7 astuces du calendrier pour travailler à distance

Comment optimiser la productivité et l’efficacité ? Il n’y a pas de solution miracle, mais les astuces du calendrier peuvent vous aider à vous organiser. De la planification de créneaux « sans réunion » à l’intégration à un mobile pour ne manquer aucune réunion, l’optimisation du calendrier est cruciale pour travailler à distance.

Voici sept astuces simples du calendrier pour améliorer votre productivité :

  1. Prévoyez des créneaux « sans réunion » : au lieu de faire plusieurs choses en même temps, réservez-vous des moments où vous ne serez pas interrompu. « Lorsque l’on fait plusieurs choses en même temps, c’est souvent mal fait », selon David Sanbonmatsu, professeur de psychologie à l’université d’Utah. « Généralement, les personnes qui font plusieurs choses à la fois les font mal… Ce sont des personnes qui ne savent pas contrôler leurs impulsions ». (Forbes.)
  2. Configurez vos heures d’absence du bureau : sur votre calendrier, identifiez les créneaux et jours où vous êtes indisponible ou absent du bureau.

    • Conseil : définissez les heures où vous êtes régulièrement indisponible (rendez-vous personnels, temps de transport, etc.) comme des heures d’absence du bureau récurrentes. Pour ce faire, dans Outlook, ouvrez la réunion que vous souhaitez définir comme récurrente et dans l’onglet Réunion (groupe Options), cliquez sur Périodicité. Sélectionnez la fréquence de votre choix, définissez les options de fréquence et cliquez sur OK.
  3. Intégrez votre calendrier à votre mobile : comme tout le monde, il peut vous arriver d’assister à une réunion qui s’éternise. Et si jamais vous n’avez pas votre ordinateur portable sur vous et que vous ne vous souvenez pas de l’heure et du lieu de la réunion suivante, vous devrez repasser à votre bureau pour vérifier ces informations et arriverez en retard à la réunion suivante. Pour éviter de vous retrouver dans ce genre de situation, il vous suffit d’intégrer votre calendrier à votre appareil mobile.
  1. Prévoyez une marge : si possible, prévoyez une marge de 10 minutes après chacune de vos réunions pour avoir le temps de vous préparer à la suivante. Cela vous évitera d’avoir l’impression de « courir » d’une réunion à l’autre.
  2. Octroyez-vous des pauses : si vous enchaînez les tâches sans jamais faire de pause, vous risquez de vous épuiser. « Au cours d’une journée de travail, il est nécessaire de se lever de temps en temps pour se dégourdir les jambes et s’aérer la tête », conseille l’équipe santé du Huffington Post. Prévoyez des pauses sur votre calendrier pour éviter de vous épuiser et stimuler votre créativité. Et tenez compte des rappels de votre calendrier.
  3. Définissez des rappels de mise au point : lorsque l’échéance d’un projet important se rapproche, programmez des rappels pour effectuer des mises au point qui vous serviront de repères. Vous serez ainsi assuré d’atteindre vos objectifs avant la date butoir et vous épargnerez le stress de fin de projet. Incluez les membres de votre équipe à vos rappels de calendrier pour les encourager à prendre part à ces mises au point.
  4. Intégrez vos contacts professionnels : invitez plus facilement vos contacts professionnels en intégrant votre liste de contacts à votre calendrier.

Conseil : dans Office 365, vous pouvez ajouter un contact à partir d’un e-mail. Ouvrez le message et vous verrez le nom de la personne sur l’une des lignes suivantes : De, À, Cc ou Cci. Cliquez sur le nom avec le bouton droit de la souris, puis cliquez sur Ajouter aux contacts Outlook. Une nouvelle fenêtre s’ouvre. Entrez les détails de votre choix, puis cliquez sur OK lorsque vous avez terminé.

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