מהולוח שנה מקוון?
רובנו עמוסים ומתקשים לעקוב אחרי כל מה שמתרחש בחיינו. לוחות שנה מודפסים יכולים לעזור, אבל יש להם חסרונות: המקום מוגבל, הזזת פגישות גורמת לבלגן, צריך לכתוב הכל ביד וקשה לשתף אותם עם אנשים אחרים.
לוחות שנה מקוונים נראים דומים למדי ללוחות השנה המקוריים, עם כל האירועים שלך, אבל יש לך יותר גמישות משום שהכל דיגיטלי. קל לקבוע דברים מחדש, להוסיף אירועים חוזרים ולהציג כל פרק זמן שאתה רוצה. בנוסף, יש לך אפשרות לגשת ליישום לוח השנה מכל מכשיר ואפילו לשתף אותו עם חברים ועמיתים לעבודה. לוחות שנה מקוונים אינם כוללים ציורים יפים כמו לוחות שנה מנייר, אבל הם יעילים בהרבה, וברגע שמתחילים להשתמש בהם, קשה לחזור אחורה.
התכונות של לוח השנה המקוון
יש יישומים שונים של לוחות שנה, אבל רובם מציעים את אותם היתרונות: הם עוזרים לך לתכנן, להיות מאורגן ולעקוב אחר תאריכי יעד. הנה מה שאפשר לעשות עם לוחות שנה מקוונים, בהתאם ליישום שבו אתה משתמש:
- ליצור פגישות אישיות ועסקיות.
- להציג לוחות שנה של אנשים אחרים ולקבוע פגישות לפי זמינות.
- לבדוק זמינות של חדרי ישיבות ולבחור מיקומים.
- לראות תגובות להזמנות לפגישות.
- לשתף את לוח השנה שלך ולשנות הגדרות שיתוף כדי שאנשים אחרים יראו פרטי אירועים או כדי שיראו אם אתה עסוק או פנוי.
- להציג לוחות שנה מרובים באותו הזמן, כמו לוח השנה של העבודה, לוח השנה האישי שלך ולוח חגים.
- לראות מה צפוי לך במהלך היום, השבוע, החודש או השנה, וכן לראות אירועים מהעבר.
- לקבוע תזכורות לפגישות, החל מחמש דקות לפני תחילת האירוע ועד כמה שבועות לפני כן.
- ליצור פגישות חוזרות שבועיות, שנתיות או לפי יום מסוים בחודש.
- לתת לעובדים אחרים גישה לניהול היישום של לוח השנה העסקי שלך.
- לבדוק את תחזית מזג האוויר לימים הקרובים.
- לסווג אירועים לפי צבע.
- לקבל או לדחות פגישות באופן אוטומטי לפי הזמינות שלך.
כיצד לוחות שנה מקוונים מתחברים ליישומים הקיימים שלך
אחד מההיבטים הטובים ביותר של לוחות שנה מקוונים הוא שהם מתחברים ליישומים אחרים שבהם אתה משתמש. כך ניתן להשתמש בהם יחד.
דואר אלקטרוני: בעת קביעת פגישה חדשה, לוח השנה המקוון שלך יוצר הזמנה בדואר אלקטרוני למשתתפים הכוללת את פרטי הפגישה, כגון אם ההשתתפות שלהם נדרשת או אופציונלית. יש לך גם אפשרות לשלוח את כל לוח השנה בדואר אלקטרוני כדי שאנשים יוכלו לראות מתי אתה פנוי. ביישומים מסוימים של לוח שנה, גרירת דואר אלקטרוני מתיבת הדואר הנכנס לסמל לוח השנה תיצור באופן אוטומטי פגישה חדשה עם תוכן הדואר האלקטרוני בפרטי הפגישה.
ניהול שיחות ועידה בווידאו: יש יישומי לוח שנה שמתחברים ליישומים לניהול שיחות ועידה בווידאו, כך שבעת הלחיצה על פגישה מיידית או פגישה חדשה בלוח השנה, נוצרת הזמנה לפגישה הכוללת את הקישור לשיחת הוועידה בווידאו.
מסמכים: בעת יצירת אירוע חדש, לוחות שנה מסוימים מציגים אפשרות כגון צרף קובץ כדי שתוכל להוסיף מסמך, סרטון או תמונה להזמנה שהמשתתפים יוכלו לראות לפני הפגישה או במהלכה.
יישום לרישום הערות: בעת פתיחת אירוע ביישומי לוח שנה מסוימים, ניתן לראות אפשרות ליצירת פרוטוקול ביישום לרישום הערות. ניתן לבחור אם אתה רוצה לשתף את ההערות או לשמור אותן לעצמך.
חמש דרכים שבהן לוחות שנה מקוונים יכולים להגביר את הפרודוקטיביות
#1. תזמון מהיר יותר של פגישות
תמו הימים שבהם היינו שולחים הודעות דואר אלקטרוני הלוך ושוב כדי למצוא מועד לפגישה שמתאים לכולם. עם מסייע התזמון שבלוח השנה המקוון, ניתן לראות משבצות של מועדים פנויים ולא פנויים של כל אחד, וכך קל לזהות את המועד המתאים ביותר לפגישה. אם אתה עובד עם אנשים באזורי זמן אחרים, תוכל לבחור להציג את הזמן המקומי שלהם, כדי שלא לקבוע פגישות מעבר לשעות העבודה שלהם.
