Guide d’application de la méthode BPMN dans vos opérations quotidiennes

Qu’est-ce que le BPMN ? 

« Il faut le voir pour le croire », « une image vaut mille mots », « il faut montrer plutôt que raconter »… Ces expressions au même fond expliquent comment le BPMN (Business Process Modeling Notation, « modèle de procédé d’affaire et notation ») est devenu si populaire auprès de nombreux types d’entreprises, de secteurs et de professions. Qu’est-ce que le BPMN exactement ? Comment ça marche ? 

En bref, le BPMN est une méthode d’organigramme de programmation standardisée qui vous permet de créer et de partager des diagrammes faciles à comprendre. Ces derniers peuvent modéliser de manière visuelle les étapes d’un processus métier de bout en bout.  

Diagramme BPMN de processus de changement d’adresse
Exemple de diagramme BPMN de processus de changement d’adresse (ci-dessus) 

Même s’il existe plusieurs méthodes de modélisation des processus, le BPMN s’est rapidement imposé comme la norme en la matière, et il est facile de comprendre pourquoi. 

Quelles sont ses caractéristiques ? 

Un des avantages majeurs du BPMN réside dans sa capacité à produire des organigrammes de programmation aussi simples ou complexes que nécessaire. Il est donc facile pour les intervenants de tous les niveaux (techniques ou non) de les comprendre. 

C’est probablement cette caractéristique qui explique la popularité du BPMN. Une enquête menée en 2016 a montré que 64 % des entreprises sont intéressées par l’adoption du BPMN en vue de simplifier leurs processus métier. Pour la plupart d’entre elles, l’objectif est simple : réaliser des économies en réduisant les coûts et en améliorant la productivité.  

En quoi est-ce nécessaire ? 

Les enjeux sont considérables. Voici des statistiques tirées d’une enquête menée en 2018 auprès d’entreprises : 

  • 37 % des participants ont indiqué que leur organisation dispose de plusieurs projets de processus métier importants en cours.  
  • 93 % des organisations de l’enquête ont lancé de nombreux projets d’amélioration des processus.
  • 79 % des participants ont déclaré utiliser des outils logiciels de processus pour modéliser les processus qu’ils analysaient et prévoyaient de modifier. 
  • En outre, 65 % des participants étaient plutôt d’accord ou tout à fat d’accord pour dire que les processus et technologies BPM ont aidé les organisations à améliorer l’efficacité, la polyvalence et la satisfaction des clients.  
  • Toutefois, la majorité (52 %) des participants ont déclaré n’avoir qu’occasionnellement modélisé ou documenté les processus de leur entreprise.  

Outre l’amélioration de l’efficacité, voici d’autres motifs de prise en charge des opérations de processus métier : 

  • Augmentation de la satisfaction des clients 
  • Amélioration de la réactivité organisationnelle 
  • Amélioration de la coordination et du contrôle des activités  
  • Lancement d’une nouvelle ligne de produits ou d’une nouvelle branche d’activité 
  • Mise en conformité avec de nouvelles réglementations 
  • Réaction face à des événements uniques tels qu’une fusion ou une acquisition 

Informatique, services financiers, assurances, fabrication, éducation, télécommunications, commerce de détail, ordinateurs, logiciels… Les entreprises de tous les secteurs peuvent tirer avantage de l’amélioration des processus métier ou organisationnels.  

Utilisation du BPMN 

Le BPMN a pour objectif d’offrir à chacun une vision claire d’un processus de A à Z. Il fournit un parcours visuel permettant de combler les lacunes en montrant la séquence d’activités métier nécessaires pour passer d’un bout d’un processus à l’autre.  

