Tirez parti de l’agenda et mail professionnel en déplacement

Mellicia Marx travaille dans le secteur du relooking. Elle dirige Poplin Style Direction, une agence de styliste personnelle et de conseil en image. Et pour offrir un service optimal à chaque client, Mellicia Marx se déplace beaucoup au cours d’une même journée. Elle doit être en mesure d’accéder à son mail et à son agenda professionnels sur différents appareils afin de rester performante (et connectée) où qu’elle se trouve.

« Quand je ne suis pas dans une boutique ou un grand magasin, chez un client, à un défilé ou à un shooting photo quelque part en ville, je fais du bénévolat pour l’association YouthCare ou je travaille chez moi », nous explique Mellicia Marx. On comprend aisément pourquoi la productivité mobile lui est indispensable, notamment par le biais de son mail et de son agenda.

Utilisation intentionnelle du mail pro pour faciliter la gestion du temps

Compte tenu de tous les moyens de communication dont disposent actuellement les clients, la hiérarchisation des réponses peut être un peu compliquée. Mellicia y remédie en indiquant clairement quels types de correspondances appellent un e-mail ou un SMS :

« Si c’est pressé, j’envoie un SMS à mes clients et je leur demande d’en faire de même. Sinon, nous communiquons par e-mail. Cela permet d’établir des limites, tout en conservant la possibilité de communiquer en temps et en heure, si besoin ».

Utilisation de l’agenda professionnel pour la gestion du temps et d’autres aspects

« Mon agenda, c’est ma vie », déclare Mellicia Marx. Elle partage son agenda avec son mari pour qu’il garde un œil sur son emploi du temps. Sa devise, c’est : utilise-le, respecte-le et mets-le immédiatement à jour. « J’utilise mon agenda pour m’organiser un an à l’avance, et trouver un équilibre entre les événements clientèle, les pics de travail, les vacances, etc. J’essaie aussi de repérer les creux en termes de temps facturable. Dois-je profiter d’un jour sans rendez-vous pour effectuer telle ou telle chose, ou puis-je me permettre de passer la journée avec mon fils ? »

Mais pour elle, l’agenda professionnel est bien plus qu’un moyen d’organiser son emploi du temps. Elle l’utilise également pour revenir sur le mois écoulé et analyser ce qui a fonctionné ou pas. « Je peux comparer mes gains avec les cases blanches de mon agenda. Ai-je eu le sentiment de courir dans tous les sens alors que mon agenda n’était pas rempli ? Ai-je judicieusement utilisé mes heures non facturables ? Ai-je décroché de gros projets lorsque l’occasion s’est présentée ? Je ne saurais trop souligner le rôle essentiel que joue mon agenda dans ma réussite ».

Utilisation du mail et de l’agenda professionnels sur différents appareils

Pour rappel, Mellicia Marx se déplace constamment. Par conséquent, pour elle, la productivité mobile consiste à pouvoir communiquer à l’aide de son appareil mobile. Comme beaucoup de dirigeants de TPE, Mellicia Marx accède à son agenda et à son mail sur son ordinateur et sur son téléphone, et c’est en ayant la capacité de passer facilement de l’un à l’autre qu’elle peut rester en contact avec ses clients dans les moments importants.

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