Nouvelles utilisations du logiciel de diagramme de flux

Tout logiciel de diagramme de flux digne de ce nom doit fournir les fonctionnalités de base suivantes : modèles de dispositions et de formes, mise en forme automatisée, compatibilité avec le cloud. Des options plus avancées peuvent également vous permettre de relier des diagrammes à des sources de données externes. Grâce à la liaison de données, les utilisateurs peuvent mettre à jour leurs diagrammes de flux en se contentant de modifier les informations stockées dans une feuille de calculou une base de données SQL. Cette fonctionnalité est particulièrement utile lorsqu’un diagramme de flux est partagé avec l’ensemble d’une équipe, car elle permet de communiquer facilement et instantanément les changements de statut importants à tous les appareils et sites. La liaison de données est notamment utilisée pour la gestion des budgets et le suivi des congés.

Comme vous pouvez l’imaginer, la liaison de données rend les logiciels de diagrammes de flux haut de gamme très polyvalents. La gamme des possibilités n’est limitée que par votre imagination. Voici quelques idées pour vous aider à stimuler votre créativité.

Allouer des ressources

Le travail des personnes chargées de la gestion et de l’allocation du temps et des ressources d’une équipe est souvent ingrat. Elles ont constamment besoin d’informations à jour sur la disponibilité des parties prenantes. Or, ces informations ne sont pas toujours accessibles. Et lorsqu’elles le sont, elles sont souvent éparpillées dans des messages et sous des formats différents. L’idéal serait d’utiliser une plateforme centralisant des informations fiables transmises à l’aide de simples éléments visuels. Par chance, la liaison de données permet de transformer ce souhait en réalité.

Voici la marche à suivre :

  1. Créez un diagramme de base avec une icône ou une image représentant tous les membres de l’équipe de projet.
  2. Reliez ce diagramme à une feuille de calcul partagée où les parties prenantes peuvent entrer une estimation de leurs heures de disponibilité.
  3. Choisissez un moyen de représenter visuellement la disponibilité de chaque partie prenante sur le diagramme (en changeant les couleurs, les formes, etc.).
  4. Attribuez des tâches, rapidement et en toute confiance, en vous basant sur les renseignements fournis par le statut visuel de chaque partie prenante.

Réserver le bon espace

Notre espace de travail est en pleine évolution. Les box et les bureaux cèdent la place à des espaces polyvalents et collaboratifs (des bureaux individuels aux ordinateurs portables, en passant par la mobilité interne). Compte tenu de ces changements, de nombreuses entreprises (notamment les grandes entreprises disposant de plusieurs étages ou bâtiments) vont chercher à fournir à leurs employés des mises à jour en temps réel des espaces de travail disponibles. La liaison de données peut fournir une solution simple.

Voici la marche à suivre :

  1. Créez un ou plusieurs diagrammes représentant le plan d’étage de l’entreprise.
  2. Reliez ces diagrammes à une feuille de calcul partagée dans laquelle les employés peuvent réserver une salle ou un espace aux heures de leur choix.
  3. Choisissez un moyen de représenter visuellement les heures de réservation des salles et espaces.
  4. Partagez le diagramme avec le reste de l’entreprise pour que toute l’équipe sache quels espaces sont disponibles.

Noter la progression

Un logiciel de diagramme de flux est évidemment parfait pour visualiser les principaux processus métier, mais aussi pour mapper les étapes des différents projets. Il permet également de suivre la progression de ces projets. Et lorsque toutes les parties impliquées peuvent voir en détail ce qui a été fait et ce qu’il reste à faire, les risques de blocage diminuent. C’est ce qu’offre la liaison de données.

Voici la marche à suivre :

  1. Créez un diagramme avec une icône ou une image représentant chacune des étapes du projet et l’implication de chaque partie prenante.
  2. Reliez le diagramme à une feuille de calcul partagée dans laquelle les parties prenantes peuvent cocher les tâches accomplies.
  3. Choisissez un moyen de représenter visuellement les tâches accomplies.
  4. Partagez le diagramme avec toute l’équipe de projet afin que chaque membre sache ce qu’il reste à faire et quand cela doit être fait. La communication visuelle permet à des utilisateurs de tous horizons d’analyser rapidement des informations complexes. Avec le bon logiciel de diagramme de flux, vous limiterez les erreurs de communication et les malentendus. Comment l’utiliserez-vous ?

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