מדוע הנהלת חשבונות ונושאים כספיים חשובים לעסקים קטנים

הנהלת חשבונות.

המילה הזו לכשעצמה מספיקה כדי לעורר חלחלה בקרב יזמים. יתרון אחד של בעלות על העסק שלך הוא שאינך צריך להתמודד עם הבירוקרטיה והתהליכים הנלווים לעבודה עם חברה גדולה. סביר להניח שהצלחת להקים עסק קטן מצליח בזכות הבנה מעמיקה של הלקוחות, המוצר וצוות העובדים שלך – כל הדברים שיכולים לגרום לשמחה ולשביעות רצון מלאה.

עבור יזמים רבים, הנהלת חשבונות היא אחד הנושאים הכי פחות מהנים המונחים על שולחנם, אם לא המרתיע שבהם. רתיעה זו עלולה לעתים קרובות לגרום לבעלים של עסק קטן שמזניח את הטיפול בנושאים הפיננסיים לשאת בהשלכות קשות.

בשלב מוקדם של העסק שלי, אחת היועצות שלי חזרה והדגישה בפניי עד כמה חשוב התחום ה’לא ממש מהנה’ הזה. העצה שלה הייתה: לבנות הרגלים נכונים כבר בשלב מוקדם. כמו פעילות גופנית ותזונה, ההרגלים הנכונים כיום מונעים בעיות בעתיד ומאפשרים לך להתנהל ככל שאתה מתבגר, כפי שמעולם לא דמיינת שתוכל.

לשם כך, ישנם שלושה הרגלים שכל בעל עסק צריך לאמץ. יישום של שלושת ההרגלים עדיין לא מבטיח שהעסק שלך יזכה להצלחה מסחררת, אבל הם מבטיחים שהוא לא יהיה קורבן של טעות פיננסית לא מכוונת.

הרגל 1: העבר למיקור חוץ את כל המשימות שאינך יכול או אינך רוצה לבצע

כבעלים של עסק קטן, כל משקל העסק מוטל על כתפיך. אך לעתים המשקל הזה באמת כבד מדי. אם אינך נהנה מטיפול בנושאים הכספיים, זהו אחד מגורמי הלחץ שהכי קל להעביר למיקור חוץ. יש שפע של ספקים שיוכלו לעזור לך בכל מה שצריך, מהנהלת חשבונות וחישוב השכר ועד ליצירת מודלים מורכבים.

ישנם שני סוגים עיקריים של ספקים שיש לשקול.

  • באופן מסורתי, חברות לשירותי מיקור חוץ בתחום החשבונאות יסייעו לך עם הלוגיסטיקה השגרתית של העסק, כמו הנהלת חשבונות, שכר, החזרי הוצאות, דיווח ועוד ועוד. בדרך כלל הם גובים שכר טרחה בהתבסס על גודל העסק, ולכן יכולים לצמוח יחד איתך. העלות של העסקת חברה כזו יכולה להיות נוחה באופן מפתיע, וחברה טובה תוכל להתרחב איתך עד שתהיה מוכן להעסיק אדם ייעודי לכך.
  • האפשרות השנייה היא להעסיק מנהלי כספים במשרה חלקית. בדרך כלל אלה אנשים שבעבר כיהנו כמנהלי כספים בחברות ולאחר מכן החליטו שהם רוצים יותר גמישות בחייהם. מנהל כספים במשרה חלקית יכול לעתים לפעול באופן דומה לחברת שירותי חשבונאות במיקור, או להתמקד יותר בסוגיות כספיות אסטרטגיות, כמו מתי וכיצד ניתן לגייס הון חיצוני.

מה שאתה צריך תלוי במורכבות העסק שלך. עם זאת, חשוב לבנות צוות מיקור חוץ, המשאבים הללו חיוניים לעסק שלך. לא הפכת ליזם כדי לעבוד כמנהל חשבונות, אבל עדיין חשוב שתבין כיצד העסק שלך יכול להתנהל באופן תקין.

הרגל 2: סגור את הנושאים הכספיים אחד לחודש

אולי כבר נקלעת למצב הזה. חלפה שנה שלמה, הגיע זמן לשלם מסים, אך לא ניהלת רישומים כראוי וכעת עליך להקדיש את פברואר ומרץ למרדף אחרי הרישומים שלך. כאשר אתה מנתח לאחור את ההתנהלות הכספית, אתה מגלה הוצאות מיותרות והפתעות יקרות. גרוע מכך, ייתכן שתגלה שאתה נמצא במצב הרבה יותר שברירי ממה שחשבת.

למרבה המזל, ניתן למנוע תרחיש כזה על-ידי היצמדות לכלל פשוט: נהל את ספרי החשבונות אחת לחודש.

בהנהלת חשבונות, ניהול הספרים פירושו מעקב מדויק אחר ההכנסות וההוצאות ובדיקה שהמאזן מתאים למה שקורה בפועל בחשבון הבנק שלך. לשם כך, דרושה לך מדיניות ברורה עם מנהלי החשבונות הפנימיים או החיצוניים שלך. חשוב מכך, עליך לאכוף מדיניות זו ולוודא שהיא מיושמת (ככל שתתמהמה יותר אחרי סוף החדש, כך יהיה קשה יותר לסגור את הספרים של אותו חודש).

