5 types d’outils de collaboration qui améliorent la productivité

Toutes les entreprises peuvent tirer parti d’un bon travail d’équipe. La collaboration est un atout primordial, que vous vendiez des motifs floraux ou que vous soyez le créateur d’une nouvelle appli pour smartphone. Mais pour que la collaboration atteigne l’excellence, il faut que la communication soit elle aussi excellente. Or, les études montrent que la qualité de cette communication est bien plus importante que la quantité. 

Malheureusement, la collaboration au sein des équipes est souvent médiocre. C’est encore plus le cas si les membres de l’équipe : 

  • ne partagent pas la même vision ou les mêmes objectifs ;
  • ne connaissent pas leurs responsabilités ou ne s’accordent pas sur elles, ce qui est source de confusion ou de doublons ;
  • ne communiquent pas suffisamment ou ne se font pas confiance (une possibilité très réelle s’ils ne se rencontrent jamais) ; 
  • n’ont pas l’occasion de peser dans les décisions ou d’intervenir sur les changements apportés aux projets ; 
  • ne sont pas encouragés à innover ou à débattre de nouvelles idées (trop de réflexion en groupe peut entraîner des blocages).

Si la collaboration est fructueuse, non seulement tout le monde y trouvera son compte, mais les études montrent que les entreprises qui la favorisent ont cinq fois plus de chances d’être ultra performantes. Cela se vérifie tout particulièrement si les employés cherchent à atteindre un objectif ou un but commun. 

Comment pouvez-vous aider votre entreprise à atteindre ce stade ?

Il existe aujourd’hui toutes sortes d’outils de collaboration en ligne capables d’aider votre équipe à communiquer correctement et à rester en phase. Les outils qu’il vous faut sont là, tout dépend des besoins de votre entreprise. En voici quelques-uns.

1. Outils de gestion de projet conçus pour garantir le bon déroulement des travaux 

 Que vous organisiez des mariages ou que vous soyez créateur de sites Web, il se peut que l’on vous confie un gros projet qui nécessitera le travail d’un grand nombre d’intervenants. Heureusement, il existe des outils de gestion de projet qui vous aideront à gérer efficacement tous les morceaux du puzzle. 

Avantages :

  • Le chef de projet reste organisé et tous les autres intervenants sont à jour de leurs tâches conformément au calendrier

Exemple : une société d’événementiel organise une grande fête. Plutôt que d’avoir à effectuer des recherches parmi de nombreux e-mails et de contacter tous les sous-traitants un par un, le chef de projet peut utiliser une plateforme centrale pour créer des calendriers, attribuer des tâches, calculer les coûts et produire des représentations visuelles de l’état global de chaque composante du projet.

Ce que le travail en ligne peut apporter

Demander aux membres de l’équipe de se connecter sur un site virtuel centralisé pour prendre connaissance de leurs tâches ou laisser des commentaires permet d’assurer le déroulement correct et rapide d’un projet. 

2. La visioconférence permet de nouer des relations

Imaginons que vous ayez une réunion importante, mais que la moitié de votre équipe soit en déplacement ou travaille à distance. visioconférence est un moyen de bénéficier de tous les avantages d’une rencontre face-à-face après avoir fait des recherches, mais sans les dépenses et les tracas liés à l’organisation personnelle de la réunion. 

Avantages :

  • Amélioration du travail d’équipe
  • Améliore les relations au sein d’équipes distantes
  • Permet de réaliser des économies sur les frais de déplacement

Exemple : un éditeur de logiciels doit discuter de plusieurs projets d’envergure, mais les membres de l’équipe sont disséminés dans trois bureaux à travers le pays. Plutôt que de créer de longues chaînes d’e-mails ou de déclencher une visioconférence, solutions qui peuvent toutes deux être facilement ignorées, l’équipe peut se retrouver dans une pièce virtuelle.

