Cinq manières dont les applications de calendrier en ligne intégrées augmentent la productivité

Qu’est-ce qu’un calendrier en ligne? 

La plupart d’entre nous avons beaucoup de choses à faire et éprouvons beaucoup de mal à suivre. Les calendriers sur papier sont utiles, mais présentent des inconvénients : espace limité, confusion des changements de planification, nécessité de tout écrire à la main et difficulté de partage avec d’autres personnes. 

Un calendrier en ligne ressemble beaucoup à un calendrier sur papier, avec tous vos événements, mais offre davantage de flexibilité car tout est numérique. Il permet de modifier une planification, d’ajouter des événements récurrents et de visualiser n’importe quelle période en toute facilité. Vous pouvez en outre accéder à votre application de calendrier à partir de n’importe quel appareil, voire la partager avec vos amis et collègues. Les calendriers en ligne ne présentent peut-être pas un aspect graphique aussi divertissant que des calendriers sur papier, mais ils offrent beaucoup plus de possibilités. Une fois que vous commencez à les utilisez, il est difficile d’imaginer revenir en arrière. 

Fonctionnalités de calendrier en ligne 

Les applications de calendrier varient, mais la plupart présentent les mêmes avantages. Elles vous aident à planifier, à rester organisé et à respecter les délais. Voici ce que vous pouvez faire avec des calendriers en ligne, selon l’application que vous utilisez : 

  • Créer des rendez-vous personnels et professionnels. 
  • Consulter l’emploi du temps d’autres personnes et organiser des réunions en fonction de leur disponibilité. 
  • Vérifier la disponibilité des salles de réunion et choisir un emplacement. 
  • Voir les réponses aux invitations à des réunions. 
  • Partager votre calendrier et ajuster les paramètres de partage de façon à ce que d’autres puissent voir les détails de vos événements ou simplement si vous êtes occupé ou libre. 
  • Afficher plusieurs calendriers à la fois, par exemple, pour le travail, pour les activités personnelles et pour les vacances. 
  • Visualiser une journée, une semaine, un mois ou une année à venir, ainsi que des événements passés. 
  • Fixer des rappels de rendez-vous, de cinq minutes à plusieurs semaines à l’avance. 
  • Créer des réunions récurrentes, hebdomadaires, mensuelles ou annuelles. 
  • Donner à d’autres employés l’accès à la gestion de votre application de calendrier professionnel. 
  • Consulter les prévisions météorologiques à venir. 
  • Catégoriser les événements par couleur. 
  • Accepter ou décliner automatiquement des réunions en fonction de votre disponibilité.

Comment les calendriers en ligne se connectent à vos applications existantes

L’un des aspects les plus avantageux des calendriers en ligne est qu’ils se connectent à vos autres applications. Voici comment les utiliser ensemble. 

Messagerie : Lorsque vous organisez une nouvelle réunion, votre calendrier en ligne crée pour les participants une invitation par e-mail contenant des détails tels que le caractère obligatoire ou facultatif de leur participation. Vous pouvez également envoyer votre calendrier entier par e-mail afin que les destinataires puissent voir quand vous êtes libre. Dans certaines applications de calendrier, le fait de faire glisser un e-mail de votre boîte de réception vers l’icône du calendrier a pour effet de créer automatiquement une réunion avec le contenu de l’e-mail.

Vidéoconférence : Certaines applications de calendrier se connectent à des applications de vidéoconférence. Ainsi, lorsque vous cliquez sur Réunion instantanée ou Nouvelle réunion dans votre calendrier, une invitation à une réunion est créée, incluant le lien de vidéoconférence . 

Documents : Lorsque vous créez un événement, certains calendriers affichent une option telle que Joindre un fichier permettant d’ajouter à l’invitation un document, une vidéo ou une image que les participants peuvent consulter avant ou pendant la réunion. 

Application de prise de notes : Lorsque vous ouvrez un événement, certaines applications de calendrier affichent une option permettant de créer un procès-verbal de réunion dans votre application de prise de notes. Vous pouvez choisir de partager vos notes ou de les garder privées. 

Cinq manières dont les applications de calendrier en ligne intégrées augmentent la productivité

1. Planifier des réunions plus rapidement

L’époque où il fallait échanger des e-mails pour trouver une heure de réunion convenant à tout le monde est révolue. L’Assistant Planification dans votre calendrier en ligne affiche les blocs de temps libre et occupé de chaque personne, qui vous permettent de repérer facilement le meilleur moment pour une réunion. Si vous travaillez avec des personnes situées dans d’autres fuseaux horaires, vous pouvez choisir d’afficher leur heure locale afin d’éviter de planifier des réunions en dehors de leurs heures de travail. 

