אם אתה סבור שקיים מספר שיא של עובדים מרוחקים, אתה צודק. למעשה, “בארצות הברית, 60% מהחברות מציעות הסדרים לעבודה מרחוק, בהשוואה ל- 20% בלבד בשנת 1996”, על-פי Bloomberg, ומגמה זו פופולרית גם בהודו, באינדונזיה ובמקסיקו. סביר להניח שאתה כבר עובד עם צוות מרוחק או עומד לגייס את העובד המרוחק הראשון שלך. ניהול צוות וירטואלי (והשתתפות בצוות כזה) כולל מאפיינים ייחודיים – ומחייב אמון רב מצד כולם.
כמובן, אמון הוא קרוב לוודאי ההיבט הקשה ביותר בניהול צוותים וירטואליים – מאחר שמדובר בתחושה. עם זאת, קיימים כלי ניהול ומגוון רחב של טכנולוגיות שיכולים לעזור לך ליצור קשרים עם עמיתיך ועם העובדים הכפופים הישירים שלך. בסופו של דבר, הם יעזרו לך לפתח קשרי עבודה קלים וחלקים, כבוד רב ואמון הדדי. להלן ארבעה כלים יעילים לניהול צוותים מרוחקים:
- שיחות וידאו: דואר אלקטרוני הוא כלי נהדר להעברת מידע לגבי פרוייקטים שהקבוצה שלך תוכל לעיין בו בעתיד, לשליחת הערה מהירה לגבי פגישה או חופשה קרובה וכן הלאה, אך עבור סיעור מוחות וביקורות ביצועי עובדים, או במקרים שבהם עליך להיות משכנע יותר, שום דבר לא משתווה לפגישה פנים אל פנים – וכאן נכנסות לתמונה שיחות וידאו. אחרי הכל, שיחות וידאו מאפשרות לאנשים לראות זה את זה, לקבל תחושה לגבי האישיות ומצב הרוח ולקלוט ניואנסים וטון דיבור – כך שקל הרבה יותר לשתף רעיונות, לנהל שיחות קשות ולשכנע אנשים אחרים.
- צ’אט/הודעות מיידיות: כאשר אתה מנהל צוותים וירטואליים, בלתי אפשרי לחוות את רמת הספונטניות שקיימת בסביבה משרדית מסורתית. עם זאת, בעזרת לקוח צ’אט, ניתן לקיים שיחות קצרות ומהירות – הן פשוט לא מתרחשות במטבחון של המשרד. והיתרון הגדול ביותר הוא שאם אתה מעוניין להציג רעיון ליותר מאדם אחד בכל פעם, רוב לקוחות הצ’אט מספקים לך את האפשרות הזו – כך שקל הרבה יותר לעבוד על רעיונות ובעיות במהירות.
- סביבות עבודה משותפות: לא משנה אם אתה מנהל צוותים גלובליים או עובד עם כמה אנשים באזורך, סביר להניח שבנקודה כלשהי תצטרכו לשתף פעולה על מצגת, תוצר ללקוח או מסמכים/תהליכים פנימיים. כמובן שתוכלו לבצע את העבודה באמצעות דואר אלקטרוני, אך בקרת גירסאות עלולה להפוך מהר מאוד לסיוט – וכאן נכנסות לתמונה סביבות עבודה משותפות. כאשר לרשות הקבוצה עומד מיקום מרכזי שבו כולם יכולים לעבוד על אותם קבצים בזמן אמת – ולראות את העבודה שבוצעה על-ידי אנשים אחרים – תוכל לשמור על בקרת גירסאות ולהפוך את תהליך היצירה לקל הרבה יותר.
- רשימות וירטואליות משותפות של משימות: כאשר אתה עובד עם צוותים וירטואליים באזורי זמן שונים, קשה מאוד לעדכן את כל חברי הצוות בנוגע לפרוייקטים המשותפים. אך עם רשימות וירטואליות של משימות, חברי הצוות (או חלק מהם) יכולים לראות רשימות של כל המשימות שלך ואת המצב שלהן, כך שקל לשתף עבודה ו/או להקפיד שכולם יהיו “בעניינים”. וכדי לייעל עוד יותר את המצב, חלק מהאפליקציות שכוללות רשימות וירטואליות של משימות מספקות לך גם את האפשרות לצרף קבצים למשימות, לעבוד יחד על הקבצים הללו ואפילו לשתף הערות ולקיים שיחות לגביהן ללא צורך באפליקציה נפרדת – כך שקל לעבוד יחד גם אם לוחות הזמנים שלכם מתנגשים.
כל אדם שמנהל צוותים גלובליים ו/או כוח עבודה וירטואלי נתקל באתגרים הכרוכים בניהול מרחוק. אך הפופולריות של עבודה מרחוק רק הולכת וגדלה – ולכן חשוב להשקיע בטכנולוגיה שתאפשר לך ליצור חוויות שיתופיות, לפתח קשרים אישיים ולספק פרוייקטים מעולים. למרבה המזל, הטכנולוגיה הזו כבר קיימת – וכל שנותר לך הוא למצוא את הפתרון המתאים לעובדים שלך ולארגון שלך.
תפקיד צוות מרכז הצמיחה הוא לעזור לך להתחיל את העסק שלך, לנהל ולהפעיל אותו.