6 règles à suivre pour rendre une visioconférence plus efficace

À quand remonte votre dernière réunion non dématérialisée ? Force est de constater que la plupart des rendez-vous professionnels sont désormais virtuels. Les réunions en ligne ou virtuelles sont très pratiques, c’est vrai, mais les participants ont tendance à être moins attentifs que lorsqu’ils sont physiquement réunis dans la même salle. Et lorsqu’ils sont distraits, ils perdent le fil de la réunion, obligeant leurs interlocuteurs à se répéter, ce qui fait perdre un temps précieux à tout le monde.

Pour améliorer l’efficacité de vos réunions, changez vos habitudes en suivant les six conseils suivants.

1. Ordre du jour : que les personnes participant à la réunion se trouvent dans le même immeuble ou dans des pays différents, il est impératif que tout le monde soit sur la même longueur d’onde. Et même si cela n’est plus très en vogue, rien ne vous empêche d’établir un ordre du jour. Mentionnez les questions inscrites à l’ordre du jour dans le corps de votre invitation de calendrier ou de votre e-mail au moins 24 à 48 heures avant la réunion. Tous les participants auront ainsi la possibilité de réfléchir à ce qu’ils attendent de la réunion. Et si vous êtes le destinataire d’un ordre du jour, lisez-le ! Même si vous connaissez le projet ou les sujets de discussion, vous découvrirez peut-être des informations importantes sur les perspectives ou préoccupations mises sur la table, et cela vous évitera de vous retrouver pris de court.

2. Préparez-vous : que votre réunion comporte ou non un ordre du jour, identifiez clairement ce que vous en attendez. Avant la réunion, rassemblez les notes ou informations dont vous pourriez avoir besoin, et préparez vos éventuelles questions. En étant bien préparé, vous ne risquerez pas de vous laisser surprendre par certaines questions et pourrez aisément participer à la discussion en cours. N’hésitez pas à noter les questions figurant à l’ordre du jour, s’il y en a un, ou à préparer vos notes à l’avance, en plaçant les idées et objectifs initiaux en tête de liste. Quelle que soit la façon dont vous vous préparerez, cela vous permettra de vous souvenir de votre propre ordre du jour lorsque la réunion démarrera.

3. Résolvez vos problèmes techniques : qu’il s’agisse de votre première ou de votre millionième webconférence, vérifiez que vous savez vous servir du matériel. Relisez les instructions de connexion et vérifiez que vos haut-parleurs fonctionnent. Si vous avez besoin d’Internet pour accéder à votre conférence ou aux e-mails et notes en lien avec la réunion, vérifiez que le Wi-Fi fonctionne ! Il n’y a rien de plus agaçant que de devoir attendre quelqu’un qui n’est pas prêt à l’heure où la réunion doit commencer. Évitez donc d’agacer les autres participants en arrivant dans la salle de conférence en avance et en vous connectant un peu avant l’heure prévue. Si vous coupez le son de votre téléphone en attendant que les autres participants se connectent, profitez-en pour vous concentrer sur le contenu de votre réunion plutôt que de vous éparpiller.

4. Partager, c’est être attentif aux autres : si vous présentez des informations en illustrant votre propos à l’aide de visuels ou de statistiques, ou si vous faites référence à des documents externes, assurez-vous que tout le monde suit. Configurez un partage d’écran pour capter l’attention de votre auditoire, et veillez à ce que tout le monde reste sur la même longueur d'onde. Vous éviterez ainsi les questions telles que « Attendez ! Où sommes-nous ? » ou « Une minute, je ne suis pas encore à la bonne page ». En partageant votre écran pendant la visioconférence, personne ne sera à la traîne. Attention : si vous partagez votre écran, pensez à fermer les programmes ou notifications d’e-mails, d’appels téléphoniques ou de messages instantanés afin d’éviter les situations gênantes.

5. Soyez direct : l’une des difficultés lors des réunions en ligne consiste à savoir qui doit intervenir. Selon les participants et leur personnalité, il peut arriver que tout le monde se mette à parler en même temps ou, au contraire, qu’une intervention soit suivie d’un long blanc. Pour éviter ces moments de confusion, posez des questions en vous adressant nommément aux autres participants. Si certaines personnes travaillent ensemble ou attendent que telle ou telle étape soit terminée pour poursuivre, n’hésitez pas à leur demander si elles ont quelque chose à ajouter ou des questions à poser. En employant un ton direct pour mener la conversation, vous optimiserez le temps de réunion tout en permettant à chacun de se faire entendre.

6. Personnalisez vos réunions :les réunions en ligne, par téléphone ou virtuelles sont parfois très ennuyeuses. Vous ne pouvez pas compter sur le langage corporel pour interpréter les réactions des participants ou pour voir s’ils suivent. Pour que votre auditoire reste attentif, imprimez votre personnalité à la réunion. Soyez aussi avenant que si vous étiez tous dans la même salle. Un ton énergique vous permettra de maintenir l’attention des autres participants. Empêchez-les de « décrocher » en vous adressant directement à eux par exemple. Si tout le monde est attentif, l’ordre du jour défilera rapidement, et vous aborderez un plus grand nombre de sujets en moins de temps.

Quel que soit le format de la réunion, évitez à tout prix la confusion. Préparez-vous, impliquez vos collègues, et vos réunions seront claires et en phase avec vos objectifs.

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