Guide de démarrage pour la gestion de projet

La gestion de projet est essentielle pour assurer le succès des entreprises. Chaque entreprise confrontée à un problème ou une tâche peut tirer parti d’une approche systématique en la matière. 

Qu’est-ce que la gestion de projet ? 

Au sens général, la gestion de projet consiste à appliquer un processus ou une méthodologie pour effectuer une tâche ponctuelle avec un objectif défini. Cela peut aller de la création d’un site Web jusqu’à la planification d’un mariage. Le fait qu’un projet soit temporaire est ce qui différencie la gestion de projet de la gestion au jour le jour.

Par conséquent, un chef de projet est la personne responsable de la planification de ce processus et de la supervision de ses résultats. Quel est le rôle d’un chef de projet ? Il définit un projet, le lance, effectue le suivi de ses différentes composantes et s’assure qu’il est réalisé dans le respect du budget et des délais. Il gère également les attentes relatives aux délais, aux objectifs et à la portée d’un projet, ce qui signifie que les compétences en matière de leadership et de communication font partie intégrante de cette fonction au même titre que les compétences organisationnelles.

Vous avez besoin d’un chef de projet ? Si votre projet présente plusieurs composantes et si plusieurs personnes y travaillent, la réponse est probablement oui. Un projet doté d’un chef de projet est davantage susceptible d’être réussi et rentable, car un chef de projet avec une méthodologie définie peut contribuer à éviter les dépassements de coûts, la dérive des objectifs et les confusions de tous types. L’expression « dérive des objectifs » est souvent utilisée pour décrire la tendance d’un projet à s’amplifier ou à faire naître de nouvelles exigences avec le temps. Ce phénomène est parfois simplement dû à une mauvaise communication. Le fait de parvenir à éviter la dérive des objectifs constitue l’un des plus importants moteurs de la réussite d’un projet, selon une enquête datant de 2018  menée auprès de milliers de chefs de projet et dirigeants issus d’un large éventail de secteurs. 

Mais comment choisir la bonne approche en matière de gestion pour votre entreprise ? Il existe de nombreuses méthodes pratiques pour mener à bien un projet. Prenez en compte différents éléments comme les implications du projet, le nombre de personnes qui y travaillent, les interactions qui dépendent de l’achèvement de parties connexes, etc. 

Découvrez des méthodes de gestion de projet éprouvées qui peuvent aider votre entreprise à rester organisée et à prospérer. 

Cinq méthodes de gestion de projet populaires

1.Méthode du chemin critique

  • La méthode du « chemin critique » est une représentation chronologique du projet, pas-à-pas. Elle est davantage pertinente quand au moins certaines des tâches nécessaires pour mener à bien un projet dépendent les unes des autres. 
  • Un chef de projet qui utilise la méthode du chemin critique commence par répertorier les tâches, puis détermine quelles tâches dépendent les unes des autres et quelles tâches peuvent être retardées sans ralentir l’ensemble du projet. L’objectif principal de ce chef de projet consiste à trouver la méthode la plus rapide pour mener à bien un projet avec le moins de temps d’arrêt possible entre les tâches. 
  • Le séquençage chronologique des tâches revêt donc une grande importance ici, tout comme la durée estimée de chaque tâche. Un logiciel de gestion de projet peut aider à réaliser ces calculs. 

2. Méthode en cascade

  • La méthode de gestion de projet « en cascade » est également séquentielle. Cet outil de gestion de projet traditionnel implique une progression strictement linéaire des tâches débouchant sur l’achèvement d’un projet. Il s’agit d’une méthode à sens unique, en cascade.
  • La méthode en cascade est plus pertinente lorsque les membres de l’équipe attendent que d’autres tâches soient terminées avant de commencer la leur, mais également lorsque le risque de rencontrer des mauvaises surprises ou des changements en cours de route n’est pas trop important.
  • Cette méthode permet aux projets de prendre de l’envergure, car il s’agit d’une approche robuste et structurée qui permet de contrôler même les projets importants.

3. Méthode Agile

  • Comme son nom l’indique, la méthode « Agile » est l’une des méthodes de gestion de projet qui offre le plus de flexibilité. Elle a été conçue pour les équipes qui doivent être en mesure de répondre rapidement aux forces du marché ou aux besoins des clients. 
  • La méthode Agile consiste à scinder un projet en une série de cycles répétitifs, également appelés « sprints ». Par exemple, dans le secteur des logiciels, ces sprints incluent généralement le développement et les tests d’assurance qualité d’un aspect du produit global.
  • Cette méthode offre de la flexibilité lorsque votre équipe n’a pas besoin d’un contrôle total sur les livrables. Par exemple, si votre premier objectif est d’établir le prototype de travail d’un projet, la flexibilité et les retours clients sont plus importants que le fait d’adhérer à un protocole strict. 