<!–
–>
בנוסף, לוחות שנה מקוונים מאפשרים לקבל, לדחות ולקבוע מחדש את הפגישות בצורה מהירה יותר משום שהם מסונכרנים עם הדואר האלקטרוני. כשמשתתפים בפגישה מקבלים הזמנה בדואר אלקטרוני, הם יכולים לקבל אותה, לדחות אותה או להציע מועד אחר ישירות מיישום הדואר האלקטרוני שלהם.
#2. תכנון הזמן כדי לעמוד בלוחות זמנים
התמרון בין פרוייקטים מרובים, שלכל אחד אבני דרך משלו, יכול להיות מאתגר. לוחות שנה מקוונים מקלים עלינו לתכנן. הצג את מועדי ההגשה העיקריים בלוחות השנה של הקבוצה והארגון שלך, ולאחר מכן צור לוח זמנים בלוח השנה האישי שלך כדי להישאר מעודכן. חלק פרוייקטים גדולים לחלקים קטנים יותר ותן לעצמך מספיק זמן לכל חלק, עם תזכורות אופציונליות. חסום פרקי זמן בלוח הזמנים שלך – רצוי בשעות שבהן אתה פרודוקטיבי במיוחד – כדי להתמקד במשימות מסוימות כדי שאנשים יידעו שלא להפריע לך וכדי שתוכל להספיק יותר.
#3. שיתוף פעולה קל יותר
<!–
–>
בעת הוספת קבצים לפגישות בלוח השנה, כגון מצגת משותפת או עיצוב לדוגמה, המשתתפים יכולים לגשת אליהם מהר יותר במהלך הפגישות. כך הם יכולים להתמקד בתרומה לפגישה במקום לחפש אחרי מסמכים. כדי ליהנות משיתוף פעולה פרודוקטיבי, ניתן אפילו להוסיף שאלות או הנחיות בתיאור הפגישה שאנשים יוכלו לעיין בהן מראש.
#4. תכנון שמביא בחשבון היעדרויות
עם חופשות, ימי מחלה, חגים וכנסים, ישנם הרבה אירועים שיכולים לדחות פרוייקטים. בעזרת לוחות שנה מקוונים, ניתן להציג לוחות זמנים מרובים בבת אחת כדי לבדוק את זמינות חברי הצוות לקראת מועדי הגשה. לאחר מכן ניתן לתכנן לוחות זמנים ולדאוג למחליפים, למנוע הפתעות ולהזיז מועדים אחרונים לפי הצורך.
#5. זמינים בכל מקום
יישומי לוח שנה מסתנכרנים באופן אוטומטי באינטרנט, ולכן כל המכשירים שלך משתמשים בגירסה האחרונה של לוח הזמנים באופן אוטומטי. אפשר אפילו להצטרף לפגישה מהטלפון אם ההזמנה כוללת קישור לשיחת ועידה בווידאו.
שיטות עבודה מומלצות ללוח שנה מקוון
הנה כמה עצות שיעזרו לך להפיק את המרב מיישום לוח השנה העסקי שלך.
- קבע הפסקות. חסום פרקי זמן לארוחת צהריים ולהפסקות קצרות שיאפשרו לך לצאת לצעידה קצרה או להתעמל. אוויר צח ומתיחות יכולים להועיל מאוד לפרודוקטיביות שלך.
- האצל סמכויות לעמיתים. חסוך לעצמך זמן ותן לעובד אחר, כגון מנהל המשרד, גישה ללוח השנה שלך ואת היכולת להוסיף אירועים או לקבוע אותם מחדש.
- שלח דוא”ל במקום זאת. שקול אם אפשר להחליף את הפגישה בדוא”ל. אם הפגישה נחוצה, הזמן מעט אנשים ככל האפשר.
- חשוב על הניראות. שנה את ההגדרות של לוח השנה לפי הצורך של העמיתים שלך לדעת פרטי פגישות או שאינך זמין בשעות מסוימות.
- הגבל תזכורות. סביר להניח שתרצה להציג הודעות לגבי פגישות, אבל לא לגבי החופשות של העמיתים שלך. כבה תזכורות בלתי רצויות כדי למנוע הפרעות.
- קבע פגישות קצרות יותר. יישומים מסוימים של לוחות שנה עסקיים מאפשרים לך לקבוע פגישות של 25 או 50 דקות במקום 30 או 60 דקות, כנהוג. נסה זאת – סביר להניח שהעמיתים שלך ישמחו לנצל את הזמן הפנוי.
לוחות שנה מקוונים יכולים לעזור לך להישאר מאורגן, פרודוקטיבי ומחובר לצוות שלך מכל מקום. אם אינך בטוח איזו יישום לוח שנה להשיג, נסה את Microsoft Outlook לעסקים. לקבלת פתרון מקיף הכולל את Microsoft Outlook,קנה את Microsoft 365 לעסקים כדי להתחיל בעבודה מיד.
תפקיד צוות מרכז הצמיחה הוא לעזור לך להתחיל את העסק שלך, לנהל ולהפעיל אותו.