Créer une chronologie de projet plus précise en 7 étapes

Que vous travailliez sur un projet en cascade ou sur un projet agile, la conception d’une chronologie de projet initiale soulève des questions qui ne se posent dans aucune autre discipline.  

D’une part, les projets en cascade se caractérisent le plus souvent par une structure et un calendrier peu modulables, et sont généralement construits autour d’estimations en amont d’excellente qualité. Les projets agiles, en revanche, dépendent de la souplesse et de phases de sprint parfois complexes : les cadres doivent donc essayer d’anticiper les inévitables vagues de modifications. Quel que soit le type de projet qui vous concerne, la création d’une chronologie réalisable est une étape décisive lors la préparation des projets.  

La liste de vérification ci-dessous peut aider les chefs de projet et les chefs d’entreprise à bien se préparer, que ce soit pour le développement de la première tâche d’un projet, la planification des différentes étapes de validation ou l’atténuation des risques du projet. 

1. Comment diviser l’objectif fixé en tâches individuelles ? 

La première étape de la construction d’une chronologie complète est la division du projet en plusieurs segments. Pour ce faire, commencez par la fin : à partir de votre objectif final, établissez les tâches individuelles qui devront être effectuées pour atteindre cet objectif. Commencez par établir les points clés, puis affinez la chronologie en plusieurs fois pour obtenir des tâches de plus en plus précises entre ces points clés. 

En fonction de la méthode utilisée pour votre projet, ces étapes peuvent être groupées en séquences qui deviendront les sprints. La structure des projets en cascade sera principalement basée sur des points clés plus généraux.  

2. Combien de temps attribuer à chaque tâche ? 

Une fois que vos tâches sont intégralement planifiées, vous pouvez calculer une estimation du temps nécessaire à la réalisation de ces tâches. En fonction de la plateforme sur laquelle vous construisez votre chronologie, vous pouvez peut-être générer un diagramme de Gantt traditionnel, ce qui est positif. La « chronologie de gestion de projet » est souvent synonyme de « diagramme de Gantt », même si toutes les chronologies de projet ne sont pas nécessairement sous la forme d’un diagramme de Gantt. 

Savoir à l’avance le temps que prendra chaque tâche peut également aider les chefs de projets agiles à estimer le nombre total de sprints nécessaires au projet. Même si la date de livraison de fin de projet est le facteur le plus important, assurez-vous de commencer à rassembler les estimations de temps de travail auprès des équipes responsables des différentes tâches. Cela vous aidera par la suite à comparer les besoins en matière de chronologie du projet avec sa mise en pratique réelle.   

3. Quel est le livrable clé de chaque tâche ? 

Les deux premières étapes concernaient principalement la création et l’anticipation de la chronologie du projet proprement dite. À partir de cette troisième étape, le processus concerne davantage les contrôles et la planification logistique. Il s’agit de matérialiser le calendrier, avec les éléments concrets à prendre en compte pour le mettre en œuvre. 

Commencez par identifier les livrables principaux pour chaque tâche ou chaque sprint avec la même méthode qu’à l’étape 1, en affinant progressivement la chronologie pour identifier des livrables de plus en plus précis. Plus la liste de ces livrables est précise, plus vos équipes auront d’objectifs spécifiques à atteindre.  

4. De quels éléments chaque tâche dépend-elle ? 

S’il est une réalité universelle à laquelle tous les chefs de projet sont confrontés, c’est que chaque projet est invariablement amené à subir des modifications. Les ressources, les chronologies et les cahiers des charges sont souvent fluctuants, et les chefs de projets ne peuvent pas tout planifier à l’avance. 

Toutefois, ils peuvent identifier des tâches ou des objectifs qui dépendent d’autres étapes du processus. De cette façon, toutes les parties connaissent les effets en aval des changements en amont. 

La plupart des outils de gestion de projet permettent aux utilisateurs de lier une tâche à une autre. Ce faisant, il est plus facile de simuler les répercussions d’un retard sur le calendrier. Pour les projets en cascade, cette étape est particulièrement importante en raison de la rigidité des chronologies. Toutefois, pour les projets agiles, identifier les interdépendances peut aider les chefs de projets à mieux concrétiser le travail à fournir pour chaque sprint.   

5. Combien de temps et quelles ressources sont disponibles pour mener à bien chaque tâche ? 

Lors de l’étape 2, vous avez déterminé le temps nécessaire pour terminer les tâches principales de votre projet. À présent, vous devez utiliser ces estimations de temps et de ressources obtenues auprès de vos chefs d’équipe. Savoir que la réalisation d’une tâche donnée doit prendre 5 jours est une chose, mais gérer un chef qui ne peut pas fournir cinq jours de travail d’équipe représente une complication. Comparer ces points de données vous aidera à identifier les difficultés potentielles ou les sous-traitants extérieurs dont vous aurez besoin.  

6. Qui est responsable de l’exécution de chaque tâche ? 

L’affectation d’individus ou d’équipes à des tâches spécifiques fait partie du processus d’allocation des ressources disponibles. Cette étape ne se limite pas à une prise de notes avisée, car elle aide les intervenants et les dirigeants à avoir une vue d’ensemble du niveau hiérarchique de l’entreprise à mobiliser pour mener à bien le projet. 

Il est préférable d’affecter le plus tôt possible les individus à leurs livrables respectifs. Les chefs d’équipes seront plus enclins à examiner l’estimation des ressources avec sérieux si ces ressources sont jointes à la documentation dont ils ont besoin. Cette étape permet également d’identifier les zones où les délégations sont particulièrement fragiles, que ce soit pour la méthode en cascade ou la méthode agile.  

7. Qui est responsable de l’approbation de chaque tâche ou groupe de tâches ? 

Cette étape pourrait être un point de l’étape 6, mais il existe des différences à prendre en compte lorsque vous décidez de qui effectue la tâche et qui approuve le livrable. 

Dans bien des cas, le projet doit être approuvé par des intervenants qui sont détachés de la mise en œuvre quotidienne, ou du moins par des groupes multidisciplinaires qui doivent tout vérifier successivement. L’organisation de ces étapes d’approbation, qui peuvent être compliquées, est un point stratégique d’un grand nombre de projets. Les cycles de révision qui impliquent des équipes autres que les équipes de départ peuvent immobiliser le projet.  

Les chronologies de projet constituent une partie cruciale de toute planification de projet. Elles permettent non seulement d’établir les spécificités de la mise en œuvre d’un projet ou d’une initiative produit, mais aussi d’effectuer des estimations sur l’intégralité du projet au moment de la construction. Cela contribue à améliorer la communication des éléments importants qui peuvent aider les intervenants à établir des attentes réalistes quant à ce qui peut ou ne peut pas être réalisé.  

À l’instar de nombreux documents de projet, les chronologies subissent inévitablement des changements, prévus ou non. La clé du succès est de s’assurer que ces changements sont gérés de la même manière que lors de la construction du calendrier, à savoir grâce à des informations soigneusement rassemblées. Que vous utilisiez une méthode agile ou en cascade, la qualité de ces informations est l’ingrédient principal qui déterminera la fiabilité de votre chronologie de projet.  

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