Cinq astuces pour augmenter la productivité de votre équipe en télétravail

En tant que gérante de Create & Cultivate, une petite entreprise basée sur une plateforme en ligne et qui propose une série d’événements hors ligne pour les femmes qui cherchent à créer et développer la carrière de leurs rêves, je suis fière d’avoir réussi à bâtir une culture d’équipe soudée. En tant que petite équipe et compte tenu de la nature de notre travail, nous étions habitués à voyager ensemble, à travailler le week-end et à organiser des événements à grande échelle. 

Quand nous sommes passés au télétravail à temps plein, notre équipe a dû procéder à des ajustements majeurs et trouver de nouvelles façons de maintenir la communication dans toute l’entreprise tout en préservant un bon moral. Rester productif a toujours constitué un véritable défi, accentué par les circonstances actuelles. 

Au cours des derniers mois, j’ai trouvé quelques astuces que nous, en tant qu’équipe, avons pu mettre en œuvre pour stimuler la productivité de notre entreprise.  

Profiter au maximum de vos heures de « travail » en prenant des pauses régulières et en réduisant les distractions

Initialement, après la transition complète de notre équipe vers le télétravail, nous avons essayé de fonctionner de la même manière que si nous étions au bureau. Sauf qu’une conversation rapide de cinq minutes dans le couloir pour résoudre un problème a été remplacée par une réunion par visioconférence de trente minutes ou des rafales de pings et chats. Ces sessions prolongées ont inévitablement conduit à une augmentation massive de la communication en plus d’une succession de réunions. 

J’ai rapidement réalisé qu’il était désormais impossible de tenir une réflexion approfondie ou de se consacrer pleinement à son travail, et ma productivité a commencé à en pâtir. Il était donc indispensable de réorganiser mes journées (et même mes pauses déjeuner), pour éviter de rester devant mon ordinateur de 7 h à 19 h sans prendre de pauses

Pour nous, petits entrepreneurs, notre entreprise est notre gagne-pain. Et aujourd’hui, plus que jamais, la pression imposée pour maintenir un rythme de travail normal est très forte, mais vous devez aussi penser à vous.  

  • Réservez du temps pour vous. Comme nous ne nous rendons plus au bureau, les horaires n’existent plus tout comme les limites. Nous les avons rétablis en nous réservant des créneaux dans notre emploi du temps. J’en ai ainsi profité pour me promener, déjeuner et prendre un moment pour moi, ce qui était essentiel pour moi, pour me vider la tête avant de me replonger dans le travail. En planifiant des périodes « NE PAS DÉRANGER », j’ai réussi à trouver un équilibre entre ma famille, ma vie et mon travail. Si je n’avais pas choisi de m’organiser ainsi et de tenir compte de mes capacités, j’aurais perdu toute motivation et efficacité. Grâce à ces créneaux, nous gardons tous un bon moral et pouvons prendre du temps pour nous ressourcer. 
  • Limitez les distractions au travail. J’encourage mon équipe à définir leur statut sur Ne pas déranger, ce qui favorise la productivité. Avec l’augmentation des appels vidéo et des conversations par messagerie instantanée, nous passons plus de temps à communiquer qu’à travailler. Dans un bureau, quelqu’un peut voir que votre porte est fermée, mais à la maison, c’est impossible. Ainsi, lorsque je travaille sur des projets ou des offres importants, je définis mon statut sur Ne pas déranger afin de ne pas recevoir de notifications distrayantes ou de demandes ponctuelles pendant que j’essaye de me concentrer. Cela m’a ainsi permis de terminer des tâches en avance et de rester concentrée et motivée. 

Exploiter au maximum le cloud

La conception fait partie intégrante de Create & Cultivate. Nous créons chaque jour de nouvelles pièces créatives qui nécessitent de nombreux retours et une collaboration entre les différents départements. Au début, nous n’utilisions pas le cloud et le processus de création était laborieux. Je recevais un fichier, j’envoyais un e-mail avec toutes mes notes, et ainsi de suite jusqu’à ce que les fils de discussion deviennent longs et compliqués, et le contrôle de version un problème. 

En stockant nos documents dans un seul endroit, nous économisons un temps considérable, car il n’est plus nécessaire de parcourir un fil d’e-mails interminable à la recherche d’informations précises ni de vérifier si nous travaillons sur la dernière version. Le télétravail a montré à quel point une solution basée sur le cloud peut être précieuse, en permettant notamment de créer des documents collaboratifs. 