אך זה לא רק עניין של ניקיון כאשר אתה חש את הדופק של העסק שלך כמעט בזמן אמת, יש לך הזדמנות להגיב כשמתעוררות בעיות ולהשקיע כאשר צצות הזדמנויות.

נניח שאתה רוצה לקחת הלוואה לעסקים קטנים. ההבנה מתי נכון לבקש הלוואה יכולה להבטיח שלא תיקח אותה מוקדם מדי (ותשלם ריבית מיותר) או מאוחר מדי (ותסתכן במשבר כספי). לחלופין, אם אתה חברת סטארט-אפ שמגייסת הון ממשקיעים, הידיעה מתי לגייס כסף נוסף יכולה לסייע לך לנהל משא ומתן מעמדה של כוח. אינך צריך לנהל משא ומתן כדי לשמור על האור דולק בזמן שהוא מהבהב.

הרגל 3: ערוך ביקורת על ההתנהלות הכספית שלך

בהרגל הזה אני נוטה לאבד אנשים. ביקורת כספית היא תהליך שבו חברה חשבונאית חיצונית נכנסת לתמונה ובודקת את המאזן, הדוחות הכספיים והתהליכים החשבונאיים שלך. לעבור ביקורת נשמע כמו דבר שעושים רק כשנתקלים בבעיות או רק אם יש לך חברה גדולה, אבל גישה זו רחוקה מהאמת.

כמו שאמר לי אחד המנטורים, “חברה טובה היא חברה מבוקרת”.

לביקורת יש הרבה יתרונות, ראשית, היא מסייעת למנוע הונאה. זוכר את סיפורי הזוועה על עובדים או על ספקים נוכלים שמעלו בכספים? בחברה מבוקרת, המבקר יכול לעזור לאתר גורמים גאלה ולזהות כל נקודה בתהליך החשבונאי שעלול להיחשף לתקיפה.

בנוסף, מבקר יצביע על שגיאות אחרות בתהליכים החשבונאיים שלך, שעלולות לגרום לבעיות בעתיד. מודעות לשגיאות אלה עשויה לעזור לך למנוע בעיות ולחסוך כסף בטווח הרחוק.

מבקר לא רק עוזר לנטרל חברי צוות מאיימים. הוא גם מאפשר לך, אם אי פעם תחליט למכור את החברה, להשיג את הנתונים הפיננסיים המבוקרים שעשויים להידרש על-ידי הלקוח. גם אם זה לא חובה, חברות עם ניהול כספים מבוקר מצליחות להשיג בדרך כלל מחיר גבוה יותר בשל רמת הסיכון הנמוכה והסיכוי הנמוך להפתעות לא צפויות.

יש לכך יתרונות לא רק בזמן מכירת החברה. משקיעים רבים ידרשו מחברות בשלות יותר להוכיח שניהול הכספים שלהם מבוקר לפני שהם מעבירים כספים. כמובן שתוכל למהר ולהכין דוחות כאלה בדיעבד כאשר תרצה למכור את החברה או לגייס הון, אך הדבר מוסיף מורכבות לתהליכים ומעכב אותם (וגם מייקר!). במקרה הגרוע ביותר, אתה עלול גם לגלות בעיות מפתיעות שעלולות להרתיע רוכשים או משקיעים פוטנציאליים.

ייתכן שתחשוב כי העסקת שירותי ביקורת פירושה העסקת חברה חשבונאית גדולה שתדרוש ממך לשלם סכומים גדולים של כסף, אך ישנו שפע של חברות חשבונאות קטנות יותר שיש להם מוניטין ושם בניהול תהליכי ביקורת באיכות גבוהה במחירים הרבה יותר זולים מאלה של החברות הגדולות.

ניהול תקין של הכספים

ניהול תקין של הכספים הוא מקרה קלאסי של רפואה מונעת. נכון, תוכל לחכות עד שתלקה בהתקף לב כספי ותנסה לרפא אותו, אך נקיטת הצעדים הנכונים כעת תעזור למנוע משברים ולזהות הזדמנויות כאחד.

אני מבין, ניהול חשבונות, רישומים חשבונאיים, מאזנים, כל אלה הן מילים מפחידות. עצם כתיבתן גורמת לי לחשוב על גיליונות אלקטרוניים ועל פגישות עבודה ארוכות ומתישות. אך בעזרת שימוש יעיל במשאבים חיצוניים, קביעת מדיניות טובה והקפדה שכולם יצייתו לה, ניהול הכספים הופך לכוח של העסק שלך וגורם לך להרגיש נינוח מכך שהחברה שלך צועדת במסלול כספי תקין.

התחל בעבודה עם Microsoft 365

זהו Office שאתה מכיר, בתוספת הכלים שיעזרו לך לעבוד עם אנשים אחרים בצורה טובה יותר, כך שתוכל להספיק יותר – בכל זמן, מכל מקום.

קנה עכשיו
תוכן קשור
ניהול העסק שלי

כיצד ליצור תקציב פיננסי עבור עסק קטן

קרא פרטים נוספים
ניהול העסק שלי

5 טעויות יקרות שיש להימנע מהן כשמרחיבים את העסק

קרא פרטים נוספים
ניהול העסק שלי

איך תוכל להפיק את המרב ממשקיעי אנג’ל?

קרא פרטים נוספים

תובנות ורעיונות לעסקים אינו מהווה ייעוץ מס או ייעוץ פיננסי מקצועי. עליך לפנות אל מומחה המס או המומחה הפיננסי שלך כדי לדון במצבך.