entre votre ordinateur et Dynamics 365 qu'à l'aide d'un paramètre de configuration, mais si vous désactivez la connexion, Dynamics 365 pour Outlook peut subir une diminution de ses performances.

Si vous utilisez Dynamics 365 pour Outlook pour le suivi de votre courrier électronique, le fil de discussion de la messagerie sera visible pour les utilisateurs de votre organisation qui sont autorisés à le consulter.

Pour chaque courrier électronique reçu, Dynamics 365 pour Outlook envoie à Dynamics 365 (Online) l'adresse de messagerie de l’expéditeur, l'adresse de messagerie du destinataire et l'objet du message. Ainsi, Dynamics 365 (Online) peut déterminer si un courrier électronique spécifique doit être stocké ou non par le service Dynamics 365 (Online). Lorsque vous suivez un élément, une copie en est conservée par le service Dynamics 365 et celle-ci est visible pour les utilisateurs de votre organisation qui possèdent les autorisations appropriées. Lorsque vous annulez le suivi d’un élément, cette copie est automatiquement supprimée de Dynamics 365 (Online) uniquement si vous possédez l'élément.