4 conditions incontournables pour créer une messagerie professionnelle comme un pro de l’informatique

À ceux qui détestent les e-mails, attention ! Une récente étude montre que la messagerie est l’outil de communication professionnelle le plus utilisé et que son importance continuera d’augmenter au cours des cinq années à venir. Cette étude montre également que les employés passent 3,2 heures par jour à consulter leurs e-mails professionnels. Une autre étude menée par The Radicati Group indique qu’en moyenne, 122 e-mails professionnels ont été échangés par utilisateur et par jour au cours de l’année passée.

Que signifient toutes ces données ? Elles nous rappellent que la messagerie est, et continuera d’être, une application stratégique pour toutes les entreprises, grandes ou petites. Lors de la création d’une solution de messagerie professionnelle, plusieurs facteurs sont à prendre en compte, notamment si vous évoluez dans une PME amenée à se développer au cours des cinq prochaines années.

Pour trouver le service de messagerie le mieux adapté à votre entreprise, privilégiez les services qui répondent aux critères incontournables suivants :

  1. Solution d’hébergement mail : il existe deux principales options de création de messagerie professionnelle : messagerie interne et hébergement mail. Pour de nombreuses entreprises, le coût total de possession lié à une messagerie interne n’a pas vraiment de sens. Il peut être synonyme de limites en termes de stockage, ce qui n’est pas pratique pour vos employés et implique que votre entreprise se charge des mises à niveau et des sauvegardes. Cependant, lorsque vous utilisez une solution d’hébergement mail, les hébergeurs mail soulagent votre équipe informatique de ce fardeau. Le service d’hébergement mail offre aussi aux utilisateurs professionnels des options de stockage dynamiques et évolutives qui répondent au développement de votre entreprise.
  1. Espace serveur adapté : selon la taille de votre entreprise et ses besoins en matière de stockage, vous devrez choisir entre un hébergement partagé ou dédié. De nombreuses petites entreprises optent dans un premier temps pour un hébergement partagé (serveur physique partagé par plusieurs clients). En effet, cette solution abordable offre tous les avantages des services d’hébergement mail, sécurité, fiabilité et respect de la vie privée notamment. Lorsque cet espace serveur partagé ne suffit plus, les entreprises peuvent se tourner vers des serveurs de messagerie professionnelle dédiés. En outre, une solution dédiée permet souvent une plus grande personnalisation.
  2. Accès mobile : dans un monde où tout va très vite, la compatibilité entre votre solution de messagerie et les appareils mobiles de vos employés est essentielle. Elle permet à vos employés d’accéder à leurs e-mails professionnels lorsqu’ils ne sont pas à leur bureau, et il est important que vous envisagiez à une messagerie avec calendrier mobile et fonctionnalités de partage de documents. En outre, veillez à opter pour une solution avec mise à niveau cohérente en termes de technologie mobile et capable d’assurer la synchronisation des autres appareils.
  3. Un bon fournisseur : lors de la sélection d’un service de messagerie professionnelle, le fournisseur est tout aussi important que la solution. Choisissez une entreprise de confiance, forte de plusieurs années d’expérience et offrant d’excellents services d’hébergement mail. Concrètement, optez pour un fournisseur proposant des garanties en termes de disponibilité, de fiabilité et de sécurité. La solution de messagerie du fournisseur doit faciliter la tâche de vos employés et proposer des fonctionnalités telles que l’intégration entre le calendrier, les contacts et les fichiers, un calendrier partagé, ainsi qu’une assistance assurée par des experts et disponible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.

De toute évidence, les e-mails ne sont pas prêts de disparaître.

Les entreprises doivent prêter une attention particulière à la mise en place d’une solution de messagerie professionnelle afin que celle-ci améliore son efficacité et ait un impact positif sur son chiffre d’affaires.

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