Voici certains des avantages que l’adoption du BPMN peut apporter aux entreprises : 

  • Simplification de la communication et de la collaboration pour atteindre un objectif 
  • Représentation visuelle simple des étapes 
  • Possibilité de personnaliser le modèle selon le rôle des intervenants (analystes, participants au processus, responsables, développeurs, équipes externes, consultants, etc.) 
  • Identification des problèmes des processus qui nécessitent une solution
  • Informations sur les pistes d’amélioration possibles 
  • Encouragement à la production de meilleurs résultats 

Exemples de modélisation des processus 

Orienté affaires 

Bon nombre de professionnels et d’organisations souhaitent modéliser un processus très général axé sur les collaborateurs. Dans ce cas, il n’est pas nécessaire de disposer de connaissances approfondies sur le BPMN en gardant une poignée de symboles ; la notation est donc simple. Inversement, il est possible d’ajuster ces modèles afin qu’ils soient extrêmement détaillés pour les services informatiques et autres intervenants techniques.

Voici quelques exemples des types de processus que ces organigrammes de programmation peuvent représenter visuellement : 

  • Traitement des appels de plainte des clients 
  • Vente de produits en ligne 
  • Flux de travail de fabrication 
  • Traitement des déclarations de sinistre 
  • Organigrammes de programmation d’embauche 
  • Méthodes d’intégration 
Processus BPMN avec diagramme à branchements
Exemple de processus BPMN avec diagramme à branchements

Orienté technique 

Comme indiqué précédemment, vous pouvez rendre les diagrammes aussi précis que nécessaire. Par exemple, pour des programmations de processus axées sur les opérations informatiques, le codage et autre : 

  • Services Web B2B 
  • Visualisation de l’exécution de code dans un programme 
  • Illustration de la structure d’un site Web ou d’une application 
  • Visualisation de la façon dont les utilisateurs naviguent sur un site Web  
  • Affichage du flux de données dans des systèmes tels que la saisie de données, les processeurs et les réseaux de communications 

Dans des versions plus élaborées, vous pouvez modéliser des événements métier complexes, tels que des messages, des minuteries, des règles métier et des conditions d’erreur. Découvrons d’autres versions plus élaborées du BPMN.  

Éléments et symboles du BPMN 2.0 

La notation BPMN comporte cinq catégories basiques d’éléments ainsi que de nombreux symboles et formes différents. En voici un aperçu : 

Objets de flux 

Ils illustrent un comportement dans un processus métier. Les voici : 

  • Activités : travail effectué ou tâches d’une personne ou d’un système (représentées par un rectangle aux angles arrondis). 
  • Événements : ce qui se passe durant un processus : Début, Intermédiaire et Fin (représentés par des cercles). 
  • Branchements : ils décrivent le chemin de flux de séquence d’un processus (représentés par des losanges). Ils peuvent comprendre des informations supplémentaires, telles que les points de décision. 

Objets de données 

Ils fournissent des informations sur les données d’un processus. Les données sont représentées de quatre manières : 

  • Entrées de données (représentées par une page avec un coin plié et une flèche vide vers la droite) : tâches dépendantes des données. Elles ne peuvent pas passer à l’étape suivante tant que des données spécifiques ne sont pas collectées. 
  • Sorties de données (représentées par une page avec un coin plié et une flèche pleine vers la droite) : permettent d’illustrer les moments où le processus génère des données. 
  • Collecte de données (représentée par une page avec un coin plié et trois lignes centrales pleines en bas) :  
  • Stockage de données (représenté par un conteneur) : utilisé en tant qu’emplacement de collection des données recueillies via le processus. 

Objets de connexion 

Ils connectent les objets de flux entre eux, ou avec d’autres informations, et illustrent le flux d’un processus : 

  • Flux séquentiel (représenté par une flèche pleine vers la droite) : décrit l’ordre dans lequel les activités sont réalisées. 
  • Flux de message (représenté par une flèche pointillée vers la droite avec un cercle à l’extrémité gauche) : décrit les messages et l’ordre du flux entre les participants. 
  • Association (représentée par une ligne pointillée) : connecte le texte et les artefacts à un événement. 

Couloirs 

Ce terme regroupe les pistes et les corridors.  

  • Piste : le « conteneur » d’un processus unique. 
  • Corridors : ils classent les activités de la piste. Affichés horizontalement ou verticalement, ils divisent la piste en plusieurs sections afin d’illustrer la responsabilité et l’emplacement d’événements.  