Ce que le travail en ligne peut apporter

La visioconférence permet également de partager en temps réel des données, des documents et des présentations avec les membres de l’équipe. Vous pouvez aussi enregistrer facilement la réunion pour la diffuser à ceux qui n’ont pas pu y participer. 

3. Les chats avec Office ont prouvé leur efficacité 

Parfois, juste pouvoir poser une question rapide et recevoir très vite une réponse s’avère véritablement pratique. Avec les outils de messagerie instantanée conçus pour Office, les collaborateurs peuvent se connecter et résoudre rapidement les problèmes.

Avantages :

  • Diminue le nombre d’e-mails
  • Accélère le processus de communication
  • Débouche sur des validations plus rapides 

Exemple : un petit cabinet juridique a de nombreux clients. Les avocats doivent déléguer rapidement une partie de leur travail à leurs assistants juridiques et d’autres membres de l’équipe. Plutôt que de laisser les informations se noyer dans les archives de la messagerie, le cabinet peut organiser des dialogues individuels ou par groupe pour que le travail soit fait immédiatement.

Ce que le travail en ligne peut apporter

Les membres de l’équipe peuvent dialoguer les uns avec les autres où qu’ils se trouvent et à tout moment. Les outils de messagerie instantanée permettent également de partager des écrans pour accélérer les prises de décision. L’enregistrement de l’historique du chat aide à garder trace du raisonnement qui a mené à telle ou telle décision. 

4. La révision des documents en temps réel réduit les délais

Oubliez les chaînes d’e-mails bourrés de pièces jointes et de modifications dont personne ne vous a parlé et qui sont sources d’erreur. Grâce à la collaboration en temps réel sur des documents, toute l’équipe peut travailler au même moment sur un même document, qu’il s’agisse d’un texte, d’une feuille de calcul ou d’une présentation PowerPoint.

Avantages :

  • Limite les risques de confusion
  • Accélère le processus de réaction
  • Diminue le nombre d’e-mails

Exemple : une agence publicitaire travaille sur un argumentaire, ce qui implique un grand nombre de réflexions communes, de modifications et de révisions. En enregistrant cet argumentaire en ligne pour que tous travaillent dessus ensemble, l’agence peut voir ce que fait chacun des intervenants, suivre les modifications suggérées et recevoir instantanément des réactions. 

Ce que le travail en ligne peut apporter 

Les membres de l’équipe peuvent travailler depuis des bureaux différents, mais modifier le document ensemble et au même moment. Le Cloud computing diminue les temps morts et aide chacun à apporter facilement sa contribution au projet.  

5. Le stockage sur le cloud avec contrôle des versions permet de rester organisé

Le stockage d’un projet ou d’un document dans le cloud est le moyen le plus facile de savoir que tous ceux qui ont besoin d’y accéder peuvent le faire tout moment, depuis n’importe quel endroit du globe. L’avantage est une collaboration en temps réel, mais chacun peut également intervenir en un clin d’œil, trouver une version spécifique et en enregistrer une copie si nécessaire avant d’ajouter ses commentaires. 

Avantages :

  • Permet de gagner du temps
  • Diminue le nombre d’e-mails
  • Conserve toutes les versions d’un fichier dans un emplacement centralisé 

Exemple : une O.N.G. travaille sur une présentation qui fait appel aux toutes dernières études sur la faim en Amérique. Les membres de l’équipe peuvent contribuer au document pendant leurs déplacements sans effacer le travail réalisé par les autres ni avoir du mal à trouver telle ou telle version. 

Ce que le travail en ligne peut apporter 

L’enregistrement de la présentation dans un emplacement centralisé permet de recevoir plus rapidement des commentaires et d’assurer le classement des diverses versions.

L’utilisation d’un ou de plusieurs de ces outils de collaboration en équipe peut considérablement améliorer la productivité, quel que soit l’objet de votre travail. Et avec des interactions plus faciles, il devient également beaucoup plus simple d’entretenir les relations, ce qui se traduira par de meilleurs résultats pour tous. 

Prise en main de Microsoft 365

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