Avec ma directrice artistique adjointe, nous pouvons ainsi examiner les présentations créatives en même temps. Je peux déposer les images dont elle a besoin pour des diapositives spécifiques, qu’elle peut mettre en page en temps réel. Dans le même temps, je peux poursuivre mon travail et lui laisser des notes sur la diapositive 9 pendant qu’elle termine la diapositive 7. L’alternance de nos contributions nous permet d’optimiser notre temps, car nous sommes en mesure de travailler en même temps sur le même document. 

Enregistrer des réunions pour faire gagner du temps aux autres 

Dans ce nouvel environnement de télétravail, les gens ont des responsabilités multiples. Cette situation les empêche souvent d’assister à autant de réunions que lorsqu’ils étaient au bureau. Les parents doivent faire l’école à la maison, les conjoints doivent partager un espace de travail et peuvent avoir des réunions qui se chevauchent, sans compter les nombreuses autres choses à faire chaque jour. Devoir jongler avec ces responsabilités, nouvelles et habituelles, rend difficile certains appels.  

Pour toutes ces raisons, mon équipe a commencé à enregistrer des réunions. Maintenant, nous n’avons plus à paniquer si nous manquons un appel ou une partie d’un appel, car nous pouvons rattraper notre retard à notre rythme. 

Il n’est ainsi plus nécessaire d’attendre la synthèse d’un membre de l’équipe. Nous pouvons regarder l’enregistrement et revenir en arrière pour voir ce que nous avons manqué pendant les cinq minutes où notre enfant a fait une crise de colère ou le livreur Uber Eats a frappé à notre porte.    

Mettre en place un suivi de progression quotidien

Quand nous étions tous au bureau, la fréquence des réunions était faible, car nous pouvions poser une question générale ou nous adresser directement à notre voisin. En télétravail, cette approche ne fonctionne pas, car il se passe trop de choses quotidiennement. En plus de cela, les discussions informelles ne sont plus possibles. 

Avec toutes les variables inconnues, nous avons mis en place un suivi de progression en fin de journée pour voir si l’équipe parvenait à tenir ses objectifs. Ces points quotidiens n’ont pas besoin de durer une heure, ce qui permet de libérer un temps considérable. 

Ce faisant, tout le monde dispose du même niveau d’information. Ces échanges quotidiens nous aident à rester concentrés et plus productifs, tout en permettant de résoudre rapidement des problèmes et d’anticiper les obstacles potentiels qui pourraient entraver la progression. 

Préserver la culture de votre bureau et le moral de votre équipe élevé

Les équipes heureuses sont plus productives, et préserver leur moral en ces temps incertains est la priorité de Create & Cultivate. Lorsque nous allions au bureau, il était beaucoup plus facile de garder un état d’esprit optimiste, grâce par exemple aux happy hours tous les jeudis, avec des invités spéciaux, de la bonne nourriture et des conversations intéressantes. 

Ce concept d’happy hours nous a vraiment inspirés, car nous recherchions un moyen de maintenir ce lien social et de rester en contact. Résultat ? Nous organisons désormais deux happy hours virtuels et informels par semaine par chat vidéo. Nous avons constaté que, surtout en ces temps difficiles, ces discussions légères avec notre équipe nous ont aidés à compenser l’absence de communication en face à face, tout en se tenant informés sur la façon dont les employés s’acclimatent au nouvel environnement. 

Nous envoyons également chaque semaine des e-mails d’astuces et de conseils, allant de séries télé à regarder dans le week-end à des idées d’exercice à domicile. Cela permet de rappeler que nous sommes tous dans la même situation, ce qui renforce ce sentiment de solidarité dans l’équipe.  


Dans ce contexte sans précédent, il est plus important que jamais de réévaluer et d’adapter nos flux de travail aux réalités actuelles du télétravail. Les aspects qui favorisaient autrefois la productivité et un bon moral dans notre environnement de travail ne sont pas forcément aussi efficaces actuellement. Mais, des ajustements simples sont possibles. En tant que gérante d’une petite entreprise, ces quelques astuces nous ont permis d’optimiser notre temps tout en préservant notre efficacité, sans pour autant sacrifier notre temps personnel, nécessaire pour se relaxer et recharger les batteries. 

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