Outils de communication et de collaboration pour votre entreprise

Aujourd’hui, les effectifs sont plus dispersés que jamais : en 2015, 37 % des travailleursont pratiqué le télétravail. Les entreprises occupent de multiples sites, et les partenariats commerciaux s’étendent au monde entier. Outre la séparation physique, les équipes d’une même entreprise sont réparties par projet et service. Ces barrières mènent malheureusement à des cloisonnements en matière de communication, ce qui accentue la séparation et entrave le travail d’équipe et la collaboration.

Ces cloisonnements peuvent avoir des effets négatifs sur votre entreprise. Ils créent des barrières entre les équipes, et perturbent souvent la communication au sein de l’organisation. Mais ce n’est pas tout. Penchons-nous sur l’impact général que peut avoir le cloisonnement au sein de votre entreprise.

  • Entrave la communication et inhibe la culture d’entreprise : les équipes cloisonnées finissent pas inhiber la culture d’entreprise. Les employés ont besoin de communication, de collaboration et d’un environnement de travail épanouissant. Ils veulent pouvoir être eux-mêmes et avoir le sentiment d’appartenir à une équipe. En fait, 47 % des travailleurs trouvent motivant d’entendre des collègues parler de la réussite de leurs projets.
  • Crée des doublons : il peut être frustrant de découvrir qu’un autre membre de votre entreprise (qui appartient à une autre équipe ou à un autre service) fait le même travail ou recherche les mêmes informations que vous. Lorsque les équipes ne sont pas tenues informées des projets de leurs collègues, l’impact sur la productivité de l’entreprise peut être significatif.
  • Empêche les employés d’accéder aux informations dont ils ont besoin : en moyenne, un employé passe près de 20 % de son temps à rechercher des informations internes ou des collègues susceptibles de l’aider à accomplir des tâches spécifiques.

Apprenez à utiliser les outils de communication pour décloisonner l’information et permettre aux employés de partager efficacement leurs idées.

Simplifier la gestion et le stockage des fichiers

Le partage des fichiers entre équipes, outils, appareils et services doit être simple. Une plateforme ou une suite d’outils bien intégrés peut faciliter les connexions entre les employés, contenus et applications métier de l’organisation. Avec une telle suite, des sites d’équipe peuvent aider les employés à collaborer sur les documents, à stocker les informations et à gérer les projets. Cela permet à plusieurs équipes de partager et de modifier des documents en temps réel, facilitant ainsi la collaboration à différents niveaux tout en fournissant une plateforme centralisée et facile d’accès pour trouver ces documents.

Pour améliorer la productivité, les sites d’équipe doivent être accessibles en tout lieu afin de disposer d’informations sécurisées et de collaborer à distance et sur des appareils mobiles.

Élargir l’utilisation d’outils de communication basés sur des équipes ou projets

Les équipes qui n’échangent pas régulièrement ne sont généralement pas au courant de ce sur quoi leurs collègues travaillent. Les réseaux sociaux d’entreprise conçus pour la communication intra-organisation peuvent contribuer à décloisonner l’information. Les employés peuvent créer des groupes intra-entreprise et intra-service sur des thèmes d’intérêt commun ainsi que sur les réussites et les connaissances acquises pour résoudre les problèmes et trouver des idées. Souvent, les organisations sont également confrontées à des cloisonnements hiérarchiques propres à la direction, aux pratiques de communication internes et à la culture d’entreprise. Ces barrières hiérarchiques peuvent être levées en créant des groupes au sein d’outils de communication basés sur des équipes pour inciter les employés à échanger avec les cadres.

Améliorer les relations interpersonnelles

Des outils de communication facilement accessibles, comme la messagerie instantanée, les appels vocaux et la visioconférence, permettent aux employés de communiquer avec leurs pairs de différentes façons. S’ils sont habilités à choisir leur mode de communication (et s’ils peuvent joindre leurs pairs en tout lieu), les employés tisseront des relations interpersonnelles plus solides.

Le choix des outils de collaboration adéquats contribuera à améliorer la communication, à offrir un meilleur accès aux ressources et à renforcer la productivité des équipes.

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