SharePoint évalué comme leader dans la dernière édition de « The Forrester Wave™ : Enterprise Content Management »

Nous sommes très heureux de constater que SharePoint a été évalué en tant que leader dans « The Forrester Wave™: Enterprise Content Management—Business Content Services, Q2 2017 ». Comme l’a noté Forrester :

Microsoft promeut le contenu dans le cloud en mettant l’accent sur SharePoint Online. Le lancement de SharePoint 2016 par Microsoft et l’investissement continu dans Office 365 et SharePoint Online ont constitué un catalyseur important des décisions des entreprises de migrer leur contenu vers des services cloud. La prise en charge des déploiements hybrides reste un domaine de prédilection, en ce qu’elle aide les entreprises à adopter le cloud par étapes ou pour des cas d’utilisation spécifiques. Le programme de migration du service FastTrack de Microsoft, ainsi que ses partenaires, offrent un éventail d’options aux clients désireux de déplacer des documents hors de leurs propres centres de données internes ou de sites SharePoint locaux. Microsoft a une vision claire du cloud en tant que prioritaire, et a investi dans l’élimination des obstacles à l’extensibilité qui mettaient en difficulté les versions plus anciennes de SharePoint local. Microsoft continue d’œuvrer à l’amélioration des outils de gouvernance à guichet unique, tels que la découverte électronique et les conservations commune dans la pile Office 365. La collaboration, y compris l’analytique et la représentation sociale, est un domaine d’intérêt et d’investissement majeur.

L’époque est favorable à la gestion de contenu d’entreprise. Les leaders d’opinion du secteur ont noté le glissement des systèmes d’archivage pour la conservation du contenu pendant des décennies, vers des panoplies d’outils cloud agiles centrées sur la collaboration, qui sont également propices à la sécurité et à la réutilisation.

Forrester suit ce glissement de la gestion de contenu d’entreprise traditionnelle vers ce qu’ils appellent des services de contenu d’entreprise. Les services de contenu d’entreprise mettent l’accent sur la création, la planification et la réutilisation de contenu, mais se distinguent des services transactionnels au contenu volumineux (tels ceux qui prennent en charge le traitement des informations de cartes de crédit). Microsoft, au travers d’Office 365 et de SharePoint Online, a également été à l’avant-garde.

Nous sommes ravis du rapport de Forrester et vous encourageons à le parcourir ou à télécharger le rapport complet.

Présentation des services de contenu de SharePoint

Notre virage vers des services de contenu a commencé lors de l’événement Ignite 2016 à Atlanta, à l’occasion duquel nous avons présenté une session en petits groupes sur la gestion de contenu d’entreprise avec SharePoint. Vous pouvez regarder la session ci-dessous :

La mise en forme et le contrôle du contenu, de la création à la mise à disposition finale, implique de nombreuses manipulations différentes. Nous pensons qu’il est important de définir les termes. La gestion de contenu d’entreprise doit adopter une approche holistique de la gestion du cycle de vie complet du contenu : création, partage, consommation, réutilisation, gestion des connaissances et des enregistrements, archivage et déclassement.

C’est pourquoi nous pensons qu’il est temps que ces changements se reflètent dans la façon dont le contenu est créé, partagé, conservé et réutilisé. Les services de contenu reflètent une suite de fonctionnalités outillées plus ciblées que ce qu’offrent les solutions traditionnelles de gestion de contenu d’entreprise, et représentent la nouvelle vague de celle-ci.

Les services de contenu sont centrés sur les personnes. Ils permettent une gestion personnelle (copie, déplacement, mots clés) ainsi qu’une gestion organisationnelle (gestion des connaissances, conservation des enregistrements, gestion du cycle de vie des informations). La stratégie et la sécurité protègent le contenu à toutes les étapes de son cycle de vie. Un principe de base est que le contenu doit fournir entièrement la valeur métier, au lieu d’une gestion après coup de ressources dormantes.

Que se passe-t-il lorsque tout ce contenu arrive dans SharePoint ? Une impression courante, mais erronée, concernant SharePoint était qu’il s’agissait d’un excellent outil de gestion de contenu d’équipe, mais qu’il fallait disposer d’un « système de gestion de contenu d’entreprise à l’ancienne pour l’extensibilité » ou d’un « véritable système de gestion des enregistrements ». Plus rien de cela n’est vrai aujourd’hui, SharePoint offrant une extensibilité incroyable jusqu’à 30 milliards de documents et jusqu’à 12,5 Eo dans un seul client SharePoint Online. OneDrive et SharePoint héritent également des fonctionnalités d’Office 365 pour créer des balises de stratégie d’enregistrement et de rétention, applicables à tout contenu (de façon interactive ou par mis en correspondance d’un ensemble connu d’empreintes de contenu).

Principes des services de contenu: créer, coordonner, protéger et récolter

Les services de contenu ont trait tant à la création qu’à la consommation de documents. Dans de nombreux cas, le contenu comprend moins d’images et rapports statiques que de documents dynamiques créés et modifiés à maintes reprises durant leur cycle de vie. Nous appelons cette tendance vélocité du contenu. Le contenu acquiert de la vélocité à mesure qu’il est créé, modifié et réutilisé, gagnant ainsi en valeur, au lieu de devenir une archive dormante de peu de valeur, comme c’était le cas traditionnellement. Nous voyons cela comme un cycle permanent de création, de collaboration, de contrôle et de réutilisation.

Créez

La vélocité du contenu implique que les documents soient « nés » gérés. Les fonctionnalités plus récentes de SharePoint et OneDrive sont conçues pour prendre en charge les opérations suivantes :

  • création d’un document à l’aide d’Office Lens à des fins de partage sur OneDrive Entreprise et SharePoint ;
  • utilisation des fonctions Copier/Déplacer pour publier ce document sur un site d’équipe SharePoint à l’adresse des membres de son groupe ;
  • utilisation de Types de contenu SharePoint pour s’assurer que les nouveaux documents « naissent » avec des modèles, des métadonnées riches et des stratégies de rétention.

