Gagnez du temps avec un meilleur logiciel de communication

Que vous soyez membre d’une multinationale ou d’une petite entreprise travaillant avec des clients locaux ou internationaux, vous avez probablement l’habitude d’effectuer des déplacements professionnels. Les rencontres en face à face sont plus efficaces que les e-mails et les messages instantanés en termes de communication professionnelle, car elles vous permettent de mieux comprendre vos clients.

Mais les déplacements professionnels ont un coût, tant sur le plan financier qu’en termes de productivité. Et lorsque des vols sont annulés, retardés ou déroutés, ces coûts peuvent exploser. Outre les coûts qu’ils représentent pour l’entreprise, les déplacements professionnels ont également un impact sur vos employés car les décalages horaires et l’exposition aux rayonnements cosmiques peuvent affaiblir leur système immunitaire et bouleverser leur vie de famille. Tout cela parce que vous, ou votre équipe, avez besoin de rencontrer un client !

Évidemment, il est parfois nécessaire de rencontrer des clients en chair et en os, mais lorsque cela peut être évité, il existe des solutions de communication qui vous permettent de voir et d’entendre vos clients à distance. Oui, la visioconférence est idéale pour limiter les déplacements. Mais toutes les solutions ne se valent pas. Nous vous conseillons donc de choisir votre logiciel de communication avec soin en essayant de trouver une solution englobant les fonctionnalités suivantes :

  • Visioconférence HD à plusieurs participants. Recherchez un logiciel de visioconférence capable d’accueillir toutes les personnes qui souhaitent y participer. Et vérifiez que vous avez accès aux fonctionnalités audio et vidéo HD. Vous pourrez ainsi voir et entendre distinctement tous les participants.
  • Partage de contenu. Quel que soit le type de réunion, il est souvent nécessaire de partager du contenu (généralement sur l’écran d’une salle de conférence). Nous vous recommandons donc de rechercher un outil de visioconférence permettant à toutes les parties de partager facilement des documents, logiciels, URL, présentations et écrans. Recherchez également une solution permettant de collaborer sur des documents en temps réel pour faciliter le travail en commun.
  • Contrôles intégrés. Grâce aux outils de gestion directement intégrés au logiciel de communication professionnelle, vous pouvez gérer l’intégralité de la réunion à partir de votre panneau de configuration. Certains outils vous permettent même de choisir les participants qui ont accès à tel ou tel contenu. Vous disposez ainsi d’un contrôle accru sur votre réunion.
  • Accès en un seul clic. Plus le nombre d’étapes à suivre est important, plus les utilisateurs se détournent d’un produit. Par conséquent, recherchez un logiciel de communication qui permet d’accéder facilement aux réunions. Avec un accès en un seul clic à partir d’un rappel de réunion, du calendrier, etc., les participants peuvent facilement rejoindre une réunion.
  • Hébergement par un tiers. En utilisant une solution de communication professionnelle hébergée par un tiers, vous n’aurez aucun investissement d’infrastructure à réaliser pour bénéficier des outils et fonctionnalités dont vous avez besoin. Et l’entretien sera à la charge de l’hôte, ce qui vous fera économiser de l’argent.

Déplacer ne serait-ce qu’un ou deux membres de votre équipe pour assister à une réunion peut coûter des milliers de dollars en billets d’avion, chambres d’hôtel, repas et taxis ou locations de véhicule, sans compter le temps perdu dans les transports. Et si cela se reproduit plusieurs fois par an, les coûts peuvent devenir exorbitants pour vous et votre équipe. Par conséquent, si vous recherchez une solution capable de vous faire économiser de l’argent et de réduire le stress de vos employés tout en vous aidant à communiquer ouvertement avec vos clients, examinez les logiciels de visioconférence actuellement disponibles. L’adoption d’un de ces logiciels, qui ont beaucoup évolué au cours de la dernière décennie, peut changer les règles du jeu pour votre organisation et vos clients.

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