עצות וטריקים שכדאי להכיר ב- Outlook

Outlook מייעל את הדואר האלקטרוני, לוח השנה, אנשי הקשר, המשימות ועוד. הכל במקום אחד. אין פלא שיישום זה זכה לגידול יציב וקבוע במכשירים ניידים מאז שנת 2017! בהתחשב בכל המשתמשים הללו, אנו מציעים עצות וטריקים רבים ב- Outlook שנועדו לשפר את הפרודוקטיביות. 

להלן כמה דרכים שבהן תוכל להפיק את המרב מ- Outlook

בהיותך אחד ממיליוני משתמשים של Outlook, אתה ודאי חושב שאתה כבר יודע כיצד להשתמש בו בצורה היעילה ביותר. רק ליתר ביטחון, הנה שבעה עצות וטריקים שאתה אולי עדיין לא מכיר בנוגע אליו. 

#1 Outlook יכול “לדבר” אתך 

ובכן, Outlook לא באמת מדבר, אלא מסייעת הפרודוקטיביות של Microsoft – ‏Cortana. Cortana משולבת ב- Outlook Mobile עם התכונה Play Your Emails. לאחר שתגדיר אפשרות זו ב- Outlook, תוכל להאזין להודעות דואר אלקטרוני חדשות תוך כדי תנועה. ותוכל גם לנהל אותן. באמצעות הקול שלך בלבד, ללא התערבות ידיים, תוכל לסמן הודעות כהודעות שלא נקראו, לסמן אותן בדגל, למחוק אותן ולהשיב להן. 

יתרה מכך, Cortana עושה פעולות נוספות, מעבר לקריאת ההודעות שלך. הוא או היא (לבחירתך) יכולה לעזור לך בארגון. הבינה המלאכותית (AI) תודיע לך על שינויים באירועים ואפילו תזהה התנגשויות בלוח הזמנים שבלוח השנה שלך. ראה כיצד זה עובד! 

#2 שימוש בתיבת דואר נכנס ממוקדת 

הניווט בתוך תיבת דואר נכנס עמוסה – בעיקר בטלפון – עלול להוות אתגר. פשט את סריקת הודעות הדואר האלקטרוני שלך למילוי הצרכים שלך באמצעות תיבת דואר נכנס ממוקדת. ניתן ליצור שווה ערך לשתי תיבות דואר נכנסות – תיבת דואר ‘ממוקדת’ תיבת דואר מסוג ‘אחר’. לאחר מכן ,עבור בין שתי התיבות בהחלקה פשוטה של הלחצן מעל לתיבת הדואר הנכנס.  

Outlook ממיין עבורך את הודעות הדואר האלקטרוני ומעביר הודעות חשובות ל”ממוקדת” והודעות אחרות, כגון דואר זבל ל”אחר”. ניתן לסווג מחדש במהירות הודעות על-ידי העברתן ממקטע אחר של תיבת הדואר הנכנס למקטע אחר שלה. ניתן גם לבחור באפשרות “העבר תמיד לתיבת דואר נכנס ממוקדת” או להיפך אם אתה מעוניין שהתכתובות של אותו שולח יופיעו במקום מסוים. 

כמו כן, ככל שתשתמש בתכונה ‘תיבת דואר נכנס ממוקדת’, כך הוא יהפוך לחכם יותר. הוא מבחין באופן שבו אתה ממיין את הודעות הדואר שלך כדי לסווג בצורה טובה יותר הודעות נכנסות ועוזר לך להתמקד בדברים החשובים.  

#3 שיתוף לוחות השנה שלך 

כולנו יודעים שאנו מבזבזים זמן רב מדי על פגישות. בזמן שאתה ממשיך לעבוד על זה בארגון שלך, Outlook מאפשר לך למנוע את חוסר היעילות הכרוכה בניסיון לתזמן פגישה נוספת. 

בעזרת לוחות שנה משותפים ב- Outlook, עבור אל הגדרות לוח השנה ובחר באנשים שהיית רוצה רוצה לשתף איתם, כגון עמיתים לעבודה או חברים. תוכל להבחין בין צוותים שונים על-ידי קידוד צבע ולנהל הרשאות שיאפשרו לאנשים שאתה משתף איתם להציג בלבד, לערוך או לנהל את לוח השנה שלך (בעזרת נציג). כמו כן, תוכל גם לבחור אילו פרטים ברצונך לשתף ולבחור באחת מהאפשרויות הבאות: ‘הכל’, ‘כותרות ומיקומים בלבד’ או ‘רק כשאני לא פנוי’. 

#4 שימוש במסייע התזמון 

כשאתה משתף את לוחות השנה שלך, אתה יכול להשתמש במסייע התזמון במכשירים ניידים במקום לשלוח הודעת דואר אלקטרוני הלוך ושוב כדי לקבוע מועד לפגישה. צור אירוע בלוח השנה והוסף את האנשים שברצונך להזמין. לאחר מכן תוכל להשתמש בבורר השעות של מסייע התזמון כדי לגרור ולשחרר לשעה מסוימת בלוח השנה, אשר נצבעת בירוק. פירוש הדבר שכולם זמינים. שריין אותה! 

#5 באפשרותך לציין מישהו כדי למשוך את תשומת הלב שלו 

כשאנחנו עובדים במשרד עם מישהו, אנחנו יכולים לקרוא “היי, ג’יין!” ציון שמה גורם לג’יין להרים את הראש מהמסך ולהתפנות מעיסוקיה. אפשר לעשות זאת גם מהטלפון בעזרת @אזכורים של Outlook. כשאתה שולח אזכור של @ג’יין בהודעת דואר אלקטרוני, הנמענת תראה שהיא הוזמנה לשיחה.  

ויותר טוב מכך, כאשר אנשים אחרים שולחים לך @אזכור, תיבת הדואר הנכנס מציגה את המשפטים הרלוונטיים סביב ה@אזכור שלך ישירות בציטוט של ההודעה שלך. תכונה זו מיידעת אותך במבט מהיר לגבי התוכן שצריך לשים לב אליו. 

#6 התאמה אישית של אפשרויות ההחלקה המהירה שלך 

באפליקציית היכרויות, אתה מחליק ימינה או שמאלה כדי לבחור במועמד או במועמדת פוטנציאליים. ובכן, גם בתיבת הדואר הנכנס של Outlook אתה יכול לבחור. פתח את ‘הגדרות של Outlook Mobile’ ובחר ‘אפשרויות החלקה מהירה’. ניתן להקצות את ‘החלקה מהירה ימינה’ או את ‘החלקה מהירה שמאלה’ לכמה פעולות מועדפות: 

  • מחיקה  
  • סמן כנקרא 
  • סמן כלא נקרא 
  • סמן בדגל 
  • ארכיון 

#7 שימוש באפשרות “נא לא להפריע” 

בדיקה אינסופית של הודעות דואר אלקטרוני יכולה לגרום לנו להרגיש כמו עכברי מעבדה. אנו לוחצים על הלחצן הקטן הזה כדי לזכות בהודעה חדשה. אבל זה מסיח את הדעת. הקפד להתמקד בדברים החשובים באותו רגע באמצעות התכונה ‘נא לא להפריע’ ב- Outlook. על-ידי כיבוי ההתראות מהאפליקציות, כדי שתוכל להתמקד באותה פגישה או דוח שעליך לסיים.  

לפני שאתה מסיים את יום העבודה, ניתן לתזמן קבוצה של אפשרויות ‘נא לא להפריע’ כל יום אחה”צ. באופן זה, פרק זמן שקט יכול לעזור לך להתארגן ולהתכונן למחרת. לחלופין, תוכל להתחיל הפעלה מתוזמנת מסוג ‘נא לא להפריע’ שמתחילה מיד, לפי הצורך. 

צור קשר ושמור על הסדר מכל מקום 

עומס יתר בתיבת דואר נכנס הוא אמיתי. Outlook Mobile עוזר לך ליצור קשר ולשמור על הסדר מכל מקום. כעת, עם העזרה של Cortana והעצות והטריקים האחרים של Outlook, תוכל לקבל שליטה על התקשורת והמחויבויות האישיות והמקצועיות שלך.  

התחל בעבודה עם Microsoft 365

זהו Office שאתה מכיר, בתוספת הכלים שיעזרו לך לעבוד עם אנשים אחרים בצורה טובה יותר, כך שתוכל להספיק יותר – בכל זמן, מכל מקום.

קנה עכשיו
תוכן קשור
COVID-19

5 דרכים שבהן תוכל לעבוד מהבית ולהרגיש כאילו לא יצאת מהמשרד

קרא פרטים נוספים

תובנות ורעיונות לעסקים אינו מהווה ייעוץ מס או ייעוץ פיננסי מקצועי. עליך לפנות אל מומחה המס או המומחה הפיננסי שלך כדי לדון במצבך.