Gagner en productivité et mieux concilier travail et vie personnelle

Ce n’est pas parce que votre travail vous permet de gagner votre pain que toute votre existence doit graviter autour. Il arrive très souvent que les patrons de PME travaillent 50 ou 60 heures par semaine, quand ce n’est pas davantage. Selon un article paru dans Forbes, près d’un tiers (29 %) des propriétaires de PME interrogés ont indiqué travailler plus de 50 heures par semaine, et 86 % précisaient qu’ils travaillaient le week-end. S’il est formidable d’être passionné par son activité professionnelle, une étude publiée dans la revue Harvard Business Review a révélé que cette passion, combinée aux nombreuses heures de travail, à l’isolement social et, en bref, à l’absence de vie personnelle, pouvait conduire au burn-out. Heureusement, en tant que patron, vous avez le pouvoir de changer les choses, de prendre des mesures permettant d’accroître la productivité, et d’établir une organisation qui vous permet, à vous et votre personnel, de mieux concilier travail et vie personnelle. Évidemment, la mise en place de tels changements prend du temps, mais grâce à quelques conseils simples, vous pourrez parvenir à accomplir davantage pendant vos heures de travail, et récupérer du temps pour profiter de la vie, plus facilement que vous ne le pensez.

  • Définissez des objectifs quotidiens. Vous ne pouvez pas venir à bout de toutes vos tâches tous les jours. Mais si vous restez organisé et identifiez la priorité des tâches restant à effectuer (celles qui doivent être effectuées, celles que vous aimeriez terminer et celles qui peuvent attendre), vous pourrez vous concentrer sur celles qui importent le plus.
  • Définissez des échéances et responsabilisez-vous. En utilisant un logiciel de gestion de projet (ou votre propre calendrier de travail si le projet n’implique pas beaucoup d’aspects changeants), vous pouvez fixer des échéances pour les projets et tâches, suivre l’avancement et prévenir la procrastination.
  • Prenez du temps pour en gagner plus tard. Si vous générez des rapports pour vous-même ou vos clients, la saisie de données peut prendre énormément de temps. Pour simplifier cette opération, en particulier si vous entrez régulièrement les mêmes données dans différentes feuilles de calcul, vous pouvez créer des macros qui feront le travail à votre place. L’utilisation des macros n’est pas limitée aux feuilles de calcul. Selon les outils que vous utilisez, vous pouvez même créer des macros pour utiliser des réponses prédéfinies pour les courriers, remplacer les guillemets courbes par des guillemets droits, etc.

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  •  Regroupez vos petites tâches. Pour accroître la productivité, il convient de maintenir un haut niveau de fluidité pendant la journée. Si vous avez de nombreuses petites tâches à effectuer, gardez-les de côté et accomplissez-les d’un seul tenant. Par exemple, si vous passez du temps chaque semaine à répondre aux e-mails, programmer des réunions, mettre à jour vos contenus sur les réseaux sociaux, commander des fournitures, etc., ne vous en occupez pas au beau milieu d’un projet plus large. Tachez plutôt d’y consacrer 30 à 60 minutes tous les jours (ou un jour sur deux) afin de les enchaîner. En procédant ainsi, vous pouvez prévenir les changements de tâches intempestifs, lesquels peuvent sérieusement entamer la productivité et vous concentrer véritablement sur les projets les plus importants.
  • Respectez des horaires. Pour trouver un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle, vous avez besoin de temps dédié au repos tous les jours. Vous devez donc vous astreindre à des horaires de travail (comme vous le feriez pour n’importe quel autre emploi). Vous pouvez ainsi garder du temps pour le travail, mais aussi pour votre famille, vos amis, vos loisirs, et votre bien-être physique et mental. (Remarque : lorsque vous n’êtes pas au travail, utilisez la fonctionnalité Ne pas déranger pour désactiver le son des notifications de courrier et d’événement. Résistez également à la tentation d’ouvrir vos applications professionnelles, sauf urgence réelle.)
  • N’acceptez que les réunions avec un objectif clairement défini. Rien ne représente une plus grande perte de temps que les réunions mal organisées ou dont l’objectif est ambigu. Aussi, avant d’accepter de participer à une réunion, déterminez la raison pour laquelle vous y êtes convié. Utilisez ensuite un modèle d’ordre du jour pour préparer la réunion à l’avance, le cas échéant, et informez les participants que vous devez respecter l’horaire prévu. Ce faisant, vous vous assurez que les participants savent ce qui est attendu d’eux et arrivent prêts à travailler.
  • Prenez des pauses. Le fait de prendre du temps pour manger, marcher, courir ou vous entraîner favorise la productivité selon une étude menée par des chercheurs de l’université de Stockholm et de l’institut Karolinska. Il semblerait que l’exercice physique pendant la journée accroisse l’endurance et réduise les périodes d’arrêt maladie. Les participants à l’étude qui pratiquaient une activité sportive ont également ressenti une amélioration au niveau de leur productivité.

En fonction de votre situation personnelle et professionnelle, votre semaine de travail pourrait même passer de 5 à 4 jours. D’après le magazine Fast Company, des entreprises en Nouvelle-Zélande et en Grande-Bretagne ont instauré avec succès une semaine de travail raccourcie et découvert que cette évolution avait permis de renforcer l’efficacité et de donner aux employés le sentiment d’arriver à mieux concilier travail et vie personnelle. En vous octroyant à vous ou votre équipe un jour entier chaque semaine pour vous rendre aux rendez-vous médicaux, gérer vos problèmes familiaux, effectuer des tâches domestiques, etc., vous n’avez plus à vous en occuper pendant la semaine de travail normale. Cela vous aide naturellement à vous concentrer sur le travail lorsque vous êtes présent dans l’entreprise et à accomplir davantage de tâches en moins de temps.

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