מצא את תכונות שירות הדואר האלקטרוני שמתאימות לצרכים העסקיים שלך

שירותי דואר אלקטרוני נמצאים בשימוש עבור כל פעילות מקוונת – משמירה על קשר עם לקוחות ועמיתים ועד לקניות מקוונות ולהגדרת חשבונות במדיה החברתית. וכמעט בכל מדינה ברחבי העולם, אנשים מחוברים ללקוח דואר אלקטרוני שמאפשר להם ליהנות מחיים מודרניים. למעשה, מחקר שנערך על-ידי The Radicati Group, Inc.‎ גילה כי בשנת 2017, כמחצית מאוכלוסיית העולם השתמשה בדואר אלקטרוני, וכי “עד סוף 2021, מספר משתמשי הדואר האלקטרוני ברחבי העולם יעלה על 4.1 מיליארד”. מדובר במספר עצום – שממחיש את החשיבות הרבה הטמונה בפלטפורמות דואר אלקטרוני.

אך דואר אלקטרוני אינו משמש רק כדרך לשלוח ולקבל הודעות פשוטות. הודות לחידושים שבוצעו כדי לעזור לאנשים ולארגונים לנהל תקשורת יעילה ואפקטיבית יותר, דואר אלקטרוני כולל כיום מגוון רחב של כלים שיכולים לשפר באופן משמעותי את דרך העבודה שלך. כמובן שלא כל עסק זקוק לגישה לכל הכלים הזמינים, ולכן חילקנו אותם לפתרונות “בסיסיים” ו”מתקדמים”, כדי לעזור לך להחליט איזה סוג של לקוח דואר אלקטרוני מתאים לך. כעת נבחן אותם.

תכונות בסיסיות

מרבית שירותי הדואר האלקטרוני בחינם מספקים כמה תכונות בסיסיות שמאפשרות לך לנהל ולארגן את הודעות הדואר האלקטרוני שלך בצורה יעילה, כגון:

  • תשובות אוטומטיות: תכונה זו מאפשרת לך ליצור הודעה שנשלחת באופן אוטומטי לכל מי שיוצר איתך קשר בדואר אלקטרוני, ובכך מקלה על אנשים אחרים לדעת שאינך נמצא במשרד, מתי תחזור ולמי עליהם לפנות בהעדרך.
  • החלת כללים: כללים הם פעולות שניתן להחיל באופן אוטומטי על הודעות נכנסות ו/או יוצאות. תכונה זו מספקת לך את היכולת לבחור מה יפעיל את הכלל – ואילו פעולות יתבצעו לאחר הפעלתו. לדוגמה, אם ברצונך שכל ההודעות מהמנהל שלך יעברו לתיקיה מסוימת, באפשרותך להגדיר כלל. או אם ברצונך למחוק באופן מיידי הודעות שכוללות את הטקסט "הירשם היום" בנושא ההודעה, באפשרותך ליצור כלל שיגרום לכך.
  • תיקיות: מרבית שירותי הדואר האלקטרוני בחינם מציעים תכונת ארגון כלשהי, כגון תיקיות, שמאפשרות לך למיין ולאחסן באופן ידני הודעות באופן המתאים לך. לדוגמה, אם אתה עובד על "פרוייקט X", באפשרותך ליצור תיקיה בשם "פרוייקט X" ולהעביר אליה באופן ידני את כל ההודעות הקשורות לפרוייקט. אם אתה חוקר את המחירים של מוצר שהחברה שלך זקוקה לו, באפשרותך ליצור תיקיה עבור כל ההודעות וההערכות שקיבלת עד כה – ולשמור אותן במקום נוח אחד.

