Les meilleures pratiques de télétravail pour les petites entreprises

Bien que de nombreux responsables et équipes mobiles soient déjà habitués au télétravail grâce aux technologies disponibles, vous faites peut-être partie des milliers de personnes qui découvrent cette nouvelle façon de travailler, rendue nécessaire par une pandémie ou les besoins de l’entreprise. 

Ce mode de travail en autonomie, sans communication directe ni retour d’information régulier, peut être difficile pour beaucoup. Néanmoins, il existe des bonnes pratiques de télétravail pour les petites entreprises qui peuvent faciliter la transition et rendre le travail à domicile plus productif pour vous. 

Environnement de télétravail 

Il est tentant de penser que vous réfugier sur votre canapé avec votre ordinateur portable, allumer la télévision et garder votre robe de chambre et vos pantoufles vous permettra d’être plus productif. Ne cédez pas. Il est important de traiter le télétravail avec autant de professionnalisme que dans votre environnement de bureau traditionnel.  

Aménagez un espace spécialement dédié au travail, de préférence à l’écart de toutes distractions. Cela peut être un coin d’une chambre ou tout autre endroit moins fréquenté par les autres membres de la famille. Votre environnement doit vous permettre de vous concentrer sur vos tâches comme si vous étiez au bureau. 

Télétravail : les outils indispensables 

Le télétravail implique de disposer des outils incontournables d’un espace de travail et même plus. Il y a bien sûr les fondamentaux : 

  • Une surface de travail ou un bureau pour y poser votre ordinateur, ordinateur portable ou d’autres appareils de manière sécurisée et ergonomique 
  • Une chaise confortable et adaptée à votre bureau pour vous aider à maintenir une bonne posture 
  • Un écran, si vous utilisez une unité distincte de votre ordinateur portable ou tablette 
  • Une imprimante, si nécessaire pour vos tâches professionnelles 
  • Une connexion Internet ou à un réseau Wi-Fi fiable et sécurisé(e) 
  • En télétravail, vous pouvez être plus vulnérable que dans un bureau classique qui fournit des réseaux sécurisés, des pare-feu, des systèmes d’exploitation régulièrement mis à jour, une protection antivirus, etc. En tant que télétravailleur, vous devez faire preuve de la même vigilance pour tenir à jour les logiciels, y compris les logiciels antivirus et les mises à jour du système d’exploitation. 
  • Un logiciel VPN pour des communications sécurisées entre votre bureau distant et vos systèmes d’entreprise 

Trouver votre rythme 

Il est facile de se laisser absorber par les tâches à accomplir, lorsque vous travaillez à domicile sans personne pour discuter. Cela peut conduire à un épuisement professionnel ou à des problèmes de santé si vous restez assis pendant de longues périodes. Veillez à faire des pauses, à profiter de votre pause déjeuner et peut-être même à sortir pour une promenade. 

Établir une routine 

Il est tout aussi nécessaire pour les télétravailleurs d’avoir une routine comme vous le feriez au bureau. Adoptez une routine matinale pour répondre aux e-mails, passer des appels importants, planifier des rendez-vous et d’autres tâches de bureau classiques. 

Il en va de même pour la fin de journée. Passez en revue vos réalisations, fixez des objectifs pour le lendemain ou le reste de la semaine et consultez votre calendrier pour les activités à venir. 

Suivez une routine et planifiez vos tâches, votre transition vers votre modèle de travail virtuel n’en sera que plus simple. L’un des avantages du télétravail est la flexibilité. Vous n’avez pas besoin de calquer votre organisation sur celle du bureau, mais la cohérence vous aidera à gagner en efficacité et à diminuer le stress.  

Communiquez 

Communiquez régulièrement avec vos collaborateurs. Les environnements de travail virtuels nécessitent l’utilisation de technologies telles que la messagerie instantanée, la téléconférence et la visioconférence. Des outils tels que Microsoft Teams peuvent optimiser la communication entre collègues et responsables. Cela inclut des réunions en face à face qui favorisent la participation personnelle et aident à briser le sentiment d’isolement ressenti par de nombreux employés travaillant à domicile. 

Lorsque vous participez à des sessions de téléconférence, gardez à l’esprit les règles de base des réunions : 

  • Faites attention à votre apparence, à votre environnement et à toute distraction telle que le bruit ou les problèmes techniques. 
  • Restez muet à moins que vous ne vous présentiez ou ne parliez. 
  • Si vous faites une présentation, envoyez un ordre du jour aux participants invités afin que chacun puisse se préparer aux sujets abordés. Informer les parties concernées rendra la réunion plus productive et aidera à atteindre les objectifs de la session. 
  • Participez, assurez-vous que toutes les parties savent que vous êtes impliqué dans la réunion en participant aux discussions et en posant des questions pertinentes. 
  • Si les horaires ou les fuseaux horaires ne permettent pas de participer à une conférence, contactez les dirigeants pour obtenir des informations sur les sujets abordés et les décisions prises pendant la réunion. Il peut être possible de visionner un enregistrement d’une visioconférence que vous avez manquée. 

Précautions de sécurité 

Lorsque vous travaillez à domicile ou depuis un autre lieu distant, sécurité est le mot d’ordre. Protégez votre réseau Wi-Fi domestique en modifiant le mot de passe par défaut défini par le fabricant de votre équipement. L’utilisation d’un service VPN chiffrera votre trafic, empêchant ainsi quiconque d’observer vos visioconférences ou réunions d’équipe

Mettre les meilleures pratiques à votre service

Qu’il s’agisse d’une situation temporaire ou permanente, l’application de ces bonnes pratiques proposées par des équipes de télétravail expérimentées peut vous aider à être plus productif et à éviter le sentiment d’isolement. 

Lorsque vous travaillez à distance, optez pour des applications faciles à utiliser telles que Microsoft Teams, qui maintient une communication et une collaboration étroites entre les équipes. 

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