5 עצות לשיפור היעילות של פגישות בעסקים קטנים

כל עסק, ללא תלות בגודלו, זקוק לזמן ייעודי לשיתוף פעולה לצורך השלמת העבודה. עבור עובדים רבים, פגישות עשויות להיתפס לא אחת כמטלה מעיקה. לא משנה אם יש יותר מדי פגישות או פחות מדי, אם ניתן היה לפתור את הכל בהודעת דואר אלקטרוני אחת או אם הן בזבוז זמן אחד גדול, פגישות לא פרודוקטיביות שואבות את המשאבים היקרים ביותר שלך: זמן ואנשים. נתונים סטטיסטיים מלשכת התעסוקה בארה”ב מעריכים כי חברות בארה”ב מפסידות מיליארדי דולרים מדי שנה עקב פגישות מיותרות. 

לעומת זאת, פגישות יעילות יבטיחו שיתוף פעולה אפקטיבי, שחיוני לקבלת החלטות חכמות ולהשגת יעדי ההכנסות של החברה. זה נכון בייחוד לעסקים קטנים. מכיוון שלעסקים קטנים יש פחות עובדים, רבים מהעובדים ממלאים כמה תפקידים. לפיכך עסקים קטנים מאופיינים ביותר ריבוי משימות, ביותר החלטות קולקטיביות ובשפע של אתגרים ייחודיים שאפשר להתמודד איתם היטב רק באמצעות תקשורת ותכנון טובים. 

יש כמה שיטות עבודה מרכזיות שיכולות להשאיר את הצוות במסלול הנכון. כאן ריכזנו עבורך חמש דרכים לשיפור היעילות של פגישות ולשמירה על פרודוקטיביות גבוהה בעסקים קטנים. 

1. קביעת קצב ושגרה 

בעסקים קטנים, כשיש הרבה מה לעשות ומעט אנשים לעשות את זה, פגישות שגרתיות הן רכיב חיוני. הן יכולות להיות פגישות צוות שבועיות, פגישות חודשיות לסיעור מוחין, פגישות סיכום רבעוניות או אפילו פגישות יומיות להתעדכנות במצב. הדבר החשוב הוא ליצור קצב מוסכם שהגיוני עבור הצוות ומתאים ליעדים העסקיים. פגישות רנדומליות ולא צפויות מקשות על אנשי הצוות להיערך כהלכה וגוזלות מהם זמן נחוץ לביצוע עבודתם.

  • החשיבות של סדר וארגון: אם ברור איפה הפגישות נערכות ובמה הן עוסקות, עולה הסיכוי שכל המוזמנים ינהלו את זמנם כך שיתאפשר להם לנכוח ולהשתתף באופן פרודוקטיבי.
  • חיוני להגדיר יעדים: פגישות קבועות מקלות על כולם להגדיר יעדים ולאחר מכן למדוד את הביצועים ולעקוב אחר ההתקדמות לעבר היעד.
  • פגישה יכולה להיות זריזה: בחברות מסוימות מקיימים “פגישות בעמידה” או פגישות לעדכון מצב, שמטבען הן כל-כך קצרות, שאין צורך להתיישב. עם פגישות מסוג זה, כולם מסונכרנים וצווארי בקבוק משתחררים ללא צורך בבזבוז זמן יקר מהעבודה עצמה. 

2. הגדרת סדר יום 

 אף אחד לא רוצה לנכוח בפגישה עסקית עמומה ולא מאורגנת. בנוסף, חוסר יעילות עולה לחברה כסף רב.  דוח משנת 2019 מעריך כי פגישות שאינן מאורגנות כהלכה עולות לכלכלת ארה”ב מיליוני דולרים בזמן מבוזבז, ומשפיעות לרעה על היחסים עם לקוחות. ריכזנו עבורך כמה עצות מעשיות להגדרת סדר יום לפגישות: 

  • יצירת תוכנית: כתיבה של סדר יום ספציפי לפגישה יכולה לתרום להשתתפות פעילה של כולם.
  • התמקדות: הגדרה של מספר מוגבל של פריטים לדיון עוזרת לשמור על משך פגישה סביר.
  • הגדרת יעד: בחירה במספר מוגבל של יעדים או פריטים שיש להשיג. כשיש לפגישה יעד ברור, עולים הסיכויים לכך שהמשתתפים יבינו את חשיבותה.
  • התמקדות בפתרונות, לא בבעיות: התמקדות בפתרונות עוזרת לנהל פגישות פרודוקטיביות יותר, בייחוד אם חברי הצוות ניסו לחשוב מראש על פתרונות אפשריים. 

3. אספקת משוב מהיר

 לעתים קרובות, פרוייקטים מתעכבים כאשר אדם אחד ממתין למידע או להחלטה מאדם אחר. אפשר לחשב השתתפות בפגישות כחלק מהעבודה על-ידי שימוש ב כלים מקוונים לשיתוף פעולה שעוזרים להשלים פרוייקטים, להיפגש פנים אל פנים עם לקוחות מרוחקים או לשתף פעולה במסמכים בזמן אמת. 

  • עריכה משותפת של מסמכים: עם כתיבה ועריכה בזמן אמת של מסמכים ועם אחסון בענן של כל הגירסאות של אותם מסמכים, אף אחד לא צריך להמתין למשוב או עלול להשתמש בטעות בגירסה לא עדכנית. והכל יכול להתרחש באופן מיידי, במסגרת הדיון.
  •  שיחות ועידה בווידאו: קיום פגישות פנים אל פנים בין חברי הצוות גם אם הם לא נוכחים פיזית במקום הפגישה יכול לקצר זמני תגובה.
  • שיתוף תכנים מוצגים: כלים מקוונים עוזרים לשתף מסכים, לשתף פעולה בצירי זמן ובלוחות זמנים, ועוד. 

