Archivage mail : la meilleure fonctionnalité de votre messagerie

Quel que soit votre secteur d’activité, vous envoyez et recevez probablement plusieurs e-mails par jour. Il s’agit d’un moyen rapide et très pratique de communiquer avec vos pairs, collègues et clients, de même qu’avec vos proches. L’e-mail est évidemment un outil de communication extrêmement populaire, notamment parce qu’il permet de conserver des conversations et qu’il peut faire office de référentiel de recherche d’informations.

En fait, les études montrent que la propriété intellectuelle d’une organisation est aux trois quarts contenue dans les systèmes de courrier et de messagerie. Il est donc impératif de protéger ces données et de ne pas les supprimer. Mais de telles quantités d’informations peuvent saturer les serveurs de stockage de votre entreprise.

Alors, quelle est la meilleure solution ?

L’archivage mail n’a rien de nouveau. Cet outil existe depuis des années. Mais pourquoi si peu d’entreprises l’utilisent-elles ? L’utilisation d’un système d’archivage électronique offre les cinq avantages suivants :

  • Stockage. Lorsque les données des e-mails sont stockées sur des serveurs actifs, elles peuvent considérablement réduire les performances du serveur à mesure que celui-ci se remplit. Les deux seules options consistent à supprimer tous les e-mails (ce qui n’est pas envisageable dans la mesure où des données importantes seront alors définitivement perdues) ou à les stocker ailleurs. L’archivage mail utilise cette deuxième option puisqu’elle transfère les données vers un serveur hors site sécurisé ou vers un environnement cloud. Certaines solutions utilisent la compression et/ou la déduplication avancées pour réduire l’espace disque requis dans les archives, parfois de 50 % ou plus.
  • Restauration. Selon les solutions de sauvegarde dont vous disposez, l’archivage mail peut accélérer le processus lorsqu’une restauration de vos données s’avère nécessaire. Cela est dû au fait que les données archivées prennent moins de place. En outre, la restauration des e-mails non archivés devient plus rapide et plus simple, car la charge de données du serveur de courrier est réduite.
  • Sécurité. Ce n’est pas parce que vos anciens e-mails sont stockés ailleurs qu’ils ne sont pas aussi bien protégés que les e-mails de votre environnement de boîte de réception actif. Si vous disposez d’un système d’archivage électronique adéquat, vos données sont conservées et protégées grâce à des sauvegardes régulières et à des fonctionnalités de récupération d’urgence de premier ordre. Pour bénéficier d’un service optimal, recherchez un fournisseur offrant un contrat SLA qui garantit financièrement des performances, une fiabilité et un temps de disponibilité de 99,9 %.
  • Productivité. Lorsque vos serveurs actifs contiennent des tonnes d’e-mails, les recherches spécifiques peuvent être laborieuses. En outre, grâce à la désactivation des quotas de boîtes e-mail et à la configuration de l’archivage automatique, les employés ne passent plus un temps précieux à supprimer des e-mails ou à les déplacer vers des fichiers PST. Enfin, lorsque vous permettez à vos employés d’accéder facilement aux données des e-mails archivés et sauvegardés, le pouvoir est entre leurs mains, ce qui signifie qu’ils n’ont pas à solliciter le service informatique pour le faire à leur place.
  • Mise en conformité. Dans la plupart des secteurs, les organisations sont tenues de tenir des registres commerciaux. Et comme les e-mails contiennent souvent de tels registres, leur suppression n’est pas envisageable. Dans certains secteurs (santé, services financiers, industrie pharmaceutique et énergie, par exemple), des règles encore plus strictes s’appliquent aux registres commerciaux.

Avant de choisir un système d’archivage électronique, n’oubliez pas d’effectuer des recherches sur les fournisseurs et privilégiez ceux qui proposent une solution conviviale vous permettant de garder le contrôle tout en bénéficiant d’une sécurité et d’une fiabilité optimales.

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