השלם פעילויות באמצעות תוכנת ניהול פעילויות קלה לשימוש

עבור חלק מהאנשים, שמירה על סדר היא דרך חיים. הם מתכננים את הארוחות ואת רשימות הקניות שלהם שבועות מראש, עוקבים אחר כל הפרוייקטים שלהם בעבודה, ותמיד יודעים אילו פרוייקטים יש להגיש, מהם הפרוייקטים הבאים ולאילו פרוייקטים הם צריכים לצפות. והם אף פעם לא מחמיצים תאריך יעד. אבל עבור אנשים שאינם מתמחים בניהול זמן, אנשים שמנהלים פרוייקטים גדולים עם מספר רב של משתתפים או אנשים שמעוניינים בדרך טובה יותר לעמוד במשימות לביצוע, ניתן לקבל עזרה נוספת באמצעות מנהל פעילויות.

תוכנת ניהול פעילויות יכולה לעזור לך לעבוד בצורה יעילה יותר ולתעדף פרוייקטים (עבור עצמך ועבור אנשים אחרים), וכן מאפשרת לך להשיג איזון טוב יותר בין החיים לעבודה (מכיוון שאינך צריך עוד לדאוג לגבי פעילויות ששכחת לבצע בעבודה).

מן הסתם, מנהל הפעילויות הטוב ביותר הוא זה שתשתמש בו, אך אם אינך בקי בעולם ניהול הפעילויות, ייתכן שיקשה עליך להבין מהן התכונות והפונקציות הדרושות. כעת נבחן כמה מהתכונות החשובות ביותר שיש לחפש ואת האופן שבו הן יכולות לשפר את הדרך שבה אתה עובד עם אנשים אחרים – ובאופן עצמאי.

  • מרכז פרוייקטים: כאשר כל הפרוייקטים שלך נמצאים במקום אחד, תוכל לעקוב אחר הפעילויות שלך עבור פרוייקט אחד או יותר וכן אחר הפעילויות של הצוות שעובד איתך. במרכז הפרוייקטים, אתה זקוק ליכולת לראות בצורה ברורה את ההתקדמות של כולם – כך שכל האנשים שמעורבים בפרוייקט יידעו תמיד מהי הפעילות שיש לסיים עכשיו, מהי הפעילות הבאה ומתי צפויה השלמתו של הפרוייקט כולו.
  • קבלת פעילויות: אם אתה מנהל פרוייקט או מנהל צוות, פתרון ניהול הפעילויות שלך חייב לספק לכל העובדים בפרוייקט את ההזדמנות לקבל את הפעילויות שלהם, כדי שאנשים אחרים בפרוייקט יוכלו לראות מי התחייב לביצוע העבודה. באופן זה, ניתן למנוע בלבול לגבי האדם שאחראי על פעילות כלשהי וכן למנוע עבודה כפולה.
  • גורמים מפעילים של פעילויות תלויות: באופן אידיאלי, במרכז הפרוייקטים, השלמת פעילות אחת צריכה ליידע את האדם שאחראי על הפעילות הבאה שהקבצים שלו מוכנים ושהגיע הזמן להתחיל בעבודה. לדוגמה, אם אתה עובד בתחום האדריכלות או הבנייה, סימון ההשלמה של תוכניות הבנייה במנהל הפעילויות עשוי ליידע באופן אוטומטי את האדם הבא שהגיע הזמן לטפל בפעילות של שליחת התוכניות לקבלת היתר בנייה – ובכך לשמור על זרימת העבודה.
  • אפליקציית מנהל פעילויות: כוח העבודה של ימינו מתאפיין בניידות רבה, ולכן מומלץ לבחור מנהל פעילויות שפועל במחשב נישא או במחשב שולחני כפי שהוא פועל בטלפון או ב- Tablet. באמצעות אפליקציית פעילויות שמספקת לך גישה למידע שנמצא במשרד, תוכל לעקוב אחר הפרוייקטים שלך מכל מקום.
  • אחסון קבצים: בעזרת תוכנת ניהול פעילויות שמאפשרת לך לאחסן ולארגן קבצי משאבים, כגון מסמכים, גליונות אלקטרוניים ותמונות, תוכל לוודא שאתה עובד תמיד עם המידע העדכני ביותר. יכולת זו משתפרת אם ניתן לצרף קבצים ספציפיים לפעילויות ספציפיות, מכיוון שכך תוכל לצמצם את הבלבול לגבי המידע ששייך לפעילות כלשהי.

עם מנהל הפעילויות המתאים, קל לעמוד בקצב. בעזרת כלים שמאפשרים לך להקצות פעילויות לעצמך ולאנשים אחרים בקבוצה שלך, תוכל ליידע בקלות את כולם בנוגע לפעילויות שעליהם לבצע, ומתי. ובעזרת היכולת לצרף קבצים לפעילויות, הצוות שלך לא יצטרך לחפש את הקובץ, המידע או הנתונים המתאימים לפני תחילת העבודה. עבור אנשים המנהלים צוותים שנמצאים בנסיעות לעתים קרובות או עובדים מרחוק, הגישה לאפליקציית ניהול פעילויות תאפשר לכולם לעמוד בתאריכי היעד של הפעילויות שלהם גם כשהם נמצאים מחוץ למשרד או עובדים מרחוק – ובכך תקל עליהם להיות פרודוקטיביים בשעות העבודה וליהנות מהזמן הפנוי שלהם.

אודות המחבר

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

התחל בעבודה עם Microsoft 365

זהו Office שאתה מכיר, בתוספת הכלים שיעזרו לך לעבוד עם אנשים אחרים בצורה טובה יותר, כך שתוכל להספיק יותר – בכל זמן, מכל מקום.

קנה עכשיו
תוכן קשור
Manage my business

עתיד התכנון – תכנון פרוייקטים מקוון בענן

קרא פרטים נוספים
Manage my business

אפשר לצוותים שלך לבצע חדשנות על-ידי שיפור שיתוף הפעולה

קרא פרטים נוספים
Manage my business

חמש תוספות חיוניות לצ’אט קבוצתי בעבודה

קרא פרטים נוספים
Manage my business

5 תכונות של תוכנה לניהול פרוייקטים שהצוות שלך לא משתמש בהן

קרא פרטים נוספים

מרכז הצמיחה לעסקים קטנים אינו מהווה ייעוץ מס או ייעוץ פיננסי מקצועי. עליך לפנות אל מומחה המס או המומחה הפיננסי שלך כדי לדון במצבך.