כיצד לנהל את כל חמשת השלבים של מחזור חיי הפרוייקט בעזרת כלים חזותיים

אם אתה קורא את זה, אתה יודע שזה נכון: ניהול אפקטיבי של פרוייקט הוא מיומנות חיונית. מעקב הדוק אחר כל האנשים, צירי הזמן והמשימות הכלולים בפרוייקטים גדולים הוא אתגר עצום, בעיקר כאשר הוא כולל אירועים לא מוכרים או מקרים בלתי צפויים.  

מחקרים מראים שרק מעט יותר ממחצית מכל הפרוייקטים העסקיים מסתיימים במועד ובמסגרת התקציב. לעתים קרובות הסיבה לכך היא החשש מ„גלישת תכולה“, או הנטייה של דרישות הפרוייקט להתרחב ולגדול לאורך מחזור החיים שלו.  

אחת הדרכים למנוע זאת היא להיצמד ל“חמשת השלבים“ של מחזור חיי ניהול הפרוייקט: ייזום, תכנון, יישום, מעקב וסגירה. שלבים אלה, אשר פותחו לפני כמה עשורים על-ידי הארגון לניהול פרוייקטים (PMI), הפכו למושגים מקובלים כיום. הם מהווים סוג של מסגרת שעוזרת למנהלי פרוייקטים לתכנן, להתמקד ולארגן.   

כיום ישנן אסטרטגיות רבות לניהול פרוייקטים אשר עוזרות לך ולצוות שלך להוציא לפועל את כל חמשת השלבים הללו. אולם כלים פשוטים וחזותיים ליצירת דיאגרמות יכולים להיות הכלים האפקטיביים ביותר שמאפשרים לך ולחברי הצוות שלך לעשות סדר בראש, מההתחלה ועד הסוף.  

הנה כמה הצעות. 

ייזום 

לפני שאתה מתחיל פרוייקט כלשהו, השלב הראשון הוא להבין מה הרעיון העומד מאחוריו, מדוע הוא נחוץ והאם הוא כדאי. שלב זה הנו חיוני. אם הרעיון נפלא אבל לא ניתן להשיגו באמצעות המשאבים הקיימים, צריך לפסול אותו (או לפחות לשנות אותו). 

מנהל פרוייקט אינו יכול להגות את הרעיון לפרוייקט לבדו; חשוב לאסוף רעיונות ולקבל משוב בשלב מוקדם. כלים חזותיים עוזרים ליידע ולעדכן את כולם.  

נסה להתחיל עם תבנית סיעור מוחות. האפשרויות מרובות, החל במפות חשיבה, דרך דיאגרמות קירבה וכלה בתרשימי אשכולות. ללא קשר לסגנון, סיעור מוחות בעזרת כלי חזותי מעניק השראה לרעיונות ומסייע בלכידה ובארגון מיידיים שלהם. 

אפשרות שימושית אחרת היא ניתוח SWOT. ניתוחי SWOT (עוצמות, חולשות, הזדמנויות ואיומים) עוזרים בקבלת החלטות ובתכנון של רעיונות עסקיים גדולים. לדוגמה, חברה שמעצבת אביזרים אופנתיים לטלפונים ניידים עשויה לשקול השקה של קו מוצרים חדש. עדיין, עליה לשקול את העלויות ואת המתחרים הרבה לפני שמתחילים לעצב משהו. 

החלק החשוב ביותר בשלב זה הוא להגיע לתיאום עם כל בעלי העניין של הפרוייקט לפני שמתקדמים. הודות לתיעוד חזותי ופשוט זה, קל הרבה יותר לעדכן את כולם בפרטים ולהגיע להסכמה. 

תכנון 

השלב הבא הוא להתחיל להבין כיצד, בדיוק, מבצעים את הפרוייקט. מי מעורב בו? אילו משימות הוא כולל? אילו משימות תלויות במשימות אחרות? כמה זמן יימשך הפרוייקט?  

כלי חזותי חשוב בהיבט זה של התהליך הוא תרשים גנט. תרשים גנט עוזר להגדיר את המשימות בפרוייקט ואת המועד שבו הן יתרחשו, עד לרמת היעדים היומיומיים. תוכנה ליצירת דיאגרמות מאפשרת גם להוסיף בפשטות אבני דרך, ליצור קישורים בין משימות, לקודד בצבע את התרשים ועוד.  

מומלץ גם להציג באופן חזותי מחזור חיים של פרוייקט דרך דיאגרמת ציר זמן נקייה עוד יותר, באמצעות תבנית ציר זמן או תבנית מפת דרכים. הפרדת ההיבטים השונים של הפרוייקטים באופן זה יכולה להועיל מאוד במהלך השיתוף עם צוותים אחרים או עם מנהלי החברה.  

