6 דרכים לעורר עניין בסדר היום של הפגישות המקוונות שלך

מאת דיאנה בוהר, מחברת אורחת של Microsoft

יותר מדי פגישות מקוונות דומות רק במעט לפגישות פנים אל פנים מבחינת האנרגיה, המעורבות והרעיונות שמועלים.

בדרך כלל, פגישות מקוונות אלה סוטות מהמסלול באחת משתי דרכים: או שהן הופכות לשקטות כמו הלוויות, ואנשים נושאים מונולוג אחר מונולוג מול קהל האבלים. או שהן מזכירות חבורה של אנשי מכירות שחוגגים בטרקלין בשדה תעופה אחרי זכייה בחוזה גדול – כל אחד מתפרץ לדברי השני כדי להוסיף כמה מילים ללא כיוון או התמקדות. אבל זה לא חייב להיות כך.

כדי להפוך את הפגישות המקוונות שלך למלאות חיים ועם זאת פרודוקטיביות כמו פגישות פנים אל פנים, שקול קווים מנחים אלה:

1. השתמש בסדר יום רשמי.

היעדר סדר יום מעביר למשתתפים את המסר שאתה מתכוון “לשוחח” ולא לעשות עסקים, להחליף רעיונות ולקבל החלטות. נסח את סדר היום בכתב ושלח אותו למשתתפים לפחות יומיים מראש כדי שיעיינו בו ויוכלו להתכונן לפגישה.

כמו כן, הקרן אותו מדי פעם במהלך הפגישה. (תגלה מדוע בהמשך המאמר.)

2. ציין נושאים בצורת שאלה.

הימנע מתבנית נושא אופיינית זו:

─המכירות ברבעון השלישי

─דוכן בתערוכה בכנס ITH

─הקמפיין השיווקי של המתחרים במהלך אוגוסט

במקום זאת, נסח את הנושאים כשאלות כדי שהדיון יהיה ממוקד כמו לייזר ולא מעורפל:

─לאיזה אחוז מהמיכסה לרבעון השלישי הגענו עד עכשיו?

─האם הצגה בתערוכה המקצועית של ITH מצדיקה עלות של 35,000 דולר ושהות של יומיים?

─מהי האסטרטגיה הטובה ביותר למכירות מול הקמפיין השיווקי של Logard באוגוסט?

3. ציין את התבנית של כל נושא בסדר היום.

בסדר היום הרשום, ציין את התבנית של כל נושא: "לדיון פתוח" "לדיווח בלבד" "שאלות ותשובות" "משאל בקרב המשתתפים" "להמלצה" "לקבלת החלטה". לעתים קרובות, המשתתפים יוצאים מהפגישה במחשבה שהם בזבזו את זמנם משום שלא התקבלה שום החלטה. אך כמנהל הפגישה, ייתכן שהמטרה שלך היתה רק להעלות בעיה ולאסוף קלט. אם תאמר לחברי הקבוצה מראש מהי המטרה, תהיה להם תחושת הישג גם בנושאים אלה.

4. הקצב זמן לכל נושא.

תוכל תמיד להתאים את התזמון אם יתעורר הצורך. אבל כשיש הערכת זמן, כולם יודעים למה לצפות. אם נרשם בסדר היום שחגי ידווח על תוצאות המעבדה והקצבת הזמן היא 5 דקות, הוא יידע לא להקדיש זמן לבניית הצגת שקופיות באורך 30 דקות.

5. תן התראה לכל אחראי כדי שיביא עמו מידע נחוץ.

אם אתה מצפה מדורית להביא איתה את הנתונים כבסיס לדיון, אל תפתיע אותה. הוסף את השם שלה לסדר היום בתור "הצד האחראי" כדי שהיא תגיע מוכנה.

6. סכם מסקנות והקצה פעולות המשך טיפול – במסגרת סדר היום.

בפגישות מקוונות בפרט, זכור את הפיתוי העצום של המשתמשים להסיט את תשומת לבם למסכי הטלפונים הסלולריים או לניירות. סכם מסקנות והחלטות מרכזיות ושרבט אותן על עמודה ריקה בסדר היום המתוכנן. לאחר מכן, בעמודה הסופית, תעד את פעולת המשך הטיפול: מי אחראי לנקוט איזו פעולה באיזה תאריך.

זהו זה. סדר היום שמילאת משמש עכשיו כפרוטוקול הפגישה. מסור אחר כך את סדר היום הסופי למשתתפים ולאנשים שנעדרו (כקובץ להורדה למטרות עיון)!

סדר היום עושה את העבודה הקשה. הפגישה המקוונת הפרודוקטיבית הסתיימה!

דיאנה בוהר היא מחברת רבי-מכר שפרסמה 47 ספרים, אשר יצאו לאור ב- 60 מהדורות בשפות זרות. היא עוזרת לארגונים לקיים תקשורת ברורה ועוזרת למנהיגים להרחיב את השפעתם באמצעות נוכחות ניהולית חזקה. היא כותבת רשומות בלוג באופן קבוע עבור Forbes‏, HuffPost ו- The CEO Magazine‏. www.BooherResearch.com ‏‎@DiannaBooher

התחל בעבודה עם Microsoft 365

זהו Office שאתה מכיר, בתוספת הכלים שיעזרו לך לעבוד עם אנשים אחרים בצורה טובה יותר, כך שתוכל להספיק יותר – בכל זמן, מכל מקום.

קנה עכשיו
תוכן קשור
Business Tips

הגן על הסביבה על-ידי בחירה לעבוד מהבית

קרא פרטים נוספים
Business Tips

חמש דרכים לשדר מקצועיות בדואר אלקטרוני

קרא פרטים נוספים
Business Tips

עבודה בדרכים חדשות: שימושים לא שגרתיים בתוכנת תרשימי זרימה

קרא פרטים נוספים

מרכז הצמיחה לעסקים קטנים אינו מהווה ייעוץ מס או ייעוץ פיננסי מקצועי. עליך לפנות אל מומחה המס או המומחה הפיננסי שלך כדי לדון במצבך.