Conseils essentiels pour la protection des données des clients

Face à la hausse du nombre de violations de données, il est plus important que jamais que toutes les entreprises prennent des mesures pour protéger les données de leurs clients. Il est toujours préférable d’adopter une approche proactive plutôt que d’être confronté à un sinistre qui aurait pu être évité et qui risque de coûter à l’entreprise sa réputation, ses clients et son argent.

Découvrez comment protéger les informations des clients grâce à quelques conseils utiles pour préserver la satisfaction de vos clients et la sécurité de votre entreprise.

Sachez quelles sont les données en votre possession et où elles se trouvent

Une des premières choses à faire est de dresser un bilan. Quel type de données client possédez-vous ? Y-trouve-t-on des numéros de carte de crédit ou de sécurité sociale ?

Il faut aussi savoir où et comment toutes les données sensibles et personnelles sont stockées. Elles peuvent se trouver sur des téléphones mobiles, des lecteurs Flash, des tablettes, des ordinateurs ou des serveurs. Organisez tout par type et emplacement, en veillant à tout mettre à jour en conséquence.

N’oubliez pas les fondamentaux

Avant d’investir beaucoup de temps et d’argent dans un logiciel de sécurité, commencez par les fondamentaux. Installez un antivirus et un logiciel de sécurité sur l’ensemble des ordinateurs et des appareils de l’entreprise. Veillez à ce qu’ils soient constamment mis à jour.

Vous recevez probablement tous les jours de nombreux e-mails de la part de nouveaux contacts. Faites toujours preuve de vigilance avant de les ouvrir. De même que vous pouvez suivre l’actualité de la famille Kardashian, par exemple, tenez-vous au courant des dernières tendances concernant les risques pour la sécurité, les virus et les programmes malveillants.

Impliquez vos collaborateurs

Savoir comment protéger les données du client ne servira pas à grand-chose si vos collaborateurs deviennent eux-mêmes des sources de risques. Transmettez-leur ce que vous avez appris afin qu’ils puissent prendre leur part du travail et vous aider à sécuriser les informations sensibles.

Organisez régulièrement des réunions où seront discutées les actions que chacun peut effectuer, les nouvelles mesures de sécurité que vous mettez en place et la façon de les utiliser. Il suffit d’un maillon faible pour que toute la chaîne de sécurité soit rompue.

Ne conservez que ce dont vous avez besoin

Pendant tout le temps où vous dirigerez l’entreprise, vous recueillerez vraisemblablement de très nombreuses informations de la part de vos clients. Analysez tout pour faire le tri entre les données essentielles et ce qui est superflu. Ne gardez rien d’inutile et cessez de le recueillir.

Rappelez-vous que vous êtes tenu de protéger toutes les données sensibles et privées en votre possession. Veillez en outre à n’utiliser des informations telles que les numéros de sécurité sociale et de cartes de crédit qu’à des fins licites et pour des objectifs nécessaires.

Limitez l’accès des employés aux données

Ne transformez pas votre entreprise en une scène de film d’horreur dans laquelle un appel sinistre provient de l’intérieur même de la maison. Traduction : vos employés ne doivent pouvoir accéder qu’aux données clients dont ils ont besoin pour faire leur travail. Si vous dirigez une petite entreprise qui ne compte que quelques employés, ce conseil est particulièrement important.

Analysez les tâches de vos collaborateurs et comparez-les aux informations clients dont ils ont besoin pour les effectuer. Vous n’avez aucune envie de découvrir que l’un de vos employés est précisément le délinquant que vous essayez de tenir le plus loin possible de votre entreprise.

Envisagez l’utilisation d’un serveur dédié

Si vous êtes un dirigeant de PME, vous utilisez peut-être un serveur partagé pour faire des économies. Bien que cela soit parfaitement compréhensible, cette décision vous fait également courir des risques. Vous ne savez pas qui a accès à ce serveur ni quels types d’informations sont stockés et consultables sur le serveur.

Par-dessus tout, ne laissez pas retomber sur vous la responsabilité ou le risque de sécurité de quelqu’un d’autre. Un serveur dédié diminuera votre niveau de risques et vous tranquillisera davantage. Sachez que cela vaut la peine de dépenser un peu plus

Détruisez les documents physiques sensibles

Vous l’ignorez peut-être, mais la loi vous oblige à détruire correctement la totalité des informations sur les clients et les employés utilisées pour des raisons commerciales. Pour vous y conformer, vous devez soit brûler, soit déchiqueter les documents physiques sensibles. Sachez combien de temps vous devez conserver les documents professionnels nécessaires et pensez à les détruire ensuite.

Parallèlement, cela s’applique aussi aux fichiers numériques. Apprenez qu’un appui sur la touche « Supprimer » ne purge pas totalement les fichiers de votre ordinateur. Outre la pratique consistant à vider la corbeille sous Windows ou Mac, il existe aussi des programmes logiciels d’effacement qui déchiquettent numériquement les fichiers sensibles des ordinateurs et des disques durs professionnels. Veillez à en faire bon usage.

N’oubliez pas la sécurité physique

Imaginez votre embarras si vous n’avez acheté le programme de sécurité numérique le plus avancé du moment que pour découvrir qu’un cambrioleur s’est introduit par une porte non verrouillée et a dérobé un ordinateur ou un disque dur. Même si ce délinquant n’arrive pas à accéder aux informations, il n’en reste pas moins que les données se trouvent dans de mauvaises mains et que vous n’avez aucun moyen de savoir si ou quand quelqu’un sera en mesure de les déchiffrer.

Soyez vigilant avec la sécurité physique, par exemple en achetant des câbles et des cadenas de bonne qualité, en stockant les fichiers et les documents sensibles dans une pièce fermée à clé et en veillant à ce que les employés se déconnectent de leurs ordinateurs. Configurez en outre des contrôles d’accès à vos locaux pour savoir qui accède à certains endroits et certaines informations. Même si vous travaillez chez vous, renforcer la sécurité de votre activité n’est jamais inutile.

L’idéal, c’est de réduire les risques au maximum en apprenant comment protéger les informations des clients.

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