זכור לשאול את עצמך ואת הצוות שלך שאלות מפורטות ורבות בנוגע לפרוייקט כדי שתוכל ליצור את ציר הזמן המדויק ביותר, באמצעות תרשים גנט, תבנית ציר זמן או שניהם.  

עם צירי זמן מקוונים ותרשימי גנט, גם כל חברי הצוות יכולים לתרום למסמך בזמן אמת וגם להתעדכן בקלות במשימות שלהם באמצעות תצוגה מותאמת אישית.  

יישום 

שלב יישום מוצלח מבוסס על שלב תכנון מוצלח. לשם כך, אחד הכלים החזותיים הטובים ביותר ליישום של פרוייקטים מורכבים הוא נהדר גם לתכנון שלהם: תרשים זרימה.  

תרשימי זרימה חוצי ארגון, לדוגמה, עוזרים למנהלי פרוייקטים להגדיר מי אחראי להשגת אבני דרך מסוימים, וכן יחסי תלות בין משימות. בפרוייקטים מסוימים ייתכנו צוותים שונים שעובדים על היבטים אחרים של הפרוייקט, גם כן; דיאגרמות מסוגים אלה יכולות להגדיר את כל זה ועוד יותר.   

„נתיבים“, לדוגמה, מגדירים את האנשים המעורבים בכל משימה, ואילו „תיבות שלבים“ מייצגות את ציר הזמן או אבן הדרך. 

לאחר שהחל שלב ההתחלה והיישום של הפרוייקט, מומלץ להשתמש בתרשים זרימה ניתן לשיתוף כדי לעדכן את כולם במתרחש. חברי צוות יכולים גם להוסיף הערות לדיאגרמה, להוסיף הקשר או עדכונים בהתאם לצורך. ניתן להרחיב את הצורות הניתנות ללחיצה כדי לגלות מידע נוסף או גם לקשר אותן לנתונים חיצוניים, כמו מסד נתונים או גיליון אלקטרוני.  

מעקב  

בשלב זה, אתה מבצע דברים, אבל עדיין חשוב לעקוב אחר כל משימה כדי להבטיח שכלום לא משתבש. אחד היתרונות של הפריטים החזותיים המקוונים והדיאגרמות המכילות נתונים מקושרים הוא הקלות שבה ניתן לשתף התקדמות עם אחרים, גם עם מי שאינו מעורב ישירות בפרוייקט. 

לרוב, תוכנה ליצירת דיאגרמות מציעה תבניות פשוטות לדיווח מצב, אשר עוזרות למנהלי הפרוייקט לזקק נקודות חיוניות ולשתף אותן עם מנהלים אחרים, לקוחות חיצוניים או בעלי עניין. 

גם הקפדה על מסמכים מרובים לאורך התהליך, החל בניתוח ה- SWOT שלך וכלה בתרשים הזרימה שלך, יכולה למקד את הפרוייקט. באפשרותך למנוע גלישת תכולה על-ידי מעקב אחר היעדים המקוריים והתוצרים המוגמרים של הפרוייקט. 

תוכנות מסוימות ליצירת דיאגרמות פועלות היטב גם עם תוכנת אוטומציה, כך שאתה יכול לעצב את זרימת העבודה של הפרוייקט שלך, לאחר מכן להגדיר גורמים מפעילים אוטומטיים, כגון שליחת הודעה בעת השלמת משימה. 

סגירה 

הצלחת! לאחר שהצוות שלך השלים את כל התוצרים, הפרוייקט הסתיים. אולם המפתח לשלב אחרון זה הוא לקחת רגע ולהעריך מה קרה. אם תקפיד על הצגה חזותית ברורה וספציפית המתארת את התהליך לכל אורכו, יהיה לך הרבה יותר קל להביט לאחור ולראות מה עבד ומה לא. 

קבע פגישת „פוסט מורטם“ עם חברי הצוות ובעלי העניין. שוחחו גם על ההצלחות וגם על האתגרים. כאן אפשר אפילו להסתמך על כלי נוסף ליצירת דיאגרמות: נסה תבנית פוסט-מורטם של פרוייקט שתעזור לך ללכוד את המשוב ואת הרעיונות מהפגישה.  

אחסן את כל התיעוד במקום מרכזי כדי שיישאר שם כמשאב לפעם הבאה שיהיה בו צורך. 

כל התכנון והתיעוד הקפדניים נראים אולי מייגעים, אבל הם באמת עוזרים. השימוש בכלים שמתכננים, מתקשרים ועוקבים הוא אחת הדרכים הבטוחות ביותר לוודא שהפרוייקט מתואם היטב ומתבצע במסגרת התקציב ולוח הזמנים.