Le guide ultime des diagrammes de Gantt

Pendant plus d’un siècle, les diagrammes de Gantt ont joué un rôle considérable dans l’organisation de projets aboutis, en simplifiant leur pilotage à toutes les étapes, du lancement à l’achèvement. Projets de construction, mariages, création de contenus, lancement de sites web, etc. Les diagrammes de Gantt peuvent potentiellement être utiles à tous les types de projets ayant un début et une fin.  

Qu’est-ce qu’un diagramme de Gantt exactement ? 

Un diagramme de Gantt est un histogramme chronologique facile à comprendre qui représente les détails d’un projet sous une forme visuelle claire. Les diagrammes de Gantt sont étroitement associés à la gestion de projet en cascade. En d’autres termes, chaque phase d’un projet doit être finalisée pour que la phase suivante puisse commencer, et les phases ne se répètent jamais. 

Il s’agit d’un plan linéaire, contrairement à la méthodologie Agile qui s’accommode de la fluctuation des besoins et impératifs en l’intégrant aux projets après les sprints individuels et les retours transmis en continu. Pour créer un diagramme de Gantt efficace, celui-ci doit contenir plusieurs informations importantes concernant le projet : 

  • Portée 
  • Tâches 
  • Dépendances 
  • Niveau d’effort (temps) par tâche 
  • Ressources (personnes) 
  • Jalons 

Plusieurs logiciels de gestion de projet conviviaux permettent de créer des diagrammes de Gantt très facilement, même lorsque les utilisateurs sont débutants. Il est à noter que les diagrammes de Gantt figurent invariablement parmi les cinq fonctionnalités les plus utilisées et demandées dans les logiciels de gestion de projet. Il s’agit d’un aspect important dont il convient de se rappeler si l’on considère qu’environ 9,9 % de chaque dollar consacré à des projets est gâché en raison de performances médiocres. Cela représente 99 dollars pour chaque millier de dollars investi.  

La dérive des objectifs est l’un des obstacles majeurs rencontrés dans le cadre des projets. Ce concept désigne l’impossibilité de contrôler ou d’ajuster les délais, les coûts et les ressources d’un projet. Une étude récente réalisée auprès de responsables de projet indiquait que 52 % des projets effectués au cours des 12 derniers mois ont été affectés par le phénomène. Cela représente une progression considérable par rapport au 43 % recensé il y a cinq ans. 

Presque tous les projets peuvent tirer avantageusement parti des diagrammes de Gantt dans la mesure où ceux-ci peuvent simplifier les tâches de gestion d’un projet, contrôler le respect des impératifs initialement définis et vous aider à atteindre vos objectifs. Examinons plusieurs scénarios pour lesquels l’utilisation d’un diagramme de Gantt peut faire une grande différence : 

Scénario : feuille de calcul insuffisamment ou trop détaillée  

La consultation et la modification d’une feuille de calcul excessivement longue peuvent être véritablement effrayantes pour vous et les autres parties prenantes d’un projet. D’autant plus que les feuilles de calcul ne prennent pas en charge les fonctionnalités telles que les dépendances ou la planification dynamique. 

La représentation de cette surabondance d’informations sous une forme visuelle plus attrayante peut contribuer à clarifier les tâches concernées, et ce faisant, optimiser la coordination, la prise de décision, le flux de travail, etc. en offrant une chronologie visuelle complète, organisée par code couleur. Il s’agit d’un aspect critique si l’on considère que les entreprises florissantes ont tendance à avoir des taux de réussite de leurs projets bien supérieurs (92 %) à ceux des entreprises moins performantes (32 %) et gaspillent 21 fois moins d’argent en raison de performances médiocres.  

Scénario : nombreux participants impliqués dans un projet  

Il peut être extrêmement avantageux d’utiliser des diagrammes de Gantt en ligne lorsqu’il est nécessaire d’effectuer des mises à jour régulières pour faire circuler les informations auprès de tous les participants. La création d’une chronologie en ligne permet de fluidifier et d’actualiser la transmission des informations, contrairement à une feuille de calcul statique. Vous pouvez ainsi partager rapidement des tâches et les prochains jalons avec tous les participants. 

Vous pouvez créer des affichages personnalisables, apporter des modifications en temps réel et contrôler instantanément les versions, utiliser les fonctionnalités de glisser-déplacer et tirer parti d’outils intégrés tels que les fonctions de création de rapports. À mesure que vous vous familiarisez avec les diagrammes de Gantt, vous commencerez à percevoir bien d’autres de leurs avantages, comme la possibilité de capturer les dépendances et de tirer parti des plannings automatiques, ce que ne permet pas une feuille de calcul simple. 

La bonne nouvelle, c’est que si vous avez l’habitude d’organiser vos plans de projet dans des tableurs tels qu’Excel, de nombreux programmes logiciels permettent d’importer ces données dans Excel pour créer rapidement votre diagramme de Gantt. 

Que vous suiviez un projet sur une base quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou annuelle, les diagrammes de Gantt offrent à tous les participants un support hautement visuel et facile à comprendre pour suivre leurs tâches. Ils peuvent par ailleurs favoriser le respect des impératifs initialement définis, ouvrir des voies de communication et vous aider à tirer pleinement parti des ressources disponibles. Ces différents aspects sont critiques pour conserver le niveau de flexibilité et d’efficacité nécessaire pour atteindre vos objectifs stratégiques. 

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