Quatre conseils essentiels pour gérer plusieurs tâches à la fois avec efficacité

Être multitâche est essentiel dans le monde des affaires moderne. Il n’y a tout simplement pas assez de temps dans une journée pour tout faire si vous ne traitez qu’une seule tâche à la fois. Une gestion multitâche qui soit productive est particulièrement importante pour un chef d’entreprise. Avec tout ce que vous avez à faire, vous il vous faut réussir à gérer plusieurs tâches simultanément.  

Pour que vos efforts pour être multitâche soient plus efficaces que jamais, inspirez-vous des quatre conseils ci-dessous.  

 Maximisez votre productivité lors de vos déplacements  

Pour réduire le nombre de tâches que vous devez gérer au bureau, profitez de ces moments où vous n’y êtes pas physiquement. Si vous passez une heure ou davantage à vous déplacer pour des questions professionnelles, personnelles ou familiales, profitez-en. Utilisez les fonctionnalités de Play My Emails dans Outlook pour iOS pour écouter vos e-mails tout en gardant un œil sur d’autres choses.    

Par exemple, vous pouvez écouter des e-mails tout en préparant le petit-déjeuner pour votre famille ou tout en promenant votre chien le matin. Vous n’avez que deux mains, et elles sont parfois occupées à d’autres tâches. Vaquez à ces tâches tout en vidant votre boîte de réception.   

Fixez des limites 

Pour être multitâche et efficace, vous devez fixer des limites. Limitez la quantité de choses que vous essayez de faire en même temps. Cela peut sembler paradoxal, car être multitâche consiste à exécuter plusieurs activités à la fois. Cependant, à trop multiplier les tâches, vous risquez de perdre en rendement et de provoquer ainsi l’effet inverse à celui recherché.  

Par exemple, imaginez une journée de travail chargée. Vous avez cinq onglets ouverts dans votre navigateur Web et votre téléphone vibre juste à côté de votre clavier. En outre, vous essayez d’écrire un e-mail, et quelqu’un vous envoie une demande pour chatter avec vous en vue de planifier une réunion. Avec autant d’activités en cours, inévitablement vous ne parviendrez pas à les mener à bout.   

Comment pourriez-vous améliorer ce scénario pour augmenter votre productivité ? Éliminez le désordre et essayez de travailler sur deux choses seulement. Par exemple, paramétrez votre ordinateur sur Ne pas déranger ou sur Focus. Ensuite, travaillez sur cet e-mail que vous devez absolument envoyer et surveillez votre téléphone concernant les mises à jour d’un projet. Mener une seule activité à la fois n’est pas réaliste, mais tout faire en même temps ne fonctionne pas non plus  

Dressez une liste de vos priorités premières 

Cela peut facilement impressionner de se trouver en début de journée face à une longue liste de tâches à réaliser. Vous vous asseyez et réalisez aussitôt que vous avez dix tâches à effectuer. Cette montagne de travail peut vous dépasser et retarder votre progression.  

Pour gérer plusieurs tâches à la fois avec efficacité dans une telle situation, hiérarchisez votre liste de tâches. Prenez cinq minutes pour noter tout ce qui doit retenir votre attention. Sur cette liste, numérotez vos tâches selon leur importance, avec en n°1, la tâche la plus urgente.  

À partir de là, c’est simple… mettez-vous au travail ! Commencez par les deux premiers éléments de votre liste et gardez les autres pour plus tard dans la journée. Lorsque vous commencerez à barrer les entrées de cette liste que vous aurez traitées, vous vous sentirez motivé pour continuer et la terminer. Au pire, si vous manquez de temps, les tâches les plus urgentes seront, elles, déjà terminées.  

H2 : Éliminez les sources de distraction alentours 

Créer un environnement de travail productif est crucial pour gérer plusieurs tâches correctement. Si votre espace de travail contribue à distraire continuellement votre attention, vous ne parviendrez à rien. Et, même si vous progressez, la qualité de votre travail s’en trouvera affectée négativement.   

Par exemple, de nombreuses personnes aiment écouter de la musique pendant qu’elles travaillent. La musique de fond est une pratique courante, que ce soit avec des écouteurs ou des haut-parleurs de bureau. Cependant, une chanson peut détourner votre attention lorsque vous pensez aux paroles qu’elle véhicule. 

Essayez d’opter pour de la musique instrumentale, de la musique classique. Cette approche vous apporte le bruit de fond que vous recherchez sans la distraction négative que peut causer le message d’une chanson.  

Optimisez vos performances 

L’attention est un bien précieux dans le monde connecté d’aujourd’hui. La nécessité d’être multitâche est évidente, mais la plasticité du cerveau humain a ses limites. Découvrez quelle méthode de travail vous convient le mieux et effectuez les ajustements nécessaires pour optimiser vos performances.  

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