Tirer pleinement parti de la visioconférence gratuite

Le monde dans lequel nous travaillons est en constante évolution et maintenant, plus que jamais, les équipes sont dispersées et les employés travaillent à distance. Au cours des dix dernières années, le télétravail a augmenté de 91 %, tout comme notre besoin d’outils de productivité qui nous permettent de collaborer en temps réel.  

La communication en face à face est un outil puissant. Environ 55 % de la communication passe par le langage corporel, 38 % par le ton et 7 % par les mots. Des études récentes montrent que 84 % des personnes préfèrent les réunions à distance. 

Pourtant, près de 100 % des personnes pensent que les réunions en face à face sont essentielles pour les relations professionnelles à long terme. Ainsi, rester en contact via la visioconférence gratuite permet de répondre aux besoins des travailleurs et des équipes à distance en la matière, tout en améliorant la communication et la compréhension entre les participants.  

Pourquoi choisir un service de visioconférence gratuit ?

Déjà largement utilisée dans de nombreux secteurs, la visioconférence gratuite n’est pas nouvelle et est généralement accessible dans le cadre d’une plateforme de communications unifiées. Il s’agit d’un excellent outil pour les réunions et la collaboration entre collègues. Par ailleurs, avec l’augmentation du nombre de télétravailleurs, elle est de plus en plus utilisée. Mais qui peut bénéficier de la visioconférence gratuite ? Les petites entreprises, les entrepreneurs et même les grandes entreprises.  

Pour une petite entreprise ou un entrepreneur, ce n’est jamais facile. Chaque euro compte, il n’est donc généralement pas envisageable d’investir dans du matériel ou des logiciels coûteux. À cet égard, la visioconférence gratuite est un excellent moyen de bénéficier d’outils de collaboration de haut niveau avec peu ou pas d’investissement. Les grandes entreprises peuvent quant à elle essayer plusieurs programmes de visioconférence gratuits pour déterminer ceux qui répondront à leurs besoins. 

Les fonctionnalités de visioconférence indispensables

Les capacités d’un programme de visioconférence gratuit sont essentielles et diffèrent d’un programme à l’autre, mais tirez-vous le meilleur parti du vôtre ?  

Voici quelques fonctionnalités qui peuvent faire la différence :  

Partage d’écran  

Vous cherchez à renforcer l’efficacité de vos réunions ? Si vous utilisez la visioconférence gratuite, il est probable qu’un collaborateur ou vous-même travailliez à distance. Le partage d’écran associé à la visioconférence permet de garder les équipes connectées tout en simplifiant et optimisant la collaboration en temps réel. Les participants voient ainsi la même chose, ce qui garantit un même niveau d’information. 

Partage de documents 

Assurez-vous que le programme de visioconférence gratuit que vous choisissez permette le partage de documents, qui vous épargnera l’envoi de documents par e-mail avant ou après la réunion. Grâce à cette fonctionnalité, vous donnez un accès instantané aux documents et présentations de votre réunion. Celle-ci se déroule ainsi sans interruptions ni distractions. 

Contrôles de modération 

Les visioconférences en ligne pouvant réunir deux ou cent personnes (ou plus encore), certaines fonctionnalités sont essentielles. Nous avons déjà tous participé à un appel où quelqu’un oublie de couper son micro : c’est distrayant et cela peut rapidement affecter la dynamique de la réunion. Avec les contrôles de modération, l’organisateur de la réunion a la possibilité de prendre le contrôle en cas de besoin. Recherchez la possibilité de désactiver et de réactiver le micro des participants pour supprimer ceux qui ne devraient pas être là.  

Fonctionnalités de chat 

Les fonctionnalités de chat permettent aux participants de s’impliquer, de collaborer, de poser des questions, etc., sans interrompre le déroulement de la réunion. Qu’il s’agisse d’un message privé adressé à un individu ou à un groupe, le chat est une fonctionnalité très importante.  

Conseils pour une visioconférence gratuite réussie 

Être prêt 

• Vous devez savoir utiliser le logiciel et ses fonctionnalités. La maîtrise de l’outil vous aidera à mieux contrôler la réunion, tout en offrant une meilleure expérience à toutes les personnes impliquées. 

• La mauvaise qualité des appels audio et vidéo est généralement due à la connexion. Vérifiez donc que votre connexion Internet est stable et évitez les mauvaises surprises.   

S’assurer de la sécurité

• Un piratage se produit toutes les 39 secondes. Et la visioconférence n’est pas à l’abri. Vous pouvez éviter ce problème en vous assurant que le logiciel que vous utilisez permet le chiffrement.  

• Ce n’est pas toujours une menace extérieure qui peut gâcher votre journée. Assurez-vous de supprimer toutes les informations confidentielles ou propriétaires de l’arrière-plan ou d’utiliser un flou d’arrière-plan si votre programme de visioconférence gratuit le propose.  

Travailler plus intelligemment 

• Quel que soit l’outil que vous utilisez, assurez-vous qu’il améliore (et n’empêche pas) la capacité de vos équipes à travailler plus intelligemment. Si votre logiciel de visioconférence gratuit ne permet pas de s’impliquer et de collaborer, ce n’est peut-être pas le bon outil.  

La valeur de la visioconférence gratuite 

Notre façon de travailler change presque quotidiennement, mais le besoin de se retrouver en face à face est humain. La visioconférence gratuite nous aide à combler le fossé et à tisser des liens avec des collègues du monde entier. 

Lorsque nous sommes vus, nous nous sentons entendus et nous communiquons de manière naturelle, y compris de manière verbale et non verbale. Avec de plus en plus d’employés en télétravail ou dans différents bureaux, la visioconférence gratuite restera un outil professionnel précieux. Veillez simplement à en tirer le meilleur parti.