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Importation de comptes, prospects, ou d'autres données

Si vos données sont stockées dans des feuilles de calcul, des bases de données, ou d'autres systèmes, vous souhaiterez probablement importer les données dans Microsoft Dynamics CRM afin de pouvoir gérer toutes vos informations client au même endroit.

Vous pouvez importer tout type d'informations, comme des comptes, des prospects, des opportunités – même des activités ou des incidents. (Les différents types d'informations sont appelés « types d'enregistrements ».)


Remarque

L'importation échoue si vous utilisez un modèle que vous avez exporté de CRM, et que vous lui avez ajouté une nouvelle colonne avant de tenter de réimporter les données dans CRM Online.



Remarque

Vous voulez importer des contacts ? Pour plus d'informations, consultez : Importation de contacts


Étape 1 : Préparez votre fichier d'importation

D'abord, vous devez obtenir vos données dans un fichier.

Vérifiez que vos données sont les plus complètes et exactes possible lorsque vous créez le fichier d'importation. Complétez tous les renseignements manquants, et vérifiez que les noms et autres informations sont correctement orthographiés.

Ces formats de fichiers sont pris en charge :

  • Valeurs séparées par une virgule (.csv)

  • Texte (.txt)

  • Fichier compressé (.zip)

  • Feuille de calcul Excel 2003 (.xml)

  • Classeur Excel (.xlsx)

La taille maximale autorisée des fichiers .zip est de 32 Mo. Pour les autres formats de fichiers, la taille de fichier maximale autorisée est de 8 Mo.


Conseil

Si vous devez importer un grand nombre de données, consultez MSDN : importation de données pour obtenir des informations supplémentaires.

Vous pouvez ajouter plusieurs fichiers d'importation dans un fichier .zip unique, puis importer le fichier .zip pour importer tous les fichiers simultanément. Par exemple, si plusieurs vendeurs entrent des prospects d'un salon dans différentes feuilles de calcul, vous pouvez les regrouper dans un fichier .zip pour l'importation.

Pour de meilleurs résultats, nous vous recommandons de veiller à ce que vous (ou votre administrateur CRM, si c'est une autre personne) ayez quelques règles en place visant à réduire les doublons lorsque vous importez des données (appelées « règles de détection des doublons »). Pour plus d'informations, consultez : Définition des règles de détection des doublons pour garder des données claires


Étape 2 : Exécutez l'Assistant Importation de données

Utilisez l'Assistant Importation de données pour importer le fichier.

  1. Accédez à Paramètres > Gestion des données. (Comment y accéder ?)

  2. Choisissez Importations > Importer des données.

  3. Accédez au dossier où vous avez enregistré le fichier contenant le fichier d'importation. Sélectionnez le fichier, puis Ouvrir. Ensuite, choisissez Suivant.


    Conseil

    Vous ne pouvez importer qu'un seul fichier à la fois. Pour importer plus de fichiers, réexécutez l'Assistant ultérieurement, ou ajoutez tous vos fichiers d'importation dans un fichier .zip unique.


  4. Vérifiez le nom de fichier, et si le fichier est au format .xlsx, .xml, .csv, .txt ou .zip, vérifiez que le champ et les séparateurs de données sont corrects. Ensuite, choisissez Suivant.


    Remarque

    Dans la plupart des cas, vous pouvez accepter les séparateurs par défaut.


  5. Sélectionnez comment l'Assistant détermine les champs à utiliser pour les données.

    • Sélectionnez Par défaut (mappage automatique) si vous souhaitez que l'Assistant détermine les champs correspondants dans Microsoft Dynamics CRM automatiquement. Si l'Assistant ne parvient pas à trouver un champ, vous aurez l'opportunité de le « mapper » vous-même.

      -- OU --

    • Sélectionnez Données génériques de contact et de compte si votre fichier d'importation contient des contacts et des comptes (et que les contacts sont le type de données principal).

      -- OU --

    • Sélectionnez Pour le Gestionnaire de contacts professionnels 2010 si votre fichier d'importation contient vos contacts Microsoft Outlook 2010 avec le Gestionnaire de contacts professionnels.

      -- OU --

    • Si cette option est disponible pour votre organisation, sélectionnez un mappage de données personnalisé. (Vous les verrez dans la liste s'ils sont à votre disposition.)

  6. Sélectionnez Suivant.

  7. Si vous y êtes invité, dans la liste déroulante Types d'enregistrements de Microsoft Dynamics CRM, sélectionnez le type d'enregistrement importé, par exemple Compte ou Prospect. Ensuite, choisissez Suivant.

  8. Pour tout type d'enregistrement avec une icône d'alerte, mappez le champ de votre fichier d'importation avec un champ équivalent dans Microsoft Dynamics CRM. Faites défiler pour afficher la totalité de la liste. Ensuite, choisissez Suivant.

  9. Passez la synthèse en revue et sélectionnez Suivant.

  10. Sélectionnez les paramètres d'importation supplémentaires.

    • Si vous êtes d'accord pour que l'Assistant Importation de données importe les enregistrements en double, dans la section Autoriser les doublons, sélectionnez Oui.


      Attention

      Dans la plupart des cas, pour éviter d'importer des informations en double, vous devez conserver le groupe d'options sur Non.


    • Pour définir le propriétaire des enregistrements importés, dans la section Sélectionner le propriétaire des enregistrements importés, cliquez sur le bouton Recherche. Sélectionnez Rechercher d'autres enregistrements, tapez le nom de la personne, puis choisissez Ajouter.


      Remarque

      Comment décidez-vous qui devient « propriétaire » des données importées ? Généralement, le propriétaire est la personne responsable de la prise d'actions sur les données. Voici un exemple : si votre fichier d'importation contient les contacts que vous avez collectés à un salon et que vous souhaitez attribuer à un utilisateur le suivi de ces contacts, sélectionnez cette personne comme propriétaire. Pour attribuer un autre utilisateur que vous-même comme propriétaire des enregistrements importés, votre rôle de sécurité doit inclure les autorisations nécessaires pour créer des enregistrements pour l'utilisateur. Si vous n'avez pas d'autorisations suffisantes, l'Assistant vous désigne comme propriétaire des enregistrements importés par défaut.


    • Pour enregistrer ces paramètres d'importation afin de pouvoir les réutiliser ultérieurement, entrez un nom pour les paramètres (appelés « mappage de données »).

      La prochaine fois que vous exécuterez l'Assistant Importation de données, vous verrez le nouveau mappage de données sous Mappages personnels.

  11. Sélectionnez Valider.

  12. Pour vérifier que l'Assistant a réussi, sélectionnez Importations, puis vérifiez le rapport. Sinon, sélectionnez Terminer.

S'applique à

CRM Online

CRM 2015 on-prem

CRM 2013 on-prem

 
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