La réunion de travail en ligne, véritable outil de communication

Que vous adoriez ou détestiez les réunions, celles-ci ne risquent pas de disparaître. En tant qu’outil de communication, elles permettent aux équipes d’obtenir des informations pertinentes, de tisser des liens en temps réel et de mener des conversations constructives. Mais parfois, elles peuvent devenir improductives. Aux États-Unis, le Bureau of Labor estime que les entreprises perdent 37 milliards de dollars par an en réunions inutiles. Sachant que les employés passent 37 % de leur temps en réunion, cette question mérite d’être étudiée afin d’améliorer nos styles de management et nos stratégies commerciales.

La réunion moderne, source de satisfaction

Lors de l’élaboration de votre stratégie commerciale, vous devez identifier les coûts essentiels et accessoires des réunions, qu’elles soient numériques ou physiques. La mise en balance de leurs avantages respectifs permettra d’adopter une approche intégrée vis-à-vis des nouvelles technologies et des pratiques traditionnelles.

L’environnement de travail moderne a évolué au rythme des progrès technologiques. Dans une entreprise où chaque minute compte, l’utilisation de services d’audioconférence ou de visioconférence réduit les besoins liés à la gestion du temps de vos employés. Avec l’audioconférence, les employés et autres parties prenantes peuvent aisément se joindre à une conversation, apporter leur contribution, puis reprendre le cours de leur journée de travail sans quitter leur bureau. Avec la visioconférence, vos employés distants n’ont plus besoin de se déplacer. Les écrans vous permettent de dialoguer en direct avec eux via la réunion en ligne, quel que soit l’endroit où ils se trouvent dans le monde. En plus de réunir vos équipes, ces ressources peuvent également remplacer les déplacements professionnels et éviter des dépenses inutiles.

Évidemment, les interfaces virtuelles ne remplaceront jamais le contact humain qu’offrent les réunions en face à face. Avec les nouveaux clients, il est préférable de prévoir des rencontres en personne afin de créer un lien et de poser les bases d’une relation professionnelle durable. Et en dépit de la mauvaise presse qui est faite aux réunions, 92 % des personnes interrogées estiment qu’elles leur donnent la possibilité d’apporter leur contribution, ce qui tend à montrer que des réunions fructueuses peuvent être sources de satisfaction professionnelle pour les employés. Et plus cette satisfaction est élevée, plus le roulement du personnel est faible.

Selon une étude de Verizon, plus de 90 % des personnes qui assistent à des réunions avouent avoir la tête ailleurs et ne pas écouter leurs interlocuteurs, tandis que 70 % admettent qu’il leur est déjà arrivé de travailler sur autre chose pendant des réunions. Il est évident que les réunions telles que nous les connaissons sont amenées à évoluer. Imaginez les gains de productivité que nous pourrions réaliser en redéfinissant la notion globale de réunion.

Changer la définition de la réunion moderne

Les nouvelles technologies, les tendances en matière d’emploi et les mutations économiques ne cessent de faire évoluer les réunions. Une récente étude de BlueJeans montre que lors de 25 % des réunions, au moins un des participants a recours à la vidéo mobile. Cette hausse de la vidéo mobile pourrait être liée à l’augmentation du nombre de travailleurs à temps partiel ou freelance. Ces dernières années, ceux-ci représentaient 40,4 % de la force de travail moderne.

Que peut-on en déduire ? Que pour la réussite future des entreprises et de leurs employés, les réunions d’aujourd’hui doivent combiner technologies numériques et physiques.

Mais comment ? Où se trouve le lieu de réunion idéal, qu’il soit physique ou numérique ? La réponse varie en fonction des entreprises, mais certaines innovations ont été conçues pour accroître leur productivité.

  • Les technologies numériques vulgarisent les connexions « one-touch » pour allier projection et audio. Des études et mesures permettant d’évaluer le succès et le temps de connexion ont déjà montré une amélioration en termes de connexion, puisque celle-ci est passé d’une moyenne de trois minutes à moins d’une minute.
  • Les avancées en matière de technologies physiques fourniront un service audiovisuel basé sur le type d’appareil, que les appels s’effectuent avec ou sans fil, et à l’intérieur ou à l’extérieur de réseaux d’entreprise. Idéalement, ces avancées amélioreront la qualité des réunions, aussi bien pour les participants distants que pour les employés présents en interne.
  • Certaines entreprise ont adopté de nouvelles méthodes, comme le tableau blanc numérique pour bénéficier de ces progrès. Des solutions de collaboration innovantes, telles que les écrans tactiles multipoints, le stylet réactif, l’entrée manuscrite et la visioconférence intégrée, amélioreront la qualité des réunions.

Aujourd’hui, 28 % des responsables pensent que les réunions sont une perte de temps. Pourtant, lorsqu’elles sont utilisées efficacement, les réunions offrent bien plus qu’un simple cadre pour affiner votre stratégie commerciale. Elles génèrent des opportunités de connexion, d’innovation et de synergie entre les membres de votre équipe. Quel que soit votre statut au sein de votre entreprise (employé, cadre ou freelance), vous pouvez tirer parti d’une approche globale visant à améliorer la qualité des réunions.

À propos de l’auteur

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

Prise en main de Microsoft 365

Accédez à la suite Office que vous connaissez, et tirez parti des outils destinés à renforcer la collaboration et la productivité à tout moment et en tout lieu.

Achetez maintenant
Contenu associé
Business Tech

3 vérités à connaître sur le cloud computing dans un monde mobile

En savoir plus

Le Centre pour la croissance n’offre aucun conseil fiscal ou financier professionnel. Vous devez contacter votre propre conseiller fiscal ou financier pour discuter de votre situation.