לכל אתגר עסקי שאפשר לחשוב עליו יש יישום אחד או יותר לענן שמבטיח לפתור אותו. יישומים לענן הם ברכה לעסקים קטנים. לא צריך להשקיע בתשתית יקרה כדי לנהל תהליכים עסקיים, כגון משאבי אנוש, ניהול פרוייקטים, הנהלת חשבונות וניהול קשרי לקוחות. עם מודל המבוסס על מנויים, קל להתחיל בעבודה ואתה משלם רק על הדברים שאתה משתמש בהם. אבל אם אינך זהיר, יותר מדי יישומים חופפים מובילים לחוסר יעילות ולהוצאות מיותרות.
עבור תהליכים עסקיים רבים, ניתן לבחור בין פתרונות שמתמחים במשימה ספציפית לבין פתרונות שמתייחסים לתהליך מסוים מקצה לקצה או לכמה צרכים עסקיים ברחבי החברה. יש מקרים שבהם עדיף לבחור ביישום ממוקד, אבל חשוב לשקול את התועלות הללו מול היתרונות של פתרון מאוחד ויחיד.
1. הפחתת עלויות IT
התועלת הברורה ביותר לאיחוד יישומים היא חיסכון בכסף. נכון שמנויים נוטים להיות זולים יותר מאשר אירוח יישומים במקום, אבל גם ליישומים לענן יש עלויות משלהם. רוב היישומים העסקיים גובים תשלום חודשי לפי מספר המשתמשים או כמות שטח האחסון שבשימוש. העלויות הללו מצטברות, בעיקר אם אתה משלם על יותר מיישום אחד עם פונקציונליות דומה.
גם הניהול של מנויים מרובים אינו פשוט. כל חברה משתמשת במדדים משלה לקביעת עלויות. לא קל לעקוב אחר הדברים שאתה משלם עליהם כאשר צוותים שונים משתמשים ביישומים שונים. על-ידי איחוד החיובים, ניתן לקבל תצוגה טובה יותר של הדברים שבהם החברה משתמשת והערך שאתה מפיק מהיישומים לענן.
2. ביצוע משימות רבות יותר
מעבר לעלויות הקשיחות הקשורות למנויים, יותר מדי יישומים פוגעים בפרודוקטיביות. כמו החלפה בין משימות ככלל, המעבר בין יישומים שונים מבזבז זמן ומתסכל את העובדים. אותן דקות ושעות אבודות מצטברות לאורך זמן, במקום שהעובדים ינצלו אותן למשימות חשובות יותר. הנה כמה דוגמאות לאופן שבו איחוד יכול לייעל את העבודה:
- יישום יחיד לצ’אט, לשיחות ולפגישות מאפשר לעובדים לעבור במהירות בין אמצעי תקשורת. לדוגמה, אם חברי הצוות מגלים שהם אינם מצליחים לפתור בעיה מסוימת בצ’אט, הם יכולים להתחיל פגישה עם כל משתתפי הצ’אט בלחיצת לחצן.
- בעת העבודה על פרוייקט יחיד, ייתכן שהעובדים יצטרכו לתקשר עם עמית לעבודה, ואז לשתף פעולה במסמך ולאחר מכן לתקן לוח זמנים של פרוייקט – והכול תוך כמה שעות ספורות. השלמת המשימות הללו פשוטה בהרבה אם כל היישומים נגישים בפלטפורמה אחת, כמו Microsoft Teams.
- אם המידע מאוחסן בפלטפורמה יחידה, העובדים לא יבזבזו זמן בפתיחת כמה יישומים שונים כדי למצוא את מה שהם מחפשים.
3. טכנולוגיה פשוטה יותר
יישומים לענן הם פשוטים יותר להגדרה מאשר פתרונות מקומיים, אבל זה לא אומר שהם אינם דורשים תשומת לב. מישהו, לרוב מחלקת ה- IT, צריך לנהל אותם. ניהול זה כולל הוספה והסרה של משתמשים ביישומים כאשר התפקידים שלהם בחברה משתנים, שילוב יישומים עם מערכות אחרות כגון פתרון לניהול גישת זהויות, ופתרון בעיות שהעובדים נתקלים בהן עם התוכנה.
עם פחות יישומים לתמוך בהם, תוכל לפנות את זמנם של אנשי ה- IT ליוזמות גדולות יותר שיניעו את העסק קדימה.