תכונות נוספות של שירותי דואר אלקטרוני ארגוני

כמובן, כאשר אתה זקוק ליכולת לבצע פעולות שהתכונות הבסיסיות אינן מאפשרות, דואר אלקטרוני ארגוני עשוי להיות התשובה. ולמרות שלקוחות הדואר האלקטרוני שונים זה מזה, להלן כמה מסוגי התכונות שניתן למצוא בפתרון ארגוני:

  • תקשורת ואחסון מאובטחים של דואר אלקטרוני: באמצעות הצפנה ומגוון רחב של תכונות אבטחה מתקדמות, פתרונות רבים של דואר אלקטרוני ארגוני מסוגלים לשמור על הבטיחות של כל ההודעות שלך – בתנועה ובתיבת הדואר הנכנס.
  • לוחות שנה משותפים: בעזרת לוחות שנה משותפים, ניתן לראות מתי אדם כלשהו (או הצוות כולו) פנוי לפגישות, כך שקל לתזמן פגישות ואירועים קבוצתיים אחרים במועדים שמתאימים לכולם. בנוסף, לוחות שנה משותפים מספקים דרך נהדרת ליידע אנשים אחרים שאינך נמצא במשרד. פשוט הוסף פריט לוח שנה עבור החופשה שלך וחסום פרק זמן זה בהתאם. לאחר מכן, כל אדם בעל גישה ללוח השנה יוכל לדעת מתי אינך נמצא.
  • שליחת הודעות לכמה אנשים באמצעות כינוי דואר אלקטרוני אחד: חלק משירותי הדואר האלקטרוני מאפשרים לך לשלוח הודעות לכל האנשים שאתה עובד איתם על פרוייקט מסוים בבת אחת – באמצעות שם אחד בלבד. כך שאם אתה עובד עם 10 אנשים על פרוייקט כלשהו, באפשרותך ליצור קבוצה עבור 10 האנשים הללו ולקבוע עבורה את השם "צוות פרוייקט X". לאחר מכן, בכל פעם שתשלח הודעת דואר אלקטרוני אל "צוות פרוייקט X", היא תגיע לכל 10 הנמענים – כך שקל לשתף קבצים ולספק לכולם מידע עדכני.
  • שמירת דואר אלקטרוני: כדי לציית לתקנות של התעשייה ולתקנות ממשלתיות וכן לתקני הפיקוח הארגוניים שלך, עליך לאחסן בארכיון את הודעות הדואר האלקטרוני של החברה. למרבה המזל, רוב פתרונות הדואר האלקטרוני הארגוניים מספקים לך את היכולת לקבוע מדיניות שמירה משלך, כך שתוכל לאחסן בארכיון את כל הפריטים הדרושים – לפרק הזמן הדרוש.

לשירותי דואר אלקטרוני בחינם יש יתרונות משלהם, ואם העסק שלך כולל אדם אחד בלבד, ייתכן שהם מספקים את כל התכונות שיאפשרו לך להתחיל בעבודה. אך אם אתה מנהל חברה עם עשרות עובדים, אם אתה כפוף לתקנות של התעשייה או לתקנות ממשלתיות, או אם אתה זקוק לתכונות מעבר ליכולת לשלוח ולקבל הודעות, פתרון דואר אלקטרוני ארגוני יתאים לך יותר – ויספק לך את הכלים שיאפשרו לך לעבוד, לצמוח ולקדם את העסק שלך באופן המתאים.

אודות המחבר

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

התחל בעבודה עם Microsoft 365

זהו Office שאתה מכיר, בתוספת הכלים שיעזרו לך לעבוד עם אנשים אחרים בצורה טובה יותר, כך שתוכל להספיק יותר – בכל זמן, מכל מקום.

קנה עכשיו
תוכן קשור
Business Tech

המידע שעסקים בצמיחה צריכים לדעת לגבי אחסון דואר אלקטרוני בארכיון

קרא פרטים נוספים

מרכז הצמיחה לעסקים קטנים אינו מהווה ייעוץ מס או ייעוץ פיננסי מקצועי. עליך לפנות אל מומחה המס או המומחה הפיננסי שלך כדי לדון במצבך.