On dit que ceux qui vivent dans le passé n’ont pas d’avenir, et on pourrait dire la même chose des entreprises qui refusent d’adopter ce que la technologie moderne peut leur offrir. Que cela nous plaise ou non, le monde du travail évolue rapidement et il peut parfois sembler impossible de suivre l’évolution rapide des tendances. Ajoutez à cela le fait que les clients attendent un service immédiat et cela suffit à donner à n’importe qui le tournis. L’automatisation des processus est un excellent moyen de rester en phase avec la technologie (et son époque). Les logiciels d’automatisation des processus permettent à votre entreprise d’automatiser les tâches chronophages, optimisant ainsi vos opérations et renforçant l’efficacité de votre entreprise. En outre, grâce à l’automatisation des processus, vos employés peuvent mettre leurs compétences au service des tâches pour lesquelles ils ont été recrutés plutôt qu’aux tâches de routine qui les privent d’un temps précieux.
Que peut vous apporter un logiciel BPA ?
Une étude réalisée en 2013 par CompTIA montre que les domaines que les entreprises espèrent améliorer avec un logiciel BPA sont les suivants : goulets d’étranglement (48 %), tâches redondantes (46 %), mauvaise interaction entre les services (39 %), difficulté à localiser les documents (33 %) et manque de visibilité des processus d’entreprise (27 %).
Concrètement, l’automatisation des processus peut être utilisée pour rationaliser divers processus, parmi lesquels :
- Gestion des documents
- Automatisation des flux de travail
- Alertes de tâches par e-mail
- Campagnes de marketing par e-mail
- Lettres de remerciements
- Rappels de paiements
- Révision et approbation des documents
- Gestion des requêtes des employés
Une fois les processus à automatiser déterminés, vous pouvez personnaliser vos flux de travail en définissant des étapes et en configurant des alertes et des approbations qui modèleront les processus actuels généralement exécutés manuellement. Parmi les domaines d’utilisation courants, citons le marketing, la gestion client et l’assistance clientèle.
Avantages de l’automatisation des processus
En plus de rationaliser vos processus, la mise en œuvre d’une automatisation des processus s’accompagne de nombreux avantages, notamment :
- Réduction des coûts. Les tâches à effectuer étant moindres, vous avez besoin de moins de personnel.
- Utilisation plus efficace des effectifs. Les responsables, par exemple, peuvent passer plus de temps à superviser leurs employés ainsi que les tâches importantes plutôt que d’effectuer des vérifications, approbations et demandes.
- Collaboration améliorée. Un logiciel BPA permet de créer un espace au sein duquel les membres d’équipe peuvent partager des fichiers et recevoir des alertes chaque fois que des documents ont été mis à jour, modifiés ou attribués par un membre de l’équipe à un autre. Ainsi, toute l’équipe est sur la même longueur d’onde, ce qui améliore également la communication.
- Assistance clientèle améliorée. Il n’est pas toujours évident pour une équipe d’assistance clientèle ou de support technique de suivre toutes les requêtes ou questions sans automatisation des processus. Aidez au mieux vos clients en utilisant un logiciel BPA pour créer automatiquement des tickets. Vos équipes du service client peuvent ainsi y apporter une réponse rapide et efficace, à la plus grande satisfaction des clients.
- Meilleures performances globales du travail. Le recours à l’automatisation des processus réduit les erreurs manuelles et permet aux employés de mieux se concentrer.
- Plus grande satisfaction des employés. D’après un rapport réalisé en 2015 par la Society for Human Resource Management, 55 % des employés estiment qu’en termes de satisfaction, il était « très important » pour eux de pouvoir mettre à profit leurs compétences. En déchargeant les employés de tâches sans intérêt, ils consacrent plus de temps aux tâches qui répondent à leurs compétences.
Sélection du bon logiciel BPA
Lorsque vous choisissez la solution d’automatisation des processus la mieux adaptée à votre entreprise, il convient de prendre en compte différents facteurs parmi lesquels, un prix correspondant à votre budget, une solution qui s’intègre aux applications que vous utilisez, de même que la réputation du fournisseur et sa capacité à offrir un service de qualité. Alors, qu’attendez-vous ? Préparez votre avenir et modernisez votre travail avec l’automatisation des processus.
<!–
Work smarter, not harder: download the free eBook, “7 Ways to Work Smarter in the Cloud.” Discover how easy it is to mobilize, improve and do more for your small business: “Mobilize Your Business.”
–>