OneDrive Entreprise est le meilleur endroit pour stocker et gérer vos documents. Le même concept « Mes documents » est utilisé sur tous les appareils. À mesure que vous partagez des documents et collaborez avec d’autres personnes, le contenu évolue et acquiert de la vélocité. Une fois le contenu finalisé, vous pouvez facilement le placer sur SharePoint à des fins de publication et de stockage permanent.

Coordonnez

Le contenu sur SharePoint est conservé dans des bibliothèques de documents modernes, ce qui facilite la structuration d’affichages riches et dynamiques de contenu et de métadonnées. Le service de métadonnées gérées de SharePoint fournit une méthode centralisée de marquage et de classification des informations. Le marquage et la personnalisation de l’affichage peuvent être effectués à partir de l’écran d’accueil de la bibliothèque, éliminant ainsi la nécessité d’effectuer plusieurs opérations pour ouvrir un écran de modification de propriétés.

Les documents dans les bibliothèques sont aisément partageables avec des Groupes Office 365, et réutilisables dans d’autres applications collaboratives telles que Microsoft Teams. En outre, Microsoft Flow permet d’automatiser des actions courantes, comme la collecte de pièces jointes aux e-mails ou la distribution de documents à des fins de révision d’équipe.

Protégez

SharePoint s’appuie déjà sur une longue tradition de fonctionnalités prenant en charge la gouvernance du cycle de vie des informations, la gestion des enregistrements et la découverte électronique. Les fonctionnalités plus récentes, développées dans le cadre de notre effort constant de développement de la suite Office 365, sont les suivantes :

  • Gestion des droits relatifs à l’information : les fichiers peuvent être chiffrés à l’aide d’Azure Information Protection et du service Rights Management Service, et sont toujours utilisables aux points de terminaison pris en charge, dont les navigateurs, les clients riches et les clients Office mobiles.
  • Balises de rétention de document Office 365 : cette nouvelle fonctionnalité disponible dans Exchange, Skype, OneDrive et SharePoint permet à un administrateur de définir de manière centralisée une balise de stratégie dans le Centre de sécurité et conformité, afin d’appliquer des stratégies de rétention et de suppression de documents. Des balises peuvent être définies à l’aide de code, de paramètres par défaut ou d’actions de l’utilisateur, et appliquées automatiquement sur la base de types d’informations sensibles ou de mots clés.
  • Protection contre la perte de données : le Centre de sécurité et conformité constitue un point central où définir des stratégies pour 81 types d’informations prédéfinis, tels que les données financières de l’UE, ou créer d’autres types d’informations personnalisées. Lorsque ces types sont détectés, les utilisateurs peuvent être informés de la stratégie, voire être automatiquement empêchés de partager ou diffuser des informations sensibles en fonction de la définition de stratégie dynamique.
  • Audit : combiné avec un audit unifié dans des déploiements hybrides de SharePoint 2016, Office 365 peut effectuer une journalisation intégrée des actions d’utilisation et d’administration du contenu dans des emplacements SharePoint et OneDrive tant locaux que dans le cloud.

Pour en savoir plus sur notre approche de la sécurité du contenu dans SharePoint et OneDrive, téléchargez le livre blanc « Sécurité des fichiers dans SharePoint et OneDrive Entreprise ».

Récoltez

Du contenu ne devrait pas être enregistré, stocké et géré juste pour le plaisir de remplir l’espace de stockage. La gestion de contenu d’entreprise traditionnelle aboutit souvent à une décision d’élimination ou de rétention de documents. Nous pensons que les services de contenu modernes sont cycliques. Le contenu existe pour soutenir un objectif futur, par exemple, pour fournir des informations sur une décision connexe, fournir un contexte historique ou amorcer un nouveau cycle de création de contenu.

Résumé

Nous sommes conscients que l’adoption effective des services de contenu de SharePoint nécessite du temps. Dans le cadre d’Ignite, nous avons également présenté les meilleures pratiques de la gestion de contenu d’entreprise traditionnelle et des services de contenu modernes. Pour plus de détails, lisez le billet de blog publié ce jour sur le site de la Communauté technique Microsoft.

Nous sommes sensibles à l’intérêt d’analystes tels que Forrester pour nos outils, et fiers que de nombreuses entreprises choisissent SharePoint comme base pour leurs services de contenu et leur transition numérique du lieu de travail. Nous sommes déjà en train de planifier la nouvelle génération de solutions de services de contenu de SharePoint, et sommes impatients de pouvoir partager davantage avec vous plus tard cette année dans le cadre du Sommet virtuel SharePoint en mai 2017, et à la faveur de l’événement Ignite 2017.

SharePoint est depuis longtemps une plateforme stratégique pour la collecte et le service de toutes sortes de contenus au sein de l’entreprise. Dans le cadre du processus de réinvention permanente de SharePoint entamé en 2016 , nous avons commencé à déployer des améliorations destinées à optimiser l’utilisation et la gestion du contenu tout au long du cycle de vie des informations.

Nous proposerons de nombreuses autres innovations passionnantes tout au long de 2017.

—Chris McNulty, directeur produit de l’équipe SharePoint

Veuillez noter que le contenu inclus dans ces billets de blog décrit des fonctionnalités pouvant varier selon le marché. Pour plus d’informations sur les offres de produit spécifiques de votre marché, consultez la page Microsoft 365, Office 365, Windows 10 ou Enterprise Mobility + Security.
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