7 טריקים פשוטים בלוח השנה שישפרו את הפרודוקטיביות של הצוות שלך

מהו הסוד לשיפור הפרודוקטיביות והיעילות? אין פתרון פלא, אך אחת מהדרכים הבטוחות להשגת שיפור היא שימוש בטריקים בלוח השנה שיעזרו לך לשמור על סדר ועל מיקוד. מתזמון בלוקי זמן “ללא פגישות” ועד שילוב עם מכשירים ניידים כך שלא תחמיץ אף פגישה – אמנות המיטוב של לוח השנה הפכה לחיונית.

הנה 7 טריקים פשוטים בלוח השנה שתוכל להשתמש בהם כדי לקדם את הפרודוקטיביות שלך לרמה הבאה:

  1. תזמן בלוקי זמן “ללא פגישות” – במקום ריבוי משימות, שריין זמן ללא הפרעות. “כאשר אנשים עוסקים בריבוי משימות, הם מבצעים לעתים קרובות כמה פעולות בצורה גרועה”, מציין דייוויד סנבונמאטסו, פרופסור לפסיכולוגיה באוניברסיטת יוטה. “פעמים רבות, האנשים שמקדישים את הזמן הרב ביותר לריבוי משימות עושים זאת בצורה הגרועה ביותר…מדובר באנשים שאין להם שליטה בדחפים” (מתוך Forbes).
  2. קבע זמן מחוץ למשרד (OOO) – הגדר בלוקי זמן בלוח השנה כ”לא פנוי” או “לא בעבודה” אם אינך עובד ביום מסוים או אם אתה נמצא בנסיעות.

    • טריק מקצועי: אם יש לך פעילות קבועה שאינה קשורה לעבודה או זמן נסיעות שבמהלכו אינך פנוי, תזמן אותם כמופע חוזר של “מחוץ למשרד”. כדי לבצע זאת ב- Outlook, פשוט פתח את הפגישה שברצונך להפוך לחוזרת. בכרטיסיה ‘פגישה’ (בקבוצה ‘אפשרויות’), לחץ על מופע חוזר. בחר את התדירות הרצויה, קבע אפשרויות עבור התדירות ולחץ על אישור.
  3. חבר את לוח השנה במכשיר הנייד – זה קורה לכולם: אינך נמצא ליד המחשב הנישא, ופגישה מתאחרת. אתה שוכח מתי והיכן מתרחשת הפגישה הבאה שלך, ומגיע חמש דקות לאחר תחילתה של הפגישה הבאה. שלב את לוח השנה במכשיר הנייד כדי להתעדכן בכל הפגישות שלך.
  1. השתמש בזמן חיץ – במידת האפשר, תזמן 10 דקות נוספות לפני שעת ההתחלה ולאחר שעת הסיום של כל פגישה, כדי שיהיה לך מספיק זמן לסכם את הפגישה הנוכחית ולהתכונן לפגישה הבאה. כך תוכל גם למנוע את התחושה של "ריצה" מפגישה לפגישה.
  2. תזמן הפסקות – כאשר אתה משלים משימות בזו אחר זו, קל להגזים בעבודה. "כחלק חיוני מיום העבודה, יש לקום לכמה דקות כדי להזרים את הדם ולהזרים יותר חמצן למוח", על-פי צוות החיים הבריאים של Huffington Post. תזמן הפסקות בלוח השנה כדי להימנע משחיקה ולשפר את היצירתיות, והשתמש בתזכורות של לוח השנה כדי לעמוד בכך.
  3. קבע תזכורות למועדי השלמת משימות – כאשר מתקרב תאריך יעד מרכזי, קבע מועדים להשלמת משימות עם תזכורות עבור בחינות ביצועים לאורך התהליך. כך תוכל להימנע ממתח בסיום הפרוייקט ולוודא שאתה משלים משימות לפני שתאריך היעד שלהן חלף. כלול בתזכורות לוח השנה את חברי הצוות, כדי לעודד גם אותם להשלים את המשימות.
  4. שלב אנשי קשר עסקיים – הזמן בקלות אנשי קשר עסקיים על-ידי שילוב של לוח השנה ורשימת אנשי הקשר.

טריק מקצועי: ניתן להוסיף איש קשר מתוך הודעת דואר אלקטרוני ב- Office 365. פתח את ההודעה, כך ששם האדם יוצג באחת מהשורות הבאות: 'מאת', 'אל', 'עותק' או 'עותק מוסתר'. לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על השם המתאים ולחץ על הוסף לאנשי הקשר של Outlook. ייפתח חלון חדש שבו תוכל למלא את הפרטים הרצויים. כשתסיים, לחץ על אישור.

אודות המחבר

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

התחל בעבודה עם Microsoft 365

זהו Office שאתה מכיר, בתוספת הכלים שיעזרו לך לעבוד עם אנשים אחרים בצורה טובה יותר, כך שתוכל להספיק יותר – בכל זמן, מכל מקום.

קנה עכשיו
תוכן קשור
Business Tips

הגן על הסביבה על-ידי בחירה לעבוד מהבית

קרא פרטים נוספים
Business Tips

6 דרכים לעורר עניין בסדר היום של הפגישות המקוונות שלך

קרא פרטים נוספים
Business Tips

חמש דרכים לשדר מקצועיות בדואר אלקטרוני

קרא פרטים נוספים
Business Tips

עבודה בדרכים חדשות: שימושים לא שגרתיים בתוכנת תרשימי זרימה

קרא פרטים נוספים

מרכז הצמיחה לעסקים קטנים אינו מהווה ייעוץ מס או ייעוץ פיננסי מקצועי. עליך לפנות אל מומחה המס או המומחה הפיננסי שלך כדי לדון במצבך.