Diriger le travail à distance des travailleurs indépendants

Pour beaucoup d’entre nous, le développement du travail à distance n’a rien de surprenant. Depuis plusieurs années, des employés de bureau quittent les murs de leur entreprise pour aller travailler dans un environnement plus confortable et souvent plus productif. Et cette tendance ne semble pas près de s’inverser. Une étude réalisée par l’International Data Corporation (IDC) prévoit que le nombre de travailleurs mobiles aux États-Unis passera de 96,2 millions en 2015 à 105,4 millions d’ici 2020. Et l’IDC estime qu’à cette date, ces travailleurs représenteront près des trois quarts (72,3 %) de la population active américaine.

Cette tendance à la mobilité n’est pas récente. Pourtant, à bien des égards, les responsables ont encore du mal à diriger des équipes géographiquement éparpillées dans des villes, régions et pays différents. Toutefois, dans la mesure où de nombreuses organisations ont recours à des travailleurs à distance ou freelance depuis des années, et grâce aux progrès technologiques, il est désormais plus facile que jamais de diriger des équipes à distance. Évidemment, vos performances de leader dépendront en grande partie de votre personnalité, de la culture de votre entreprise et des membres de votre équipe, mais si vous ne savez pas par où commencer, ou si vous souhaitez bénéficier de nouvelles techniques et technologies, n’hésitez pas à suivre les conseils suivants :

  1. Gérez les résultats, pas le style : les employés à distance ont souvent leur propre style de travail. Certains travaillent pendant deux heures, s’arrêtent pour emmener leurs enfants à l’école ou aller faire des courses, puis reprennent le travail pendant quatre heures, font une nouvelle pause et travaillent encore deux heures ou plus. D’autres, en revanche, conservent des horaires de bureau classiques. Par conséquent, plutôt que de vous intéresser à la façon dont un employé fait son travail, concentrez-vous sur la qualité de ce travail et demandez-vous si les délais sont respectés, si les bonnes décisions sont prises, etc.
  2. Encouragez le travail d’équipe : lorsque l’on est loin de ses collègues, on se sent parfois isolé. Par conséquent, vous devez impérativement encourager la collaboration au sein de votre équipe. Des liens pourront ainsi se créer entre les différents membres, votre service partagera davantage d’idées et la communication sera plus efficace.
  3. Communiquez : puisque vous ne pouvez pas passer voir les membres de votre équipe à leur bureau ou prendre un café avec eux en salle de repos, en tant que responsable, c’est à vous de prendre l’initiative d’instaurer des relations avec eux. Des appels hebdomadaires ou bihebdomadaires vous permettront de discuter des projets à venir, des problèmes de performances, etc. Parfois aussi, de simples échanges de messages instantanés ou d’e-mails (en rapport ou non avec le travail) suffisent à maintenir un lien. Quelle que soit l’approche que vous adoptez, communiquez clairement, tout en laissant votre personnalité s’exprimer. Car lorsqu’on forme et manage une équipe, il est important que chacun sache avec qui il travaille.
  1. Hébergez des réunions web (avec vidéo) : en demandant à tous les participants d’allumer leur caméra et en partageant la vue de votre agenda, de votre présentation ou autre, vous permettrez aux membres de votre équipe de se voir (et de mettre des visages sur des noms) et de voir votre bureau pour visualiser les points abordés.
  2. Fournissez-leur la technologie adéquate : en tant que responsable, une partie de votre travail consiste à vous assurer que les membres de votre équipe disposent de tout ce dont ils ont besoin pour travailler efficacement. S’ils travaillent à distance, vous devez impérativement leur fournir la technologie adéquate. Privilégiez un logiciel de partage de fichiers simple, sécurisé, compatible avec différents types d’appareils (ordinateurs portables, ordinateurs de bureau, tablettes et smartphones) et permettant à vos employés de travailler simultanément sur les mêmes documents. Ils auront ainsi accès aux mêmes outils, ce qui résoudra les problèmes de compatibilité et facilitera la collaboration.
  3. Motivez-les : les travailleurs freelance se sentent parfois déconnectés des objectifs d’une organisation, et ne comprennent pas toujours très bien le rôle qu’ils y jouent. Si vous faites part de la vision et des objectifs de l’entreprise à vos employés distants, en leur expliquant de quelle manière ils contribuent à sa réussite, ils s’en sentiront moins détachés. Cela incitera alors les équipes distantes à poursuivre un objectif commun pour devenir des membres productifs de l’organisation.
  4. Impliquez-les et complimentez-les : lorsque des stages de formation sont proposés, que des félicitations sont adressées pour un travail bien fait ou qu’une petite fête est organisée, les employés à distance sont souvent négligés ou tout simplement oubliés, ce qui n’aide pas à les fidéliser ou à tisser des liens avec eux. Veillez à ce que vos travailleurs indépendants aient les mêmes opportunités de formation que les autres et pensez à les féliciter lorsqu’ils font du bon travail. Quant aux fêtes et aux sorties d’entreprise, s’ils ne peuvent pas y participer, pensez à leur offrir un petit cadeau ou quelques heures de repos supplémentaires. Ce petit geste leur permettra de se sentir considérés.
  5. Insistez sur l’équilibre entre vie privée et vie professionnelle : les travailleurs indépendants peuvent facilement se laisser happer par un projet et être tentés d’en faire trop. Inversement, ils peuvent aussi facilement se laisser distraire par des projets personnels, avec leur conjoint, leurs enfants, leurs animaux de compagnie, etc. La clé est de trouver un équilibre entre les deux. Lorsque de nouveaux travailleurs indépendants rejoignent votre équipe, proposez-leur de s’astreindre à des horaires fixes et d’aménager chez eux un espace réservé au travail. En fin de journée, ils pourront ainsi éteindre leur ordinateur portable et se déconnecter du travail. Cela les aidera à se détendre, à profiter de leur soirée et à reprendre le travail avec les idées claires et de nouvelles perspectives le lendemain.

Enfin, vous devez montrer l’exemple. En adoptant une approche proactive et transparente de votre travail, en étant disponible pour vos équipes et en échangeant clairement et régulièrement avec elles par le biais de différents moyens de communication, elles verront qu’elles peuvent compter sur vous et vous faire confiance. Elles comprendront de quelle façon vous souhaitez qu’elles fonctionnent et suivront vos traces, en vous aidant à créer un environnement virtuel propice à la productivité mobile et à l’exemplarité.

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