Artefacts 

Ils fournissent des informations supplémentaires sur le processus. Il existe deux types d’artefacts : 

  • Groupes : représentés par des cadres à bordures pointillées, ils entourent un ensemble d’éléments pour montrer qu’ils sont associés.  
  • Annotations textuelles : il s’agit de simples notes (précédées par une accolade) que les lecteurs peuvent voir facilement sans chercher à obtenir des détails supplémentaires. Elles sont aussi appelées « commentaires ». 

Simplifier le BPMN grâce à un logiciel 

Lorsqu’il s’agit de créer votre organigramme de programmation, il n’est pas nécessaire de réinventer la roue, surtout si vous débutez avec le BPMN.  

Utiliser un outil logiciel vous permet de créer vos organigrammes plus rapidement et d’augmenter l’efficacité de votre modèle de processus métier. Veillez à choisir un logiciel qui vous offre les avantages suivants : 

  • Commencez à créer des diagrammes rapidement en créant facilement des organigrammes de programmation BPMN professionnels avec des modèles et des exemples prêts à l’emploi.  
  • Donnez à vos diagrammes un aspect professionnel et attrayant avec des thèmes et des effets prédéfinis. 
  • Tirez parti de fonctionnalités intuitives, telles que le glisser-déplacer, l’alignement et le positionnement, ainsi que la connexion automatique, pour générer des diagrammes plus efficacement.  
  • Travaillez dans un écosystème de contenu mettant à disposition l’ensemble des formes principales BPMN 2.0 (et versions ultérieures), qui représente des centaines de symboles graphiques différents.  
  • Bénéficiez d’un niveau de prise en charge permettant de créer des diagrammes BPMN de base et des diagrammes plus détaillés avec logique d’exception, informations sur les ressources/postes, informations de base sur les flux de données et informations de communication entre les participants. 
  • Vérifiez la présence d’erreurs en validant votre diagramme avec un système comprenant 76 règles logiques associées à la conformité visuelle à la norme BPMN 2.0 et présentant une liste de problèmes à passer en revue. 
  • Chargez votre propre ensemble personnalisé de règles logiques associées à la conformité visuelle.  
  • Partagez votre travail comme vous l’entendez sous la forme d’un lien Web sécurisé, d’une pièce jointe, d’une image ou d’un fichier PDF, et répondez aux commentaires en ligne. 
  • Collaborez avec d’autres personnes au moyen de la co-rédaction, des commentaires et des annotations. 
  • Co-éditez des diagrammes avec votre équipe afin de conserver une version unique de la vérité et de minimiser les conflits de versions.  
  • Voyez qui travaille sur quelle partie d’un diagramme, recevez des notifications sur les modifications apportées, et choisissez le moment opportun pour fusionner celles-ci dans le fichier maître. 
  • Intégrez des diagrammes liés à des données dans un tableau de bord Power BI. Cette intégration peut contribuer à stimuler l’aide à la décision opérationnelle et commerciale afin que vous puissiez disposer d’une meilleure compréhension d’ensemble. 
  • Automatisez vous-même les flux de travail de processus métier, accélérant ainsi le processus de création et laissant plus de temps à votre équipe informatique pour se consacrer aux initiatives stratégiques. 
  • Accédez à des diagrammes à partir de presque n’importe où dans un navigateur ou sur une application iPad®.

Conseils pour vous lancer 

Des responsables aux analystes de processus métier bien établis, la simplification de vos processus métier présente des avantages pour tous, quelle que soit leur simplicité ou leur complexité. Si vous vous sentez submergé par toutes ces informations, retenez ceci : vous pouvez créer un organigramme de programmation BPMN simple, puis le développer. 

Si vous voulez voir le modèle BPMN à l’œuvre, nous proposons un grand nombre de modèles et des didacticiels vidéo qui vous aideront à créer un diagramme de base auquel vous pourrez ajouter des détails au fur et à mesure que vous vous familiariserez avec l’outil. Vous pouvez en savoir plus sur le processus de conformité lié à l’utilisation du modèle BPMN et le logiciel associé grâce à ce guide détaillé. 

Prise en main de Microsoft 365

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