Ce que l’équipe informatique peut apporter aux employés pour améliorer leurs réunions en ligne

De plus en plus d’employés travaillant à domicile ou en déplacement, la visioconférence est devenu un moyen clé pour permettre aux collègues d’échanger. Les réunions en ligne gagnent en importance en termes de communication et de collaboration.

En collaborant avec votre équipe informatique, vos employés disposent des outils qu’il leur faut pour participer à des réunions virtuelles et savent comment tirer parti des technologies disponibles. Votre équipe informatique peut ainsi également gagner un temps précieux en aidant les employés à mettre en place des visioconférences.

Vérifiez les paramètres à l’avance

Avant un appel, les employés doivent s’assurer auprès de l’équipe informatique qu’ils disposent des compléments nécessaires ainsi que de la technologie la plus à jour. En outre, quelques minutes avant la réunion, les employés doivent vérifier les entrées et les sorties de la caméra et du micro utilisés pour l’appel.

Évitez les ralentissements inutiles

Des problèmes de décalage, de synchronisation vidéo et audio peuvent survenir en raison de problèmes de connectivité réseau. Pour vérifier que cela n’affecte pas leurs réunions, les employés peuvent demander à l’équipe informatique de configurer la qualité du service afin de privilégier le trafic réseau vers votre solution de visioconférence pour les employés appelant du bureau. Le nombre d’appels peut aussi ralentir la connexion. Forts de ce constat, les employés sont invités à inclure uniquement les participants clés ou à regrouper plusieurs participants sur un même appel, si possible.

Les connaissances informatiques peuvent améliorer la réunion

Face à la multitude de fonctionnalités que proposent les solutions de visioconférence, les employés n’ont pas toujours connaissance des possibilités qui s’offrent à eux en matière de réunions en ligne. Votre équipe informatique peut aider vos employés à utiliser les salles de conversation en direct, les tableaux blancs collaboratifs et les outils de partage de fichiers de l’application pour améliorer leurs réunions.

Développer et partager une liste de conseils

Une des clés du succès pour vos employés et votre équipe informatique consiste à collaborer afin de formuler des conseils qui peuvent être partagés au sein de l’entreprise et utilisés pour renforcer l’efficacité des réunions virtuelles. Toutes les entreprises sont différentes et présentent des besoins qui leur sont propres, mais voici quelques conseils pour dresser une liste destinée à vos employés :

        
  • Lorsqu’ils utilisent un micro externe, les organisateurs de la réunion et les participants peuvent être amenés à ne pas utiliser le paramètre audio par défaut et à sélectionner le micro en tant périphérique audio.
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  • Pour éviter qu’un bruit de fond ne vienne perturber la conversation et ralentir les échanges entre les participants, ces derniers doivent être encouragés à garder le silence avant de prendre la parole.
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  • En cas de partage d’écran, celui-ci doit être préparé à l’avance afin d’éviter toute mauvaise surprise en milieu de réunion. Dérouler des onglets ou ouvrir des fichiers au cours d’une réunion peut ralentir l’appel et entraîner un certain décalage à l’écran.

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