צור מודרניזציה בעבודתך באמצעות אוטומציה של תהליכים עסקיים

נהוג לומר שמי שחי בעבר אינו יכול ליצור לעצמו עתיד. ניתן לומר את אותו הדבר גם על ארגונים שמסרבים לאמץ את כל מה שמציעה הטכנולוגיה המודרנית. בין שאנו אוהבים זאת או לא, העולם העסקי בימינו מתקדם בקצב כה מהיר, עד כי לעתים קרובות אנו מרגישים שלא ניתן לעמוד בקצב של המגמות המשתנות ללא הרף. בנוסף לכך יש לקחת בחשבון את העובדה שלקוחות מצפים לשירות מיידי. עובדה זו לבדה יכולה להוות מטרד רציני לכל מי שמעורב בעסק. אחת הדרכים להתעדכן בטכנולוגיה – ובעידן של ימינו – היא אוטומציה של תהליכים עסקיים. תוכנה לאוטומציה של תהליכים עסקיים מאפשרת לארגון שלך ליצור אוטומציה של משימות הצורכות זמן רב, ובכך ממטבת את הפעולות ויוצרת רמת יעילות חדשה בחברה. בנוסף, אוטומציה של תהליכים מאפשרת לעובדים להשתמש במיומנויות שלהם על מנת לבצע את העבודה שהם אמורים לבצע במקום משימות שגרתיות שעלולות לגזול זמן רב.

כיצד יכולה תוכנת BPA לסייע לך

מחקר שהופץ בשנת 2013 על-ידי CompTIA גילה כי חמשת התחומים שחברות ציפו לשפר בעזרת תוכנת BPA כללו רכיבי צוואר בקבוק שהגבילו את הביצועים (48%), כפל עבודה (46%), אינטראקציה ירודה בין מחלקות (39%), קושי באיתור מסמכים (33%) והעדר ניראות של תהליכים עסקיים (27%).

באופן ספציפי, ניתן להשתמש באוטומציה של תהליכים עסקיים כדי לייעל מגוון של תהליכים, כולל:

  • ניהול מסמכים
  • אוטומציה של זרימות עבודה
  • התראות לגבי פעילויות באמצעות דואר אלקטרוני
  • קמפיינים שיווקיים בדואר אלקטרוני
  • מכתבי תודה
  • תזכורות לתשלום
  • עיון במסמכים ואישורם
  • ניהול של בקשות עובדים

לאחר שהחלטת באילו תהליכים ליצור אוטומציה, תוכל להתאים אישית את זרימות העבודה על-ידי תכנון השלבים והגדרת התראות ואישורים אשר ייצרו מודל לתהליכים בפועל, אשר לרוב מתבצעים באופן ידני. כמה תחומים פופולריים לשימוש כוללים שיווק, ניהול לקוחות ותמיכה בלקוחות.

יתרונות האוטומציה של תהליכים עסקיים

פרט לייעול התהליכים, יישום האוטומציה של תהליכים עסקיים טומן בחובו יתרונות רבים, לרבות:

  • עלויות מופחתות. ניתן להעסיק פחות אנשים מכיוון שיש פחות עבודה לבצע.
  • שימוש יעיל יותר בכוח אדם. מנהלים, למשל, יכולים להשקיע זמן רב יותר בהדרכת העובדים שלהם ובפיקוח על פעילויות חשובות במקום "לטבוע" בסקירות, באישורים ובבקשות.
  • שיתוף פעולה משופר. ניתן להשתמש בתוכנת BPA כדי ליצור מרחב שבו חברי צוות יכולים לשתף קבצים ולקבל התראות בעת עדכון או שינוי מסמכים, או בעת הקצאת מסמך על-ידי חבר צוות אחד לחבר צוות שני. כך יוכל כל הצוות להיות מעודכן והתקשורת בצוות תשתפר.
  • תמיכה משופרת בלקוחות. צוות תמיכת לקוחות או צוות התמיכה של חברה מסוימת עלול להתקשות במעקב אחר כל הבקשות או השאלות ללא אוטומציה של תהליכים עסקיים. השימוש בתוכנת BPA ליצירה אוטומטית של כרטיס ימנע מהלקוחות ליפול בין הכיסאות. התוכנה תעזור לצוותי שירות הלקוחות שלך להגיב במהירות וביעילות רבות יותר, ולפיכך תגביר את שביעות הרצון של הלקוחות.
  • ביצועים טובים יותר בעבודה. השימוש באוטומציה של תהליכים עסקיים מוביל למספר קטן יותר של שגיאות ידניות ולעבודה ממוקדת יותר של העובדים.
  • שיפור שביעות הרצון של העובדים. על-פי דוח שהופץ בשנת 2015 על-ידי Society for Human Resource Management,‏ 55% מהעובדים דירגו תהליך זה כ"חשוב מאוד" לשביעות רצון שלהם מהעבודה מכיוון שהיתה להם הזדמנות להשתמש במיומנויות וביכולות שלהם. כאשר אתה מפחית את היקף המשימות הלא מתמחות מתיאור התפקיד של העובדים, הם יכולים להקדיש את הזמן לביצוע העבודה שבה הם מיומנים.

בחירה של תוכנת ה- BPA הנכונה

בעת בחירת הפתרון המושלם לאוטומציה של תהליכים עסקיים עבור הארגון שלך, חשוב לבחון מגוון גורמים, כולל מחיר שמתאים לתקציב שלך, פתרון שמשתלב עם היישומים הקיימים שלך והמוניטין של הספק ויכולתו להציע לך שירות באיכות גבוהה. אז למה אתה מחכה? הצטרף לעתיד וצור מודרניזציה בעבודתך באמצעות אוטומציה של תהליכים עסקיים.

אודות המחבר

תפקיד צוות מרכז הצמיחה הוא לעזור לך להתחיל את העסק שלך, לנהל ולהפעיל אותו.

התחל בעבודה עם Microsoft 365

זהו Office שאתה מכיר, בתוספת הכלים שיעזרו לך לעבוד עם אנשים אחרים בצורה טובה יותר, כך שתוכל להספיק יותר – בכל זמן, מכל מקום.

קנה עכשיו
תוכן קשור
Manage my business

ניהול פרוייקטים בתרבות העבודה החדשה שלנו: ‏7 שלבים לפיקוח קל

קרא פרטים נוספים
Manage my business

5 דרכים פשוטות למעקב אחר הלקוחות

קרא פרטים נוספים

מרכז הצמיחה לעסקים קטנים אינו מהווה ייעוץ מס או ייעוץ פיננסי מקצועי. עליך לפנות אל מומחה המס או המומחה הפיננסי שלך כדי לדון במצבך.