4. Méthode Scrum

  • Cette méthode appartient à la catégorie élargie de la gestion de projet Agile. Elle consiste pour de petites équipes à utiliser des « sprints » courts et ciblés pour atteindre des objectifs itératifs. 
  • Ces sprints ont une durée définie, qui n’est généralement pas supérieure à quelques semaines. 
  • Une méthode scrum est essentiellement conçue pour scinder un projet de grande ampleur en parties faciles à gérer. Elle se caractérise par des rôles définis pour chacun des membres de l’équipe, des objectifs définis pour chaque sprint et une méthodologie pour évaluer chaque sprint.
  • Chaque sprint est également associé à un livrable défini. Les membres d’une équipe scrum effectuent généralement de rapides contrôles quotidiens pendant le sprint et organisent une réunion de bilan à la fin de celui-ci.

5. Technique PERT (Program Evaluation and Review Technique, technique d’ordonnancement et de contrôle des programmes)

  • La technique « PERT » est généralement utilisée en parallèle avec la méthode du chemin critique. L’objectif principal de cet outil consiste à réduire les coûts et le temps nécessaires pour mener à bien un projet.
  • Souvent utilisée dans le cadre des projets de fabrication ou de construction, la méthode PERT est plus pertinente pour les projets complexes et de grande ampleur qui sont associés à une séquence de tâches définie.
  • L’une des principale caractéristiques de la méthode PERT est un diagramme représentant les tâches et les échéanciers d’un projet. Dans ce diagramme, les utilisateurs peuvent dessiner des flèches pour définir le « chemin critique » (voir ci-dessus). Les tâches de ce chemin critique sont celles qui sont nécessaires pour mener à bien l’ensemble du projet. 

Comment choisir la bonne méthode de gestion de projet pour vous

Voici quelques questions que vous et votre équipe devez vous poser après avoir déterminé la cible et les objectifs principaux de votre projet.

Quel est le secteur d’activité du projet ?

  • Le fait de prendre en compte le secteur dans lequel vous travaillez permet d’éliminer automatiquement certains types de méthodologies de gestion de projet. Certaines méthodes sont davantage pertinentes pour le développement de logiciels, par exemple, tandis que d’autres sont plus adaptées aux grands projets séquentiels comme la construction de bâtiments.

Quel est le degré de flexibilité de votre calendrier ?

  • Les méthodes de gestion de projet linéaires, telles que le chemin critique ou la méthode en cascade, sont plus adaptées si vous avez des délais stricts. 
  • Quelles sont les dates de début et de fin de votre projet ? Si elles ne peuvent pas être changées, les méthodes linéaires de gestion de projet sont plus adaptées ; si elles sont flexibles, et que d’autres aspects du projet sont plus importants, une approche Agile convient mieux.

Quel est votre budget ?

  • Si vous avez un budget fixe, cela signifie que vous avez besoin d’un calendrier précis. Dans ce cas, il est préférable d’opter pour approche fixe, telle que le chemin critique ou la méthode en cascade.
  • Certaines méthodes, telles que la méthode en cascade et la technique PERT, sont généralement plus adaptées aux équipes de grande taille. Si vous n’avez pas le budget pour une grande équipe, ces méthodes ne sont pas forcément judicieuses.

Avec quels types d’équipes allez-vous travailler ?

  • La méthode Scrum et les autres types de méthodologies Agile son plus pertinentes lorsque vous avez plusieurs équipes de petite taille et autogérées qui communiquent bien entre elles. 
  • Des rôles spéciaux sont-ils nécessaires ? Les méthodes flexibles telles que la méthodologie Agile peuvent être utiles pour les projets qui comportent beaucoup de composantes fluctuantes et ont besoin d’équipes souples et de petite taille.

Quel sera le degré d’implication des parties prenantes ?

  • Si vos clients ou autres parties prenantes seront impliqués tout au long du projet, vous devez en tenir compte lorsque vous planifiez la taille, la complexité, le calendrier et le budget de votre équipe.
  • Un modèle itératif et adaptatif comme la méthode Agile est plus utile si vous devez vérifier fréquemment l’existence de retours d’information.
  • En revanche, si votre équipe ou vos clients sont réfractaires au changement, il peut être judicieux d’opter pour une méthode qui expose à l’avance toutes les composantes du projet. 

Quel est le degré de complexité du projet ?

  • Le degré de complexité a une incidence sur le budget, le calendrier et la taille de l’équipe, mais également sur la méthodologie. La méthode en cascade ou une autre méthode linéaire du même type convient souvent mieux pour les projets simples et courts associés à des exigences claires et bien déterminées. 
  • Le projet va-t-il devoir se développer ? Pour un projet important et complexe, il peut être judicieux d’opter pour une méthode se caractérisant par un degré élevé de planification et une documentation systématique telle que le chemin critique ou la méthode en cascade.

Quelle que soit la méthode de gestion de projet que vous choisissez, il peut être utile de tester une méthode spécifique. Les outils de gestion de projet peuvent vous aider à rendre collaborative et économique une tâche complexe et chaotique.

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