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Les calendriers en ligne vous permettent aussi de rapidement accepter, décliner et reprogrammer des réunions, car ils se synchronisent avec la messagerie. Quand les participants à une réunion reçoivent une invitation par e-mail, ils peuvent l’accepter, la refuser ou suggérer une autre heure directement à partir de leur application de messagerie. 

2. Structurer votre temps pour respecter des délais

Jongler avec plusieurs projets, chacun avec ses propres étapes, peut être un défi. Les calendriers en ligne facilitent la planification. Affichez les principales échéances des calendriers de votre groupe et de votre organisation, puis créez un planning de travail sur votre calendrier personnel afin de rester sur la bonne voie. Divisez les grands projets en sous-projets, en vous accordant un certain temps pour chacun d’eux, avec des rappels facultatifs. Réservez du temps dans votre planning, idéalement aux heures de la journée où vous êtes le plus productif, pour vous concentrer sur certaines tâches. Les gens sauront ainsi qu’ils ne doivent pas vous déranger et vous pourrez accomplir davantage de travail.

3. Collaborer plus facilement 

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Lorsque vous ajoutez à des rendez-vous du calendrier des fichiers tels qu’une présentation partagée ou une maquette de conception, les participants peuvent y accéder plus rapidement pendant les réunions. Ils peuvent alors se concentrer sur leur contribution au lieu de chercher ces documents. Pour une collaboration productive, vous pouvez même ajouter des questions ou des suggestions dans la description de la réunion, de manière à ce que les participants puisent y réfléchir à l’avance.

4. Planifier les absences

Entre les vacances, les congés maladie, les jours fériés et les conférences, nombreux sont les événements susceptibles de retarder un projet. Les calendriers en ligne vous permettent de consulter de nombreux plannings en même temps pour évaluer la disponibilité de votre équipe à l’approche d’une échéance. Vous pouvez ainsi planifier la couverture, prévenir les surprises et modifier des échéances si nécessaire. 

5. Emporter votre calendrier partout 

Les applications de calendrier se synchronisant automatiquement en ligne, tous vos appareils disposent automatiquement de la dernière version de votre planning. Vous pouvez même rejoindre une réunion par téléphone si l’invitation contient un lien de vidéoconférence. 

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Meilleures pratiques d’utilisation d’un calendrier en ligne

Voici quelques conseils pour vous aider à tirer le meilleur parti de votre application de calendrier professionnel. 

  • Planifiez des pauses. Prévoyez du temps pour le déjeuner, ainsi que de courtes pauses, telles qu’une promenade ou un peu d’exercice physique. L’air frais et quelques étirements peuvent faire merveille pour votre productivité. 
  • Déléguez à un collègue. Gagnez du temps en donnant à un autre employé, tel un chef de bureau, l’accès à votre calendrier, ainsi que la possibilité d’ajouter ou de reprogrammer des événements. 
  • Envoyez plutôt un e-mail. Demandez-vous si une réunion ne pourrait pas être avantageusement remplacée par un simple e-mail. Si une réunion s’impose, invitez le moins de personnes possible. 
  • Songez à la visibilité. Ajustez les paramètres de votre calendrier selon que vos collègues ont besoin de connaître les détails de vos rendez-vous ou simplement de savoir que vous n’êtes pas disponible. 
  • Limitez les rappels. Vous souhaitez probablement recevoir des rappels pour les réunions, mais peut-être pas pour les vacances de vos collègues. Désactivez les notifications que vous ne voulez pas recevoir afin de limiter les interruptions. 
  • Planifiez des réunions plus courtes. Certaines applications de calendrier professionnel vous permettent de programmer des réunions de 25 ou 50 minutes au lieu des 30 ou 60 minutes habituelles. Essayez donc. Vos collègues apprécieront probablement ce temps supplémentaire.

Les calendriers en ligne peuvent vous aider à rester organisé, productif et connecté à votre équipe, où que vous soyez. Si vous ne savez pas quelle application de calendrier choisir, essayez Microsoft Outlook pour les entreprises. Pour une solution complète incluant Microsoft Outlook, achetez Microsoft 365 pour les entreprises afin de pouvoir commencer immédiatement.  

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