4. שימוש במודל החלטות

 מכיוון שהתפקידים ותחומי האחריות של עובדים בעסקים קטנים משתנים כל הזמן בהתאם לצרכי העסק, עשוי להיות מאתגר לזהות מקבלי החלטות ומנהלי פרוייקטים. השימוש במטריצת או דיאגרמת החלטות יכול להיות פתרון משמעותי (וחיסכון משמעותי בזמן). לפניך שתי דוגמאות לכלים שעוזרים לזהות תפקידים ותחומי אחריות:

  • תרשימי RACI/DACI: מדובר בכלים שמבטיחים שכולם יידעו מי אחראי לכל היבט של פרוייקט או החלטה. רצוי ליצור את התרשים בפגישה שנערכת לפני התחלת הפרוייקט. 
    • RACI: הקבוצה מחליטה מי “אחראי” ‏(Responsible) לעבודה על פעולה מסוימת, מי “מפקח”‏ (Accountable) על השלמת העבודה, מי “מייעץ”‏ (Consulted) בנוגע לפרוייקט ומי פשוט “מיודע”‏ (Informed) לגביו. אפשר ליצור תרשים שמפרט משימות בציר ה- Y ושמות עובדים בציר ה- X, ולתייג כל אדם והקצאה עם אות RACI המתאימה. 
    • DACI: במודל דומה זה, ה“נהג”‏ (Driver) אחראי על פרוייקט, ה“מאשר”‏ (Approver) אחראי לאישור פרויקט, “תורם”‏ (Contributor) הוא כל מי שעוזר עם פרוייקט ו“מיודע”‏ (Informed) נמצא עם היד על הדופק לגבי הפרוייקט.
    • שני המודלים יכולים לעזור למזער עיכובים ובלבולים. בנוסף, אם אדם אחד אחראי ליותר מדי משימות, תרשים RACI/DACI יכול להציף את זה. 
  • עץ החלטות: מדובר בדרך חזותית ופשוטה להצגת בעיה, אפשרויות לפתרון והשלכות שונות או גורמים מרככים. 
  • פיתוח תהליך: המפתח הוא יישום של מודל או תהליך מסוים, ללא תלות בסוג. כשיש מערכת מוגדרת ונעשה בה שימוש, קל יותר לקבל החלטות ולהקצות תחומי אחריות.

5. שיתוף בעלות 

 בשעה שהקצאת משימות והחלטות חיונית להצלחתו של כל עסק קטן (או להצלחתה של כל פגישה בעסק קטן), שיתוף פעולה אפקטיבי אמיתי כרוך בשיתוף הבעלות על יעדים ותוצאות. תחושת אחריות משותפת בכל פגישה עוזרת לכולם להישאר מחוברים ומוכווני-מטרה.

  • פגישות פנים אל פנים: לפעמים, כדי לפתור בעיה, לא מספיק להתכתב בדואר אלקטרוני וצריך להיפגש באופן אישי כדי להסתנכרן.
  • התרחקות מהלך רוח של “זה לא באחריותי’: גם אם חברי צוות נוטלים משימות שונות, בעלות שוות-ערך על ההצלחות והכישלונות של החברה נוטה לדרבן את כולם לצאת מגדרם לטובת הקבוצה.
  • אימוץ דעות מגוונות: התרת בעלות משותפת בקבלת החלטות יכולה לעזור לעסק לשגשג בדרכים לא צפויות. 

 הדבר החשוב ביותר הוא שכל מודל, כלי או נוהל עבודה שתבחר יתאים למבנה ולתרבות הארגוניים בחברה. אבל שילוב של כמה מהעצות האלה יכול לעזור לך לחסוך זמן, לשפר את עבודת הצוות ולהתגבר ביתר קלות על האתגר האינסופי שמאפיין ניהול של עסק קטן. 

קבל מידע נוסף על פגישות בעסקים קטנים ועל הכלים שיכולים לעזור לצוותים שלך לשתף פעולה ולהפגין חדשנות בצורה טובה יותר. 

התחל בעבודה עם Microsoft 365

זהו Office שאתה מכיר, בתוספת הכלים שיעזרו לך לעבוד עם אנשים אחרים בצורה טובה יותר, כך שתוכל להספיק יותר – בכל זמן, מכל מקום.

קנה עכשיו
תוכן קשור
פרודוקטיביות

חמש דרכים שבהן יישומים משולבים של לוח שנה מקוון יכולים להגביר את הפרודוקטיביות

קרא פרטים נוספים
פרודוקטיביות

עצות מובילות לפרודוקטיביות עבור המשרד המרוחק או הנייד שלך

קרא פרטים נוספים
פרודוקטיביות

עצות לפגישות יעילות מובילות עם הצוות שלך

קרא פרטים נוספים
פרודוקטיביות

כיצד לבחור בתרשים הזרימה היעיל ביותר

קרא פרטים נוספים

תובנות ורעיונות לעסקים אינו מהווה ייעוץ מס או ייעוץ פיננסי מקצועי. עליך לפנות אל מומחה המס או המומחה הפיננסי שלך כדי לדון במצבך.