4. גישה לתובנות טובות יותר
נתונים הם אחד מהנכסים החשובים ביותר לעסק שלך. היכולת להבין מיהם הלקוחות הטובים ביותר, לחשוף מגמות במכירות ולעקוב אחר אתגרים בייצור דורשת ניתוח נתונים. אבל אם נתוני הלקוחות, המידע הפיננסי ופרטי תכנון הפרוייקטים מפוצלים בין כמה יישומים, ייתכן שתחמיץ תובנות חשובות.
על-ידי איחוד יישומים לפתרון יחיד או לחבילה של כלי בינה עסקית משולבים היטב, יהיה קל יותר לאנשים לנתח נתונים ברחבי החברה ולגלות תובנות חשובות שיעזרו לקבל החלטות חכמות יותר. לדוגמה, אם לאנשי הצוות יש גישה קלה לנתוני לקוחות בכל נקודות המגע במחזור החיים של הלקוח, הם יכולים לצפות צרכים מראש ולספק שירות טוב יותר. חיבור נתוני מכירות עם נתוני שימוש של העובדים יכול לעזור לך להבין כיצד לייעל את השימוש במשאבים. בנוסף, פלטפורמות רבות מציגות מדדים חשובים שניתן לבחון במבט מהיר.
5. אבטחה הדוקה יותר
בעולם של ימינו, כל מכשיר, חשבון משתמש ויישום עלול לפתוח פתח לגורמים שליליים שרוצים לגנוב נתונים או לשבש בצורה אחרת את העסקים שלך. השימוש ביישומים מכמה ספקים שונים מגביר את הסיכון לפריצת אבטחה משום שאנשים רבים משתמשים באותה הסיסמה לכמה חשבונות. אם חשבון אחד נפרץ, התוקפים יכולים להשתמש במידע זה לגישה לחשבונות אחרים, כולל לרשת החברה.
אם תפחית את מספר היישומים שבהם הצוות שלך משתמש, תוכל לפשט את האבטחה. כאשר העובדים משתמשים בחשבון יחיד לגישה לכמה יישומים, ניתן להשתמש באותן בקרות אבטחה בכל היישומים שלהם. וכאשר צריך לפקח על פחות יישומים, עולה הסבירות לאיתור תקריות אבטחה לפני שהן מסבות נזק אמיתי לחברה.
כיצד ניתן לדעת אם יש לך יותר מדי יישומים
ניתן למצוא יישומים רבים לענן ולהשתמש בהם בקלות. למעשה, ייתכן שאינך מודע לכל היישומים שבהם החברה שלך משתמשת. אבל אפילו אם בררת בקפידה את היישומים של החברה שלך, עדיין יכולות להיות הזדמנויות לאיחוד. הנה כמה סימנים לכך שהעסק שלך משתמש ביותר מדי יישומים:
- מחלקות או צוותי פרוייקטים משתמשים ביישומים שונים לביצוע פונקציות דומות. לדוגמה, אם צוות השיווק שלך משתף קבצים באמצעות Microsoft OneDrive ואילו צוות פיתוח המוצרים משתמש ב-Box.
- חברי הצוות נדרשים להוריד נתונים ממערכת אחת ולהעלות אותם למערכת אחרת כדי לבצע את העבודה. לדוגמה, מחלקת המכירות צריכה לייבא מידע על לקוח מכלי למעקב אחר המכירות לתוך כלי ניהול פרוייקטים לאחר סגירת עסקת מכירה.
- מידע חשוב מפוזר בין כמה כלים שונים, ודורש מהעובדים לחפש בכמה יישומים אחרי מה שהם צריכים.
- היעדר ניראות ברחבי העסק מקשה עליך לקשר בין הנעשה בפרוייקטים, במשאבים ובאפיקי רווח שונים.
יישומים לענן עוזרים לך ולצוות לעבוד מכל מקום. אבל יותר מדי יישומים יכולים גם לפגוע ביעילות. כדי לשפר את האבטחה, הפרודוקטיביות וניהול העלויות, בחן פתרונות מקיפים כדי לראות אם הם מציעים הזדמנויות להפחתת מספר היישומים שהצוות מתמרן ביניהם מדי יום. או קבל ניתוח מפורט יותר לגבי החיסכון הפוטנציאלי בעלויות של איחוד יישומים ובצע הערכה עצמית כדי לקבוע אם כדאי לך לפשט את מערך היישומים בעסק שלך.
תפקיד צוות מרכז הצמיחה הוא לעזור לך להתחיל את העסק שלך, לנהל ולהפעיל אותו.