שיתוף קבצים מאובטח לעסקים קטנים

כעובד או בעלים של עסק קטן, לעתים קרובות אתה נדרש לשתף קבצים עם עמיתים לעבודה או עם לקוחות. אך האם השיטה הנוכחית של שיתוף קבצים מאובטחת? האם אתה שומר על רשומות חשובות ונתונים רגישים בצורה מוגנת ובטוחה? 

בוא נבחן לעומק את שיתוף הקבצים המבוטח.  

מהו שיתוף קבצים מאובטח? 

שיתוף קבצים הוא פשוט הפעולה של שליחת קבצים למישהו אחר. בעבר, ייתכן ששיתפת קבצים על-ידי צירופם להודעות דואר אלקטרוני. בהמשך, ייתכן שמקבל הקבצים הוסיף פעולות עריכה ושלח את הקבצים בחזרה אליך וכן הלאה. 

ייתכן גם שהשתמשת באתר לשיתוף קבצים. שתי השיטות הללו טומנות בחובן כמה סיכוני אבטחה. 

שיתוף קבצים מאובטח הוא הפעולה של שליחת קבצים כך שהם מוגנים מפני איומים מקוונים ושרק אנשים שקיבלו הרשאה מהבעלים יכולים לגשת אליהם. שירותי אחסון בענן מציעים שיתוף קבצים מאובטח והגנה בעזרת תכונות האבטחה הבאות: 

  • גישה מבוססת הרשאה 
  • גישה מוגנת לסיסמאות 
  • הצפנת קבצים 
  • ניטור פעילות כניסה חשודה  
  • סריקת וירוסים  
  • זיהוי תוכנות כופר 
  • אימות דו-גורמי 
  • קישורים לשיתוף שפג תוקפם 

תכונות אבטחה אלה עוזרות להבטיח שאנשים בעלי הרשאה יוכלו לגשת לקובץ. כמו כן, הן עוזרות לך להגן על הקבצים שלך מפני פורצי מחשבים (האקרים), תוכנות זדוניות ואיומים מקוונים אחרים. 

אילו סוגי קבצים יש לשתף בצורה מאובטחת? 

באופן אידיאלי, כל הקבצים שהעסק שלך משתף בתוך העסק או עם לקוחות, צריכים להיות מאובטחים. שיתוף קבצים פועל עבור כל הקבצים העסקיים, שכוללים: 

  • מידע משפטי 
  • נתונים פיננסיים 
  • מידע הקשור למשאבי אנוש או לצוות העובדים 
  • מידע אישי על עובדים 
  • פרוייקטים סודיים 
  • תוכניות מיזוג או רכישה 

שיתוף קבצים מאובטח מגן על הקבצים שלך מפני גישה בלתי הולמת, שחקנים רעים, תוכנות כופר, וירוסים ואיומים מקוונים.  

שיטות לשיתוף קבצים מאובטח 

58% מהזמן הקורבנות של תקיפות סייבר הם עסקים קטנים. ספקים של אחסון בענן מודעים היטב לבעיה זו. הם יודעים שאבטחת הנתונים והקבצים היא נושא חשוב. רבים מהם מציעים את התכונות הבאות שעוזרות להגן על הקבצים שלך: 

  • הגנה על סיסמאות. באפשרותך לשלוח קישורים לקבצים המוגנים באמצעות סיסמה. רק נמענים שמכירים את הסיסמה יכולים לגשת לקובץ.  
  • קישורים בעלי תאריך תפוגה. קישורים בעלי תאריך תפוגה מבטלים את הגישה לאחר פרק זמן מסוים. הם מאפשרים לנמענים לגשת לקבצים לפרק זמן מוגבל. 
  • הרשאות שונות. עם הרשאות גישה לקבצים, אתה בוחר מי יכול לצפות בקובץ, מי יכול להוסיף לו הערות, לערוך אותו או לשתף אותו מחדש. לדוגמה, אתה מגביל את הגישה לאדם אחד, לקבוצה, לכל עובדי החברה או לכל אחד.   
  • היסטוריית גירסאות. מישהו עלול להוסיף עריכות לא רצויות לקובץ ששיתפת. התכונה ’היסטוריית גירסאות’ מאפשרת לך לחזור לטיוטה קודמת. 
  • סל מיחזור. אתה עלול למחוק קובץ לא במתכוון. במקרה זה, אתה יכול לשחזר קבצים מסל המיחזור
  • הגנה מפני מחיקת קבצים בנפח גדול. אתה עלול למחוק מספר גדול של קבצים בטעות. במידה וזה קורה, ספק האחסון בענן ישלח לך התראה. הוא גם יציין את השלבים לשחזור הקבצים הללו. 
  • ניטור פעילות. ספקים מספקים הגנה מפני ניסיונות כניסה חשודים וחוסמים אותם. מעקב אוטומטי מונע גישה לא מורשית לחשבון שלך. 
  • הצפנה. עם אחסון בענן, סוג של קוד צופן מסתיר תמיד את הקבצים מפני האקרים סקרנים. 
  • סריקת וירוסים. הקבצים נסרקים במהלך תהליך ההורדה לאיתור וירוסים מוכרים. 
  • הגנה פיזית. מרכזי הנתונים שבהם מאוחסן התוכן שלך נעזרים בקציני אבטחה ובחיישני תנועה. הם גם משתמשים במעקב וידאו ובהתראות זיהוי חדירה. 
  • הגנה על הרשת. הרשתות בתוך מרכזי הנתונים ומחוצה להם כוללות חומות אש. חומות אלה מגבילות את התנועה ממיקומים לא מורשים. 
  • ניטור מערכת. צוותי תוכנה מנטרים ומתקנים בעיות אבטחה ברגע שהן מופיעות. 
  • כספות. עליך לאמת את הזהות שלך לפני שתוכל לגשת לתיקיות מאובטחות אלה. הן מגנות על הקבצים למקרה שמישהו ניגש למכשיר או לחשבון שלך. 

כיצד לשפר את ההגנה על קבצי אחסון בענן 

האחסון בענן מאובטח. בכל זאת, ניתן לבצע שלבים נוספים כדי להגן על הקבצים – הן בשלב האחסון והן במכשירים שברשותך. יש לך אפשרות:  

ליצור סיסמה חזקה 

סיסמה חזקה היא קו הגנה ראשון רב-עוצמה. היא יכולה למנוע מאנשים בלתי מורשים להגיע לקבצים שלך. הסיסמה שלך צריכה להיראות כך: 

  • לכלול שמונה תווים ומעלה 
  • לא לכלול מילים שלמות 
  • לא לכלול שמות משתמש או שמות אמיתיים 
  • להיות שונה מהסיסמאות האחרות שלך 
  • לכלול אותיות רישיות ואותיות קטנות  

לכלול אימות דו-גורמי

אימות דו-גורמי מגן על החשבון שלך מפני האקרים. הוא מהווה חלק מתהליך כניסה מתקדם. ספק האחסון בענן ישלח קוד לטלפון, לדואר האלקטרוני או לאפליקציה. לאחר מכן, תוכל להזין אותו ולגשת לקבצים שלך.  

הפעל הצפנת קבצים במכשירים הניידים שלך

הספק שלך יכול להצפין את הקבצים שאתה שומר באפליקציית iOS או Android למכשירים ניידים. הצפנה זו מגנה על הנתונים שלך כאשר מישהו אחר משתמש בטלפון שלך. אם הטלפון שלך נפרץ או נגנב, הידיעה שהוא מוצפן תאפשר לך להיות רגוע. אם אתה מאחסן קבצים בטלפון, אתה חייב להשתמש בתכונה זו. 

עבודה משותפת על קבצים משותפים 

שיתוף פעולה גוזל את רוב זמננו בעבודה. בהתחשב בכך, שירותי אחסון בענן מציעים תכונות שעוזרות לצוותים לעבוד יחד על קבצים. כל השינויים או ההערות שמוסיפים לקבצים מסתנכרנים בזמן אמת, כך שחברי הצוות עובדים תמיד על מסמך עדכני.  

ישנן כמה פעולות שנמענים יכולים לעשות עם קבצים משותפים. ואלה הן: 

  • הצגה. כל אדם ששיתפת אתו את הקובץ יכול להציג אותו. הוא לא צריך להיכנס לפלטפורמת האחסון בענן לשם כך.  
  • הורדה. אנשים שאתם שיתפת את הקובץ יכולים להוריד אותו. אם אתה מעוניין לשפר את האבטחה, אתה יכול לבחור לחסום הורדות.  
  • עריכה. עם הרשאות עריכה מלאות, הנמען יכול לערוך את המסמך שלך. רצוי להפעיל מעקב אחר שינויים לפני השיתוף, כדי שבהמשך תוכל לאשר או לדחות עריכות.  
  • הוספת הערות. אנשים עם גישה לקובץ יכולים להוסיף הערות ולהגיב להערות בקובץ שלך.  
  • שיתוף פעולה. אנשים רבים יכולים לערוך את הקובץ שלך בו-זמנית עם שיתוף פעולה בזמן אמת. כל השינויים בקבצים יסתנכרנו בזמן אמת ויתעדכנו אוטומטית עבור כל העורכים. 
  • שיתוף. אנשים עם הרשאות עריכה יכולים לשתף את הקובץ שלך. עם זאת, אנשים ללא הרשאות עריכה יכולים להעביר את הקישור שלך אם הם בוחרים לעשות זאת. שירותים מסוימים מאפשרים לך להשבית שיתוף עבור משתמשים. 

בחירה בפתרון שיתוף קבצים מאובטח 

השוק מציע אפשרויות רבות לשיתוף קבצים. כשאתה מעיין באפשרויות הבחירה השונות, הן חייבות לכלול את התכונות הבאות:  

  • אפשרויות אבטחה. בחר פתרון עם אפשרויות אבטחה חזקות. קישורים המוגנים באמצעות סיסמאות והרשאות הם חיוניים. קישורים בעלי תאריך תפוגה מועילים אם אתה משתף עם שותפים מחוץ לארגון.  
  • הצפנה. הקבצים שלך צריכים להיות בטוחים כשאתה משתף אותם ובזמן שהם נמצאים באחסון. בחר ספק שמשתמש בהצפנה.  
  • קלות שימוש. פתרון האחסון שלך צריך להיות ידידותי למשתמש. עליך להיות מסוגל לקבל קובץ, לשתף אותו ולעבוד עליו במהירות עם חברי צוות. כמו כן, לא אמורה להיות לך בעיה לשנות את רמות ההרשאה. 

שיתוף קבצים מאובטח עבור הצוות שלך 

שיתוף קבצים מאיץ פרוייקטים. אולם אם לא תנקוט אמצעי זהירות, הנתונים שלך עלולים להיחשף לסכנה. שיתוף קבצים מאובטח מייעל את זרימות העבודה של הצוות שלך ומגן על הקבצים שלך.  

התחל בעבודה עם Microsoft 365

זהו Office שאתה מכיר, בתוספת הכלים שיעזרו לך לעבוד עם אנשים אחרים בצורה טובה יותר, כך שתוכל להספיק יותר – בכל זמן, מכל מקום.

קנה עכשיו

תובנות ורעיונות לעסקים אינו מהווה ייעוץ מס או ייעוץ פיננסי מקצועי. עליך לפנות אל מומחה המס או המומחה הפיננסי שלך כדי